8 praktische tips voor leidinggeven op afstand

23 maart 2020
Gonny Vink
6 minuten leestijd

Inmiddels zijn we alweer een week aan de slag in deze voor ons nieuwe, onzekere en onwerkelijke situatie waarbij thuiswerken de nieuwe standaard is. Juist nu is het extra belangrijk alert te zijn op het welzijn van je medewerkers en verbondenheid met je team te behouden. Maar hoe doe je dat op afstand? We delen graag onze ervaringen! 

1. Vertrouwen en ruimte 
Geef medewerkers vertrouwen en ruimte om hun werk zelf te organiseren. Veel mensen hebben met een complexe situatie te maken, werk en privé loopt door elkaar doordat kinderen/partners ook thuis (aan het werk) zijn. Als het goed is, hebben de meesten hun plekje inmiddels gevonden. Nog steeds goed om in gesprek te blijven met elkaar en te vragen hoe mensen het hebben georganiseerd, of ze nog advies/ondersteuning daarbij nodig hebben. Zo kan het zijn dat medewerkers andere werktijden werken, omdat ze dat hebben afgestemd met hun partner zodat de taken verdeeld kunnen worden. Zo hebben wij collega’s die hun werk zo plannen dat ze overdag een deel van hun tijd met de kinderen bezig kunnen zijn. En dan valt het nog niet mee om alles voor elkaar te krijgen. Ik denk dat we echt moeten accepteren met elkaar dat ‘gewoon doorgaan in werk’ er gewoon even niet inzit. En dat er echt ook ruimte moet zijn om het ook echt voor elkaar te krijgen en vol te houden, dus dat we een stukje gas terug moeten nemen. Zeker als het allemaal wat langer gaat duren. 

2. Creëer een sociaal vangnet 
Zorg voor verbinding in het team. Een sociaal vangnet, een virtueel koffie moment, of een borrel op afstand kan helpen. We hebben deze week allebei al een keer gedaan voor de mensen die hier behoefte aan hadden: en dat levert ook echt weer andere gesprekken op en leuke beelden op, zo was 1 van de collega’s ondertussen aan het koken.  
Wij merken dat veel leidinggevenden vooral met inhoud van het werk bezig zijn, en minder met de menselijke kant. Ook vanwege de privacy regels vragen leidinggevenden vaak niet door hoe het nu echt met iemand gaat en wat iemand nodig heeft. Belangrijk dat dat juist nu wel gebeurt. Het is niet voldoende om aan te geven dat mensen wel kunnen bellen/mailen/appen als er iets is. Je zult echt als leidinggevende (of in team) pro-actief hier mee aan de slag moeten. Zorg vooral dat je de mensen daadwerkelijk ziet en weet wat er speelt en hoe iedereen deze situatie beleeft.  

3. Maak samen heldere samenwerkafspraken 
Maak met elkaar afspraken over hoe je samenwerkt, welke middelen je daarvoor gebruikt, en waarvoor wat bedoeld is  (whatsapp alleen bij urgentie, geen bestanden mailen via outlook, maar alleen linkjes delen naar bestanden in bijv. Teams of SharePoint, etc. ). Wat helpt is het samen met je team maken van een communicatie/samenwerkmatrix en je met z’n allen aan committeren. Wij als work21 werken met zo’n matrix en het helpt ons juist nu om effectief te blijven samenwerken. We kunnen er voor jou één op maat maken.

