Een blog van work21 over de mail?? Ja, ik hoor het je denken! Intern mailen we bij work21 namelijk niet of nauwelijks meer met elkaar. Er zijn tegenwoordig veel manieren om met elkaar te communiceren die slimmer, sneller en overzichtelijker zijn dan de mail. Om door de bomen het bos te blijven zien, hebben we duidelijk met elkaar afgesproken waar we wat communiceren.
Maar dat betekent niet dat we Outlook helemaal nooit meer openen. De agenda gebruiken we bijvoorbeeld heel veel. En hoewel er in de samenwerking met externen veel mogelijk is in bijvoorbeeld Teams, ontkom je er vaak toch niet aan om elkaar af en toe te mailen. Daarom in deze blog 5 dingen die je eerder had willen weten over Outlook – voor de Outlook-grootgebruikers én voor mensen die niet zo veel mailen!
tip 1: mails en agenda afspraken in kleuren weergeven met voorwaardelijke opmaak
Als jij net als ik visueel ingesteld bent, vind je het vast ook fijn als bepaalde mails of agenda afspraken er wat meer ‘uitspringen’ of dat je al zonder te lezen iets kunt interpreteren. Met Voorwaardelijke opmaak kun je dit in Outlook instellen, zowel in je Inbox als voor agenda afspraken.
De voorwaardelijke opmaak in je mailbox zorgt ervoor dat het lettertype van de mails een andere kleur krijgt. Hierdoor kun je bijvoorbeeld alle mails van collega x in het rood laten tonen, mails over onderwerp y in het blauw of filter minder urgente mails uit je mailbox door cc-mail in het groen te laten tonen. Bekijk deze video om te zien hoe je dit instelt en vergeet ook niet de overige opties te bekijken!
Ook agenda afspraken kun je in verschillende kleuren tonen. Veel mensen weten dat je dit kunt doen door een Categorie aan je afspraak toe te kennen (door boven in de afspraak op Categoriseren te klikken). In plaats van dit handmatig te doen, kun je met voorwaardelijke opmaak er bijvoorbeeld voor zorgen dat altijd als je een bepaald woord gebruikt in de titel van de afspraak (bijvoorbeeld de naam van een project of activiteit) automatisch een geselecteerde categorie wordt toegewezen. Bekijk deze video om te zien hoe je dit instelt.
tip 2: meetings verkorten
Vandaag de dag hebben we vergadering na vergadering. Er is geen tijdom je spullen voor de volgende vergadering te verzamelen, even een kop koffie te halen of laat staan om van de ene fysieke vergaderruimte naar de andere te lopen. Hoewel ik eigenlijk een nog grotere voorstander ben van kritisch kijken naar of al die meetings wel echt nodig zijn, kan Outlook je in ieder geval helpen wat lucht tussen de afspraken te creëren. Je kunt namelijk je afspraken standaard een paar minuten verkorten door meetings van een halfuur naar 25 minuten te wijzigen of meetings van een uur of langer met 10 minuten in te korten.
Via onderstaande stappen kun je dit instellen:
- Ga links bovenin naar Bestand
- Klik links onderaan op Opties
- In het scherm dat nu opent klik je links op Agenda
- Bij het onderdeel Agenda opties zet je een vinkje bij Afspraken en vergaderingen verkorten.
En voor lezers die op een IT-afdeling werken: deze optie kun je ook voor een heel bedrijf instellen. Echt goed voor het welzijn en werkgeluk van je medewerkers!
tip 3: vaak gebruikte teksten hergebruiken
Veel mensen hebben bepaalde stukken tekst die ze vaak hergebruiken in hun mails. Denk bijvoorbeeld aan procedures die je vaak beschrijft, formulieren die je regelmatig moet verzenden of de routebeschrijving naar je bedrijfspand. In plaats van deze steeds opnieuw te typen of te kopiëren uit oude mails, kun je ze met behulp van Snel onderdelen gemakkelijk hergebruiken.
Dit gaat als volgt:
- Open een nieuwe mail en typ de tekst die je wilt hergebruiken (of kopieer en plak hem uit een vorige mail).
- Selecteer dit stuk tekst.
- Ga naar het tabblad Invoegen
- Klik op Snelonderdelen en kies Selectie opslaan in Galerie Snelonderdelen.
- Geef je tekst een Naam en klik op OK.
Je tekst is nu opgeslagen en klaar om hergebruikt te worden, dat gaat dan weer zo:
- Start een nieuwe mail en ga weer naar het tabblad Invoegen en kies Snelonderdelen.
- Klik de tekst aan die je hierboven hebt opgeslagen en hij wordt direct in je mail ingevoegd!
tip 4: een aantal tips voor taken
Je taken komen vaak via verschillende routes binnen. Om overzicht te houden is het echter belangrijk dat je één plek kiest om ze te verzamelen. Voor mij is dat To Do – te benaderen via de nieuwste versies van Outlook of via een losse app op je computer of mobile apparaat (lees ook mijn blog over waarom ik niet meer zonder de To Do app kan!). Hier heb ik handige persoonlijke takenlijstjes gemaakt zodat ik niets vergeet. Ik kan mijn taken altijd handmatig in To Do zetten, maar als ze via een ander digitaal kanaal binnenkomen, kan ik ze hier ook gemakkelijk ‘naartoe sturen’:
- Taak die binnenkomt via de mail doorzetten naar To Do. Door de mail te ‘vlaggen’ (klik op het vlaggetje bij een e-mail), zie ik de mail als taak in To Do in de lijst E-mail met vlag. Eventueel kan ik hem hiervandaan slepen naar een andere takenlijst in To do.
- Taak die je in een vergadering krijgt doorzetten naar To Do. Vaak maak ik tijdens vergaderingen aantekeningen in OneNote. Wanneer ik de taak noteer, kan ik deze in het onderdeel Markeringen voorzien van een vlaggetje door op Outlook-taken te klikken. De taak komt nu ook in To Do tevoorschijn in de lijst Taken mét een linkje naar het OneNote bestand.
- Tijd reserveren voor in je agenda voor een taak die binnenkomt via mail. Tijd blokken omde reactie uit een mail uit te werken? Dan kun je een agenda afspraak maken van die e-mail. Pak de mail op in je mailbox en sleep deze naar je agenda in het Outlook menu. Als je hem hier loslaat, wordt er een agenda afspraak gemaakt met alle informatie uit de mail erbij. Je hoeft alleen nog maar de datum en tijd te selecteren wanneer je aan de mail wilt werken.
tip 5: snel bijlezen na de vakantie
Het zonnetje schijnt heerlijk en de vakantie staat voor de deur! Na de welverdiende vakantie, komen vele terug in een ontplofte mailbox die je eerst een dag lang in moet duiken legen voordat je weer aan je ‘echte werk’ toekomt… Zet dan na je vakantie in het tabblad Beeld eens een vinkje bij Weergeven als gesprek.
Voor veel mensen (waaronder ikzelf!) heeft deze ‘conversatie weergave’ niet de voorkeur, maar na de vakantie is hij ideaal! Alle mails die heen en weer gestuurd zijn over 1 onderwerp worden hiermee bij elkaar gegroepeerd . Hierdoor heb je heel snel alles gelezen rondom dat ene gesprek.
Ik wens je veel plezier met je georganiseerde Outlook omgeving! Wil je eens verder praten over Outlook of het slim organiseren van je werk? Neem dan contact op met mij, Jessy Groen.
