2020, het jaar van elke dag een thuiswerkdag! De lessen en ergernissen op een rij

3 december 2020
robin.hartlieb@work21.nl
7 minuten leestijd

Het is weer december. Dit betekent voor veel mensen nog even werken, de feestdagen en dan is het jaar voorbij. Het jaar van 1,5 meter, het jaar van de mondkapjes, het jaar van de coronakilo’s (mijn nominatie voor het woord van 2020) én het jaar van massaal thuiswerken.

Een jaar waarin we veel aanpassingen hebben moeten doen, zowel privé als zakelijk. Thuiswerken met kinderen (dag energie!), het afstemmen wie wanneer en welke kamer werkt en het inrichten van een goede thuiswerkplek. Deze twee werelden komen elkaar nu voortdurend tegen.

Incidenteel een dagje thuiswerken was vroeger een prima afwisseling van de kantoordagen. Nu worden vooral kenniswerkers al maanden structureel geconfronteerd met thuiswerken en het vooruitzicht is dat dit nog wel een tijd blijft. Dat vraagt om een serieuze omschakeling, qua mindset en organisatie. (zie voor tips SOSthuiswerken)

van oud werken met nieuwe tools, naar nieuw werken (met nieuwe tools)

Organisaties hebben een noodzakelijke stap gezet in het reorganiseren van het huidige werk naar het online werken: Microsoft Teams of ZOOM aangezet en daarnaast iedereen voorzien van een thuiswerkplek om digitaal aan te haken. Maar online moeten we ons anders organiseren, het vraagt meer dan alleen nieuwe technologie om goed te kunnen samenwerken. Matt Mullenweg zijn beeld hiervan werd in het artikel The Five Levels of Remote Work beschreven.  Hij benoemt deze stap ook en geeft aan dat organisaties daarmee de stap naar niveau 2 (van 5) hebben gemaakt. “Het kantoorwerk verplaatsen naar het online werken” noemt hij dit. En daarbij profiteren we niet van de voordelen van het online werken, maar gaan we op oude manieren met nieuwe middelen werken.
En juist daar zullen we in 2021 met elkaar stappen in moeten maken.

5. nirvana (1+1=3)
4. asynchrone communicatie
3. digitaal werken geadopteerd
2. reorganiseren naar online
1. geen specifieke aanpassingen

(bron Matt Mullenweg, Automatic)

In het kader van goede voornemens en stappen maken in 2021, wil ik wat we hebben geleerd, waarmee we hebben geëxperimenteerd maar vooral wat ons heeft gefrustreerd, delen. Waar je voorheen ergernissen kon delen met elkaar (zoals hard pratende collega’s, email ontvangen van iemand die tegenover je zit of collega die net na het roken naast je komt zitten) blijven de thuiswerk-ergernissen bij jezelf. Waar maart begon met wat gelach en onwennigheid tijdens online meetings en waarbij het niet meer over het weer ging maar over de slimme lockdown, ontstonden ook de ergernissen van het op afstand (samen..?)werken.

ergernis 1! camera uit tijdens online meetings

Het mooiste wat ik de afgelopen maanden heb meegekregen van alle online meetings waren de achtergronden bij mensen thuis. Het zorgde er zelfs voor dat je mensen wat beter leerde kennen of over hun leven ging filosoferen. Want wat vertelt een steriele witte muur met een scheef stopcontact en een peertje zonder lamp aan het plafond, een rommelige slaapkamer met een badjas aan een kapstok naast het bed of een gezellige keuken vol met potten en pannen en gele dozen op de achtergrond over iemand?

Toen kwamen de achtergrondeffecten, waardoor we (helaas) niet altijd meer kunnen meekijken bij iedereen thuis. Het doel bereiken we nog steeds, doordat we elkaar op afstand kunnen ontmoeten, lees spreken en zien dus! Het is de reden dat je achter je laptop zit in plaats van dat je telefoneert. Het is fijn om elkaar te kunnen zien, omdat we op deze manier kunnen zien hoe het met iemand gaat en om de belangrijke non-verbale communicatie te verstaan. Blijkbaar kunnen we in 2021 nog wel veel aan ons uiterlijk achter de camera verbeteren, zegt Fokke de Jong, oprichter van Suitsupply in dit artikel.

Meenemen naar 2021: het aanzetten van je camera zou wat mij betreft een werkafspraak in elke organisatie moeten zijn.

ergernis 1a: niet goed zichtbaar
Belangrijke toevoeging op dit punt, iemand niet kunnen zien door slecht licht of tegenlicht is ook niet fijn! Check altijd voor een videocall of men je ziet en je gezicht goed zichtbaar is, vraag het een collega of maak gebruik van appjes als Hand Mirror. Tevens kun je op de website van webinargeek veel informatie vinden over het goed gebruiken van middelen als camera en licht voor tijdens een online meetings.

ergernis 2! meetings zonder duidelijk doel

Deze hoef ik volgens mij niet uit te leggen, is het niet zo dat iedereen hier behoefte aan heeft? En dat het effectiever is als we dit ook vooraf weten maar dat we dit soms nalaten? We vergeten dan kritisch te kijken waarom we elkaar willen ontmoeten, kortom: wat is het doel?

Veel meetings zijn een symptoom van een slechte organisatie. Hoe minder vergaderingen des te beter

Peter Drucker

Een goede titel van een meeting kan het doel vooraf duidelijk maken. Het zou niet moeten bestaan uit namen, of een tekst moeten hebben als bijpraten. Het zou al meer richting moeten geven, zoiets als “Loes – Robin: P-gesprek”.