4. Plan een online dagstart 
Gebruik deze dagstart om met elkaar de belangrijkste punten voor de dag door te nemen en ervaringen te delen. Dus starten met een Check-In, waarin ook geleerde lessen/successen van de vorige dag worden gedeeld, dan de planning en tot slot vragen hoe het met eenieder gaat. We doen dat met ons team elke dag om 9.00 uur. Als het om een groot team gaat, kun je eventueel opdelen in kleinere teams. We gebruiken hiervoor de online meeting tools van MS Teams, waardoor je elkaar ziet en ook kunt zien hoe iedereen erbij zit. Als iemand niet helemaal lekker in zijn vel zit, zie je dat vaak wel, en kun je daarna ook nog even bellen.  Juist nu is het belangrijk aandacht voor het persoonlijke te hebben. Houd ook rekening met medewerkers die alleen wonen en echt binnenblijven. Zij kunnen zich eenzaam gaan voelen. Goed om dat in kaart te brengen en te kijken wat je daarmee kunt doen. Denk aan een buddy-systeem opzetten om elkaar even te bellen.  Wij laten na onze dagstart de online Teams-vergadering aan staan voor degenen die dat prettig vinden, zodat de collega’s die op dat moment geen afspraken hebben, toch het gevoel hebben verbonden te zijn met elkaar. Het werkt daardoor als een online kantoor of huiskamer. Microfoons gaan op ‘mute’ en geluid blijft aan, zodat je elkaar wel even een vraag kunt stellen.  

5. Goed opdrachtgever, en opdrachtnemerschap is juist nu belangrijk 
Maak goede afspraken aan de voorkant, zodat duidelijk is wat je van elkaar verwacht. Juist nu op afstand goede opdrachten geven en aannemen is van groot belang en voorkomt veel frustratie. Dit betekent vooraf helder hebben wat de vraag is, wat je graag wilt bereiken en de criteria zijn voor de mogelijke oplossingen. Zodat de ander ook precies weet wat er wordt verwacht. Dat kan echt alleen als je eerste stappen samen doorspreekt en de dialoog voert over de criteria. Dit voorkomt dat mensen enthousiast aan de slag gaan en dan met iets terugkomen wat niet helemaal de bedoeling was. Dat motiveert niet. Door aan de voorkant tijd te investeren voorkom je een heleboel gedoe.  

 6. Organiseer bereikbaarheid en beschikbaarheid  
Gebruik digitale middelen zoals afgesproken. Zorg dat alle agenda’s open staan, dat iedereen optimaal bereikbaar en beschikbaar is en dat alle benodigde informatie/bestanden voor iedereen toegankelijk is. Werk dus zo open en transparant mogelijk. Maak ook echt afspraken hoe je samenwerkt en spreek elkaar daarop aan als dat nodig is. Zo hebben we al een tijdje de afspraak dat als je dat niet doet je een euro in de #europot stopt. Met als doel daar iets leuks mee te doen met elkaar.  

7. Werk vitaal  
De hele dag achter een beeldscherm werken zijn de meeste mensen ook niet gewend. Vaak is er nog een vergadering tussendoor, maar nu is echt alles online. Ik merk zelf ook dat ik aan het eind van de dag echt veel meer vermoeid ben dan normaal. Een hele dag naar het scherm turen aan de keukentafel is niet goed. Je kunt niet iedereen van alle faciliteiten thuis voorzien en niet iedereen heeft een mooie eigen werkplek in huis met een goede bureaustoel. Adviseer mensen voldoende af te wisselen door een wandeling te maken, even in de tuin te werken, iets met de kinderen te doen, een online sport/yoga les te volgen, in de tuin te werken of samen te koken. Deel tips en ervaringen met elkaar. 

8. Stel je kwetsbaar op 
Stel je als leidinggevende kwetsbaar op. Laat zien dat het voor jou ook een nieuwe situatie is. Straal vertrouwen uit dat het goed komt, en dat je met elkaar de schouders eronder moet zetten nu. Als je laat merken dat het voor jou ook lastig is, zullen mensen mee willen denken en helpen en vergroot je gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat zorgt er ook voor dat niet iedereen met alle vragen alsmaar naar jou toekomt. Geef het goede voorbeeld: doe ook wat je anderen adviseert zelf en laat dat zien, deel je successen en valkuilen.  

Vragen of hulp nodig naar aanleiding van deze blog? Kijk op onze website SOS thuiswerken of neem gerust contact op met Gonny Vink.