adop·tie : aanneming
“Het opnemen van technologie functies in het eigen dagelijkse werk”
Ik zal jullie niet vermoeien met een betoog over waarom adoptie in IT-trajecten belangrijk is. Mocht je het toch gemist hebben, hierbij een korte samenvatting: het aanbieden van een IT-oplossing is vaak een kwestie van iets ‘aan’ zetten of een nieuwe technologie beschikbaar maken. Het daadwerkelijk gebruiken van de nieuwe oplossing is een heel ander verhaal. Mensen zet je niet aan met een knopje. De vraag die je jezelf kunt stellen is:
Hoe zorg je ervoor dat je collega’s de nieuwe tools gaan integreren in hun dagelijkse werk zodat ze met behulp van deze middelen efficiënter en slimmer kunnen (samen)werken. En… het onderdeel wordt (en blijft) van het dagelijkse werkproces?
Hoe kom je erachter wat er nodig is om dat te organiseren op een gedegen manier? Oftewel: hoe kom je tot een adoptiestrategie? Binnen work21 hanteren we een aanpak die bestaat uit 3 fases:
het begint met waarom
Fase 1 begint met definiëren. Wat gaan we doen? Waarom gaan we dat doen? Waarom gaan we dat nu doen? Als je deze vragen stelt aan de afdeling HR of communicatie krijg je een ander antwoord dan wanneer je die vraag stelt aan de afdeling IT. In deze fase is het daarom belangrijk dat alle afdelingen vertegenwoordigd zijn.
Bij het definiëren van het ‘waarom’ leggen we de link tussen de introductie van de nieuwe technologie en de organisatiedoelen. Neem als voorbeeld de introductie van Microsoft 365 bij organisatie X. Stel organisatie X heeft als organisatiedoel de klantbeleving te verbeteren. Hoe draagt M365 daar dan aan bij? Dit kan bijvoorbeeld door op een efficiëntere manier te gaan samenwerken, communiceren of kennisdelen. De juiste documenten zijn sneller te vinden, persoonlijke productiviteit gaat omhoog en de manier van werken wordt gestandaardiseerd. Daardoor kun je sneller reageren op je klantvragen en is er meer ruimte voor persoonlijk contact waardoor de klantbeleving zal verbeteren. Deze link tussen technologie en organisatiedoel is het veranderverhaal – de kernboodschap – die je gebruikt als je over de nieuwe technologie gaat communiceren. We begrijpen hierdoor namelijk waarom we dit gaan doen met elkaar.
Door stil te staan bij het ‘waarom doen we dit nu eigenlijk’, maak je concreet in hoeverre de verandering afhangt van menselijke factoren, oftewel: de werkwijze van medewerkers. Wat moeten de mensen straks anders gaan doen als de nieuwe technologie geïntroduceerd wordt? Beoogde resultaten zullen achterblijven wanneer je hier geen aandacht aan besteedt tijdens het project. Collega Tom beschreef dit laatst in een tip voor project- en changemanagers.
“Schat in hoeveel procent van het ‘waarom’ in jouw project afhankelijk is van de manier waarop medewerkers hun werk doen. Wat we nu vaak zien is dat er niet wordt gekeken naar het waarom, maar dat er vooral gekeken wordt naar de gestelde doelen. Dit geeft een compleet ander beeld. Simpel voorbeeld: het project doel is het implementeren van een nieuw softwaresysteem. Waarom willen we dit? Het document beheer moet slimmer, zodat medewerkers hun documenten sneller kunnen vinden. Bij het implementeren van een nieuw softwaresysteem is 0% van het projectdoel afhankelijk van de werkwijze van de medewerkers – het systeem wordt geïmplementeerd en werkt naar behoren. De medewerkers hoeven hun werkwijze niet te veranderen om dit doel te laten slagen. Het documentbeheer is daardoor alleen nog niet slimmer, dit is namelijk 100% afhankelijk van de werkwijze van de medewerkers.”
geen adoptiewasstraat
De input van de eerste fase nemen we mee naar de analysefase. Met het besef dat er (vaak) veel afhangt van de medewerker zelf is het belangrijk dat we aandacht hebben voor de personen die de nieuwe technologie moeten gaan gebruiken. We zoomen in op de personen die met deze verandering te maken krijgen middels een doelgroep analyse. Ook meten we de impact van de verandering per doelgroep en schatten we een risicoprofiel in. Wanneer we weten voor welke groep deze verandering de meeste impact heeft, kunnen we per groep de strategie bepalen. Je leest het goed: de aanpak kan verschillen per doelgroep. De indeling van de doelgroepen verschilt per organisatie: per team, op basis van drijfveren, per locatie…
De ‘adoptiewasstraat’ bestaat voor ons niet. Er is geen standaard aanpak die voor elke doelgroep werkt. De adoptiestrategie staat daarbij ook NIET gelijk aan het geven van trainingen en workshops. Natuurlijk kan een klassikale training een strategische keuze zijn omdat dit goed past bij een specifieke groep in de organisatie, maar we zullen per doelgroep op zoek gaan naar de meest passende aanpak. Van floorwalking tot workshops met ambassadeurs en werkscenario trainingen tot het inrichten van een SharePoint communicatiesite, 1:1 coaching en alles wat daar ergens tussenin zit.
concreet?
Met de informatie uit fase 1 en 2 kunnen we een beargumenteerd antwoord geven op de hoe vraag. In fase 3 beschrijven we een 5-tal plannen die uiteindelijk zullen leiden tot een succesvolle adoptie van de nieuwe technologie. Deze plannen gaan over het organiseren van educatie en communicatie, de rol van leiderschap en het inzetten van sponsoren en de omgang met weerstand.
wetenschappelijk bewezen
Voor jou nog niet genoeg argumenten om een planmatige aanpak te hebben als het gaat om adoptie? Dan duik ik nog even de wetenschap in voor je ;-). Door in te zetten op een gestructureerde aanpak met daarbij oog voor de menselijke kant van veranderen creëer je…
- Een snellere adoptie: de snelheid waarop mensen gebruik maken van nieuwe systemen en processen gaat omhoog;
- Een grotere groep mensen die succesvol verandert;
- Een beter gebruik van de tools; de mensen zijn beter in staat het juiste te doen en dus de nieuwe tools optimaal te gebruiken, hierdoor zullen de geïntroduceerde tools ook echt bijdragen aan de organisatiedoelen.
Ben je geïnteresseerd in de wetenschappelijke benadering van changemanagement en wil je meer lezen? Bekijk dan ook eens deze blog van mijn collega’s Loes, Lotte en Tom.
zelf hulp nodig bij het organiseren van adoptie?
Binnen 5 dagen krijgen we samen jullie veranderverhaal scherp en vinden we de juiste aanpak voor jouw organisatie en medewerkers op het gebied van educatie, leiderschap en sponsoring, weerstand en communicatie. Met deze input kan je vervolgens zelf de plannen uitwerken en uitvoeren (maar daar kunnen we natuurlijk ook bij ondersteunen!).
Meer weten? Neem gerust contact op met mij, Rianne Hamer.
