Automatiseer je processen met Microsofts Power Automate

29 november 2021
Jessy Groen
5 minuten leestijd

Microsoft is volop aan het ontwikkelen op het gebied van hun Power Platform; 4 programma’s die ‘de gewone medewerker’ in staat stellen om gemakkelijk processen en data te optimaliseren en te visualiseren. In deze blog neem ik je graag mee in Power Automate: van de 4 wat mij betreft het programma waarmee je met de minste inspanning het grootste resultaat kunt boeken. Ik vertel je graag meer over wat Power Automate is, geef je een aantal voorbeelden van processen die je kunt automatiseren én geef je 4 tips om zelf te starten met het bouwen van je geautomatiseerde processen.

Ga er eens een paar minuten voor zitten: welke handelingen of acties voer jij nou meerdere keren per dag/week/project uit? Meestal zullen dit handelingen zijn (vaak administratief van aard) die jouw werk nou niet bepaald uitdagender maken, maar die er nou eenmaal bij horen. Wanneer je dit soort processen voor jezelf en je team op een rijtje kunt zetten, wordt het vervolgens interessant om te onderzoeken of je ze met behulp van Power Automate kunt gaan automatiseren. Zo ben je aan deze processen hopelijk minder of misschien zelfs geen tijd meer kwijt!

wat is Power Automate?

Het automatiseren van werkprocessen is voor velen nog nieuw, maar voor onze woning wordt het steeds normaler:

  • Als het 06.30 uur is, doe dan de verwarming aan;
  • Als het 18.00 uur is, dan moet de eettafellamp aan gaan;
  • Als ik de straat in rijd, dan moeten de keukenlampen knipperen zodat mijn man weet dat hij het eten kan opscheppen. 😉

Wie goed leest, ziet dat de zinnen in deze voorbeelden altijd geformuleerd zijn op een “als-dit-dan-dat” manier: wanneer situatie x zich voordoet, dan moet y gedaan worden. Bovenstaande stel je gemakkelijk in met handige apps voor in huis, maar met Power Automate kun je ook veel werk gerelateerde processen of repeterende handelingen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Als ik een mail binnen krijg met onderwerp x / van collega y / in mailbox z, dan moeten de bijlagen opgeslagen worden in onze gezamenlijke Teams-omgeving;
  • Als ik een document in onze SharePointbibliotheek eigenschap x meegeef, dan moet er een taak worden aangemaakt in ons gedeelde Plannerbord die collega’s y en z moeten oppakken en waarbij de naam van het document in de naam van de taak staat;
  • Als ons bedrijf genoemd wordt in een Twitterbericht, dan moet er een nieuwe post gemaakt worden in het Teams-kanaal van onze communicatieafdeling.

Zoals je ook leest in het laatste voorbeeld, hoef je je dus niet te beperken tot Microsoftprogramma’s. Er zijn een heleboel verschillende producten die je via Power Automate aan elkaar kunt koppelen. Bekijk hier een overzicht van alle services om een geautomatiseerde flow te maken.

Zelf starten met Power Automate in 4 stappen

Je kunt je geautomatiseerde Power Automate processen heel uitgebreid en ingewikkeld maken, maar je kunt gelukkig ook eenvoudig beginnen! Hieronder 4 stappen om te starten met het bouwen van je eerste proces tot het worden van een echte flow-pro!

1.     waar vind je Power Automate?

Vanaf een E1-licentie heb je al toegang tot Power Automate. Dat betekent dat als je naar https://www.office.com gaat en inlogt met de gegevens van jouw organisatie, je Power Automate kunt vinden onder de 9 puntjes links bovenin.      

Zie je Power Automate niet direct? Klik dan onder de app-suggesties op Alle apps –>.

2.     gebruik maken van sjablonen.

Hoewel je Power Automate kunt gebruiken om je eigen, gepersonaliseerde processen te maken, zijn er ook veel handige sjablonen die je kunt gebruiken. Vaak ben je namelijk niet de enige met een ‘probleem’ en is er al een sjabloon om mee te beginnen; dan hoef je dus niet alles zelf te bedenken! Dit werkt als volgt:

  1. Open Power Automate en klik in het linker menu op Templates.
  2. Je krijgt nu al gelijk een heleboel suggesties te zien. Gebruik eventueel de filters bovenin of gebruik de zoekbalk, bijvoorbeeld om te zoeken naar een programma waar je iets mee wilt. Typ je hier ‘Teams’, dan vind je alle sjablonen waarin Teams gebruikt wordt.
  3. Klik het sjabloon van jouw keuze aan. Je zult zien dat de zogenaamde ‘automated flow’ gelijk voor je wordt opgebouwd. Zorg dat je de verschillende blokken een keer aanklikt en invult, zodat je de flow personaliseert naar jouw eigen omgeving en wensen.
  4. Klaar? Sla de flow op en testhem om te zien of hij werkt!            
    Test mislukt? Dan krijg je suggesties om je flow te repareren en opnieuw te testen.

3.     je eerste zelfgemaakte flow.

Als je een aantal keer gebruik maakt van de sjablonen die hierboven beschreven worden, zul je merken dat deze altijd op een vergelijkbare manier opgebouwd zijn. Zodra je dit patroon gaat herkennen, kun je je eigen automated flows gaan maken!

  1. Start met fantaseren: welke processen wil jij optimaliseren? Je zult merken dat als je kort brainstormt met een collega, je al snel een leuk idee hebt!
  2. Open Power Automate en klik in het linker menu op Create.
  3. In het onderdeel Start from blank kun je verschillende opties kiezen; bij de opties staat ook in één zin beschreven wanneer je deze het beste kunt gebruiken. Kies de optie die het beste past bij jouw wensen.
  4. Geef je flow een naam en geef extra informatie die past bij het type flow dat je maakt. Klik op Create om te starten.
  5. Je flow wordt nu geopend. Klik onderaan op + New step om nieuwe stappen toe te voegen aan je flow. Om een stap tussen bestaande stappen toe te voegen, klik je op het plusje tussen deze stappen. Bouw je geautomatiseerde flow naar wens op.
  6. Klaar? Sla de flow op en test hem om te zien of hij werkt!            

4.     voor de echte flow-pro’s!

Ik merk zelf dat hoe meer flows ik maak, hoe meer ideeën ik krijg over nieuwe processen om te automatiseren; de één nog spectaculairder dan de andere! Eenvoudige flows kun je vaak zelf opbouwen en met wat hulp van Power Automate in elkaar klikken. Maar hoe flitsender je je flow wilt maken, hoe moeilijker het vaak wordt. Een paar tips:

  1. Blijf afkijken bij bestaande sjablonen, die brengen je vaak op allerlei leuke, nieuwe ideeën.
  2. Kun je een beetje programmeren? Klik dan eens rechts bovenin een van de blokken van je flow op de 3 puntjes en kies Peek code. Je ziet nu de programmeertaal waarmee deze stap is opgebouwd. Of gebruik in een tekstveld de knop </> om de code aan te passen en je tekst verder op te maken.
  3. GTS (ofwel: Google That Shit!). Velen zijn je al voorgegaan in hun Power Automate zoektocht. Gooi jouw vraag eens in Google en er is vast iemand die de oplossing heeft!

Ik wens je heel veel plezier met het automatiseren van je processen!

Wil je een keer verder sparren over Power Automate? Wil je hulp bij het bouwen van een flow? Of willen jij en/of je collega’s meer leren over hoe je deze geautomiseerde processen opzet? Neem dan vooral contact op met mij, Jessy Groen.