Zo efficiënt mogelijk samenwerken in Teams. Het is een vraagstuk waar veel organisaties mee zitten. Sinds de coronacrisis werken steeds meer mensen (gedeeltelijk) vanuit huis. Veelal wordt hierbij gebruik gemaakt van Microsoft Teams. Dit is inderdaad een uitstekend platform om goed op afstand samen te werken. Alleen zijn veel organisaties nog zoekende hoe ze het samenwerken in Teams kunnen optimaliseren. Onderstaand volgen hiervoor 10 tips.
tip 1: maak samen concrete werkafspraken
Concrete werkafspraken zijn essentieel voor het succesvol samenwerken in Teams. Onduidelijke afspraken zullen leiden tot onnodige werkvertraging. Maak concrete werkafspraken, zodat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en samenwerkt.
Het opstellen van een communicatiematrix is een voorbeeld van een concrete werkafspraak. Hierbij worden algemene regels op het gebied van communicatie opgesteld. Zo weet elke werknemer precies wel communicatiemiddel voor welk doel gebruikt dient te worden. Denk hierbij aan een chatje sturen, e-mails verzenden of een medewerker telefoneren.
tip 2: gebruik @mention, onderwerpen en versiegeschiedenis
Onoverzichtelijkheid ligt al gauw op de loer wanneer je gaat samenwerken in Teams. Door het gebruik van bovenstaande suggesties blijft het voor iedereen duidelijk wie je aanspreekt, waarover het gaat en welke versie van het document je opstuurt.
tip 3: navigeer sneller door Microsoft Teams met sneltoetsen
Was je er al van op de hoogte dat je gebruik kunt maken van snelle acties in Microsoft Teams? Met de sneltoetscombinatie “Ctrl + N” kan je bijvoorbeeld meteen een nieuwe chat starten. Of start eenvoudig een videogesprek met “Ctrl+Shift+U”.
Uiteraard zijn er nog veel meer sneltoetsen die het samenwerken in Teams een stuk gemakkelijker maken. Je hoeft alleen / bovenaan in de zoekbalk in te voeren en ziet direct een legio aan mogelijkheden!
tip 4: voeg externen toe aan uw Teams kanaal
Als je samenwerkt met externe partijen, is het aan te raden om dit ook in Teams te doen. Wanneer alle partijen met dezelfde tool werken en communiceren, behoud iedereen het overzicht. Dit verhoogt de werk efficiëntie voor beide partijen.
Je kunt gemakkelijk een gast toevoegen aan uw Teams kanaal. Klik simpelweg op de knop Lid toevoegen en vul het e-mailadres van de externe partij in. Teams herkent automatisch de afwijkende domeinnaam, waardoor deze direct het labeltje “gast” meekrijgt.
Heeft de gast geen Microsoft Teams licentie? Geen paniek! De betreffende persoon aan wie gasttoegang verleend wordt, heeft geen Teams licentie nodig om gebruik te maken van deze tool.
tip 5: voorkom dubbele werkzaamheden
Efficiënt samenwerken in Teams en werkzaamheden dubbelop uitvoeren is geen goede combinatie. Wanneer je begint met een nieuwe tool, stem dan ook meteen met je collega’s af welke tool je minder gaat gebruiken. Met andere woorden: “Stop doing, start doing”!
Ter illustratie: het heeft geen zin wanneer je een chatje en een mail met dezelfde inhoud naar een collega stuurt. Of bestanden deelt via de mail en Microsoft Teams. Het opstellen van de eerder genoemde communicatiematrix voorkomt deze inefficiënties.
tip 6: organiseer de teams in een handige volgorde
Grote kans dat je een aardig aantal teams op je startscherm hebt staan. Dit kan snel leiden tot onoverzichtelijke situaties, waar je onnodige tijd verliest aan het zoeken naar het goede Team.
Sleep daarom de teams in een volgorde die voor jou handig én overzichtelijk is. Onze tip hierbij is logisch, maar zeker niet onbelangrijk: sleep de teams bovenaan die je het meest gebruikt. Vanzelfsprekend gaan dan de minder gebruikte teams naar beneden.
tip 7: verberg teams waar je niet actief in deelneemt
Je zult het wel herkennen: lid zijn van teams waar je niet actief in deelneemt, maar wel veel berichten van ontvangt. Dit kan onbedoeld een zeer afleidende werking hebben, waardoor je je niet goed kan focussen op jouw eigen werkdoelen.
Efficiënt samenwerken in Teams betekent niet dat je overal van op de hoogte hoeft te zijn. Verberg daarom teams waarin je wel bent toegevoegd, maar geen actieve bijdrage aan levert. Mocht een college je toch vermelden (@), dan zal dit bericht gewoon verschijnen in je activiteiten feed.
tip 8: behoud het overzicht tussen al je teams
In Microsoft Teams heb je de mogelijkheid om teams “in en uit te klappen”. Je zult merken dat het zeer fijn werkt wanneer je gebruikt maakt van deze mogelijkheid.
Wanneer je steevast een team netjes “inklapt” wanneer je hierin klaar bent, behoud je het overzicht tussen al je teams. Als ze op een gegeven moment allemaal open staan, raak je het overzicht kwijt en zie je door de bomen het bos niet meer.
tip 9: reageer door te klikken op de knop “beantwoorden”
Deze tip klinkt als een vanzelfsprekendheid en een ABC’tje, maar dat is het niet.
Wanneer je simpelweg een nieuw bericht typt zonder op de knop “beantwoorden” te klikken, bundelt hij jouw conversatie niet. Dit zorgt ervoor dat jullie chatgeschiedenis erg onoverzichtelijk wordt. Jij en je collega kunnen dan niet meer snel en gemakkelijk een eerdere conversatie terugvinden.
Kortom, een onnodige verspilling van tijd. Gelukkig kan dit probleem makkelijk voorkomen worden.
Door te klikken op de knop “beantwoorden”, wordt jullie huidige conversatie gebundeld. Net zoals met al jouw teams, kan deze met één klik “in en uitgeklapt worden”.
tip 10: sla belangrijke berichten op
Voor mails die je wilt bewaren of waar je later nog wat mee moet doen, gebruiken we altijd het welbekende rode vlaggetje. Om efficiënt samen te werken in Teams, is het wel zo handig dat u soortgelijke berichten ook hier kunt opslaan.
Door met je cursor in het bericht te staan en vervolgens op de … rechtsboven te klikken, kan je een bericht opslaan. Zo bewaar je de berichten die je graag wilt bewaren en hoef je deze niet meer terug te zoeken.
De opgeslagen berichten zijn vervolgens terug te vinden onder het kopje Opgeslagen. Selecteer hiervoor je profielfoto in de rechterbovenhoek, waarna deze optie verschijnt.
nóg meer tips en advies
Deze 10 tips zijn pas het topje van de ijsberg. Er zijn nog zoveel meer mogelijke procesverbeteringen en strategieën om het samenwerken in Teams zo vlekkeloos en goed mogelijk te laten verlopen.
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Neem dan eens hier een kijkje of neem direct contact op met Robin Hartlieb!