Meenemen naar 2021: wanneer het doel van de meeting niet duidelijk is, terug naar de tekentafel. Wanneer je geen goed doel kan bedenken, annuleren!

ergernis 3! van iemand verwachten dat hij/zij gaat reizen voor een afspraak van een uur als het ook op afstand kan

Jarenlang zag ik dit vaak gebeuren. Het ergste, ik reisde zelf ook onnodig veel. Met tegenzin, maar ik deed het. Altijd genoeg tegenargumenten om toch fysiek te ontmoeten en sommige meetings hebben de fysieke aanwezigheid van bepaalde mensen ook zeker nodig. Het gaat mij meer om de vanzelfsprekendheid dat het fysiek is. Het was voorheen toch wel een tikkeltje ongemakkelijk om te vragen of je digitaal mocht aanhaken, want al gauw kwam het gevoel naar boven dat je het of hen dan niet belangrijk genoeg vond.

Corona heeft ervoor gezorgd dat we nu massaal online ontmoeten. Het is niet voor elke vorm ideaal, maar we hebben geleerd hoe creatief we als mensen hiermee om kunnen gaan. Organisaties hebben ook massaal geïnvesteerd, waardoor we dit nu en de toekomst goed kunnen organiseren.

Meenemen naar 2021: blijf bewust met welke vorm je aan de slag wilt (denk aan presenteren, brainstormen, creëren, overleggen) en of je dan digitaal, fysiek of hybride daarbij aanwezig kan zijn.

ergernis 4! klagen dat je heel de dag achter elkaar hebt doorgewerkt

Okay, dit klinkt niet aardig. Het is niet dat je niet hard werkt, sterker nog, misschien ligt juist daar je probleem: je werkt te hard! Online werken is één van de oorzaken, want door alle omschakelingen zorgt het voor meer ruis. We gunnen onszelf ook weinig tijd om met elkaar te leren. Hierdoor kost online samenwerken nog meer tijd. Dus: blijven we op dezelfde manier werken als voorheen, of gaan we onze werkwijze opnieuw met elkaar onderzoeken?

Het woord druk is bij mij een toverwoord geworden om echt even stil te staan bij wat ik wil gaan zeggen. Als ik het woord druk wil uitspreken, gaat er een signaal naar mijn hersenen. Maandenlang heb ik andere woorden dan druk gebruikt, “ik heb een volle agenda”, “ik heb veel meetings”, “het is een hectische periode”. Okay erkenning is er, maar lost het niet op. Wat ik wil bereiken is dat ik het niet standaard roep en dat áls ik het wil gaan roepen, ik ga kijken hoe ik die drukte zo snel mogelijk anders ga organiseren. Still in progress…

Ikzelf heb lucht, focus en gezonde grenzen nodig, juist om slimme en opvallende oplossingen te kunnen bieden.

Het leven is niet wachten tot de storm voorbij is, maar leren dansen in de regen

Hetgeen mij helpt is de vraag stellen: doen we de dingen goed OF doen we de goede dingen? (zie ook onze workstyle). Onderzoek toont aan dat 60% van alle werknemers ‘op het tandvlees’ gaat. Nog even, hopend op rust en overzicht. Ooit… (Tip! nooit meer te druk, Tony Crabbe)

Meenemen naar 2021: doen we de dingen goed OF doen we de goede dingen?

ergernis 4a: van andere mensen verwachten dat ze altijd van 9-17 online zijn!
Het is niet gezond, vaak niet effectief en vooral ook niet nodig. In de 5 niveaus van ‘remote’ werken gaat Matt dieper in op niveau 4: asynchrone communicatie. Het zorgen voor goede werkafspraken met de juiste verwachtingen draagt eraan bij dat we niet continu online hoeven te zijn voor elkaar en urgent antwoord moeten hebben op onze vraag.

ergernis 5! de vaste thuiswerkdag

Deze moet ik goed uitleggen. Begrijp me niet verkeerd, in Coronatijd is dit een noodzakelijke afspraak. Ik heb het vooral over de vaste thuiswerkdag voor en na coronatijd. Je hoort nu al berichten dat organisaties straks vaste thuis- en kantoordagen van medewerkers verwachten.
De vaste thuiswerkdag zorgt dat we het flexibele karakter gedeeltelijk wegnemen. Het ontmoeten kan natuurlijk op afstand plaatsvinden (zie ergernis 3), dit kan hybride, maar soms is fysiek ook nodig. Maar net wat praktisch/passend is. De werkzaamheden zullen leidend moeten zijn in het bepalen van je plek. Dus nu al vaste thuis- en kantoordagen organiseren voor na de Coronatijd, zorgt ervoor dat we straks mogelijk weer minder flexibel kunnen samenwerken.

De plek waar je werkt kan ook in huis al anders zijn. Je kan een andere plek organiseren om online meetings te hebben (genoeg licht), te telefoneren (rondje lopen) of wanneer je in stilte wilt werken (weinig afleiding).

Meenemen naar 2021: je werkzaamheden zijn leidend in het bepalen van je werkplek.

Ik wil jou die dit leest (en tot hier gekomen is) nog een paar goede weken wensen. Waarbij je alles gaat organiseren om er voor jezelf een fantastisch 2021 van te maken. Laat je niet gek maken en ook zeker niet normaal!

Verder praten of wil je je gedachten delen over ergernissen, op afstand samenwerken, The Five Levels of Remote Work of de toekomst van technologie op de werkplek? Neem contact op met Robin Hartlieb.