Betrokken medewerkers? Geef ze een digitale boost!  

actueel
22 november 2023
Nadine Lammers
6 minuten

Ik kwam laatst een weetje tegen, dat me echt even aan het denken zette. Medewerkers zijn 230% meer betrokken bij hun werk als ze het gevoel hebben dat de digitale middelen hen goed ondersteunen (onderzoek Qualtrics). Moet je nagaan hoeveel impact goede (adoptie van) digitale middelen kunnen hebben op de betrokkenheid van medewerkers, en daarmee op de performance en de binding met de organisatie!  

Betrokkenheid is heel relevant in deze tijd. De arbeidsmarkt is krap en er is een strijd om talent gaande. Organisaties willen nieuwe mensen aantrekken en natuurlijk de bestaande mensen behouden. Mensen blijven langer bij een werkgever als ze zich betrokken voelen, blijkt uit onderzoek van Gallup. Betrokken medewerkers zijn medewerkers die gemotiveerd en enthousiast zijn, het doel van de organisatie begrijpen en zich hier voor inzetten. Ze doen er alles aan om de gestelde doelen te behalen en verbonden te zijn met het team. Met als resultaat: betere prestaties en resultaten, minder verzuim en nieuw talent gemakkelijker aantrekken.   

Veel bedrijven geven cadeautjes om de betrokkenheid te vergroten, een bonus voor het aanbrengen van nieuwe medewerkers, thuiswerkvergoeding, kerstgeschenk, faciliteiten op kantoor zoals yoga of massages, et cetera. Maar helpt dat wel op de lange termijn? Zouden bedrijven niet iets structureels moeten doen om aan de betrokkenheid te werken? Daarom pitch ik in deze blog: wil je betrokken medewerkers? Geef ze een digitale boost!  

belang van digitale middelen 

Dat digitale middelen een grote impact kunnen hebben op de samenwerking wist ik al – dat kan niet anders als work21’er 😉.  Je kunt met samenwerksoftware zoals Microsoft Teams efficiënter samenwerken, doordat je niet in je mailbox naar verschillende versies van een document hoeft te zoeken. En als je in de Cloud werkt, kun je op elk apparaat en op elke plek inloggen. Handig, wanneer precies bij een belangrijke presentatie je laptop het begeeft (gebeurde mij vorige week nog!). Maar dat uit onderzoek blijkt dat de aanwezigheid van goede digitale middelen zo’n grote (230%!!) impact heeft op betrokkenheid, had ik nog niet eerder gehoord.  

gaan met die banaan 

Nu je dit weetje kent denk je vast: ik wil nú aan de slag met die betrokkenheid door goede digitale middelen. Mooi! Maar het realiseren van een goede digitale werkomgeving (zoals Microsoft 365) is een grote klus. Dit hoeft je niet te weerhouden, je kunt klein en praktisch beginnen. Daarom geef ik je alvast drie voorbeelden van digitale middelen die medewerkers echt ondersteunen in het werk, waardoor de betrokkenheid toeneemt.   

1. Besteed vervelende klusjes uit aan technologie 

Vervelende klusjes hoeven niet zoveel tijd te kosten. Besteed vervelende taken uit, door ze te automatiseren of door met een AI-oplossing samen te werken. In Microsoft 365 kun je met Power Automate een hoop taken automatiseren, zoals binnenkomende mails met bijlagen laten opslaan in een team in Microsoft Teams. Bekijk de uitleg van mijn collega Jessy om zelf meteen aan de slag te gaan! Op AI-vlak kun je gebruik maken van tools zoals Bing Chat, ChatGPT en Copilot. Als je daar meer over wilt weten, met name in een onderwijscontext, duik dan in de blog van Robin.  

2. Zet technologie in voor verbinding 

Hybride werken is op veel plekken niet weg te denken. Daarom is het belangrijk om ook digitaal aan de verbinding te werken. Niet iedereen krijgt mee wat er (op drukke dagen) op kantoor gebeurt en ook als je er wel fysiek bent, hoeft dat niet direct te leiden tot meer verbinding. Technologie kan helpen om verbinding in de organisatie te vergroten, door informeel contact te faciliteren maar ook door werk gerelateerde kennis en informatie te laten stromen. Dit doe je door transparant te werken, bijvoorbeeld in Teams/Sharepoint. Maak een document op een gedeelde plek en maak er meteen een bericht bij. Dan kunnen alle teamleden het bekijken en blijven ze op de hoogte van de voortgang. Voor kennisdelen buiten projecten om kun je ook gebruik maken van tools zoals VIVA Engage (en Yammer, de oude versie daarvan). Dit is een sociaal intranet waar je elkaar op de hoogte kunt houden over wat er speelt en over inhoudelijke expertise. Wij delen daar bijvoorbeeld in op welke toffe plekken bij klanten we komen en welke nieuw onderzoeken er zijn uitgekomen over (digitaal) samenwerken en veranderkunde.  

3. Houd je doel voor ogen met behulp van technologie 

Het is lastig om betrokken te zijn bij een organisatie, als je niet direct zicht hebt op de doelen en hoe jouw werk daaraan bijdraagt. Doelgericht werken maakt werken leuker! Faciliteer medewerkers daarom met technologie die transparant aan doelen werken mogelijk maakt, zoals met VIVA Goals. Hierin kun je de koppeling maken tussen bedrijfsdoelen, teamdoelen en persoonlijke initiatieven en resultaten. En het mooie is, iedereen kan er op elk moment naar kijken en zijn/haar voortgang bijwerken. Lees hier hoe wij VIVA Goals bij onze klanten inzetten om resultaatgerichter te werken.  

er is een maar… 

Er is een belangrijke ‘maar’ in dit verhaal. En dat is: aanzetten is niet genoeg. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat de digitale middelen hun werk ondersteunen; ze moeten het inbedden in hun werkwijze. Het kan gebeuren dat de digitale middelen op orde zijn in een organisatie, maar dat medewerkers dit (nog) niet zo ervaren. Dit zien wij vaak in de praktijk: de uitrol van een bepaalde tool is voltooid, alles staat aan, iedereen heeft een licentie, klaar! Er wordt vaak niet goed gekeken of medewerkers de nieuwe tools dan écht goed leren kennen en gaan gebruiken in het werk. En dat is zonde.  

Het gaat namelijk altijd om mensen en een verandering van (digitale) werkgewoonten. Die verandering is niet klaar zodra  je een nieuwe tool aanzet. Er is change management bij nodig. Van een duidelijk veranderverhaal tot praktische ondersteuning bij de vertaalslag naar het werkproces. En daarbij wil je natuurlijk de veelgemaakte missers in veranderprogramma’s voorkomen. Pas dan kom je tot een écht duurzame adoptie van digitale middelen en de betrokken medewerkers die je zo graag wilt.  

Meer weten of verder praten over betrokkenheid en slim digitaal werken? Neem contact op met Nadine Lammers.