5 tips voor dynamische hybride bijeenkomsten

7 juni 2021
Jelle Hamming
3 minuten leestijd

Op de weg is het te merken: een deel van de mensen gaat terug naar kantoor. In onze online trainingen zien we steeds vaker een combinatie van een groep deelnemers in een gezamenlijke ruimte en een aantal deelnemers vanuit huis of een andere locatie.  We merken ook dat er veel mensen zijn die een aantal dagen vanuit huis, of op een andere locatie willen (blijven) werken. Hierdoor zijn collega’s niet allemaal meer tegelijk op dezelfde locatie. Voor de mensen op kantoor is het vaak gemakkelijk om samen bij een whiteboard te gaan staan en daar samen te werken, maar hoe doe je dit samen met collega’s op andere locaties?

Hybride werken komt met nieuwe uitdagingen en biedt mogelijkheden, zoals collega’s Myrna en Nadine al schreven in deze blog. We helpen je graag op weg met een aantal praktische tips om een succes te maken van deze nieuwe, hybride bijeenkomsten.

Stop die piep! Ik hoor mezelf! Echo Echo!

Niemand wil rondzingend geluid, gepiep uit de hoofdtelefoons en 30 minuten ingespannen luisteren naar galmende stemmen uit een video-conference kamer met de geluiden van wegwerkzaamheden op de achtergrond. Toch horen we dit nog vaak gebeuren. Zorg er daarom voor dat geluid zo goed mogelijk geregeld is. Leg bijvoorbeeld een losse microfoon in het midden van een ruimte, gebruik als deelnemer een hoofdtelefoon of oortjes en voorkom hiermee dat het geluid gaat rondzingen.

Ik kan je niet goed zien! Wie zei dat laatste?

Op veel locaties zijn ruimtes ingericht voor videobellen. In zo’n ruimte kan iedereen in de ruimte in beeld gebracht worden door een centrale camera en meekijken via een groot scherm. Voor deelnemers vanaf een andere locatie is het hierdoor vaak zo dat ze van een afstand meekijken met een groep, wat het gevoel van buitensluiten kan versterken. Daarom is het aan te raden om alle deelnemers te vragen een laptop of tablet mee te nemen en hiermee ook in te bellen in de vergadering zodat hun gezichten ook goed zichtbaar zijn. Met video, maar zonder audio. Alle deelnemers zijn dan goed te zien en onderdeel van de vergadering. Bijkomend voordeel: deelnemers kunnen allemaal meedoen met interactieve gedeeltes van de bijeenkomst.

Het volgende wat ik wil vertellen gaat over onderwerp 53 op slide 68…

Interactieve onderdelen zijn in vergaderingen erg belangrijk, helemaal als we digitaal overleggen. Start bijvoorbeeld met een van de energizers die collega Jannie in deze blog deelde. Nu de groep vol energie zit, is het belangrijk dit vast te houden. Voorkom lange monologen, laat veel dingen zien en maak ruimte voor vragen en gesprek.

Nog vragen oké dan gaan we door.

Naast vragen stellen en even loskomen door een energizer, is het belangrijk om de deelnemers de ruimte te geven mee te doen in het gesprek. Maak bijvoorbeeld een aantal vragen aan in Microsoft Forms of een interactieve presentatietool als  Mentimeter. Op deze manier kan iedereen rustig hun persoonlijke reactie delen, ook als ze niet zo graag spreken in een groep.  Creëer ruimte voor zowel de mensen die graag het woord nemen als de mensen die liever hun ideeën opschrijven en dan delen. Wees je bewust van de verschillen tussen deelnemers.Post-its op je scherm

Post-it’s plakken en op een bord of flipover schrijven is bij de meeste organisaties niet meer weg te denken. Het zichtbaar en tastbaar maken van ideeën is effectief om bijeenkomsten concreet resultaat te laten opleveren. Tools als Miro, Microsoft Whiteboard of een gedeeld Word- of PowerPointbestand geven de deelnemers de mogelijkheid samen aan de slag te gaan op een gedeeld “bord”. Neem kort de tijd om de basis uit te leggen, laat de deelnemers proberen hoe het werkt en ga dan aan de slag.

Deze tips bieden een aantal handvatten om bewust bezig te gaan met hybride bijeenkomsten. Is dit voor jouw organisatie een uitdaging waar je extra hulp bij kan gebruiken? Neem dan gerust contact op met Jelle Hamming om te kijken hoe we hiermee kunnen helpen.