Wil je de onderlinge relaties met anderen versterken dan doe je er goed aan om elkaar vaker te ontmoeten. Ook op de werkvloer hebben ontmoetingen een sterke meerwaarde. Ontmoetingen op de werkvloer dragen in de basis bij aan goede samenwerking. En we weten allemaal dat goede samenwerking positieve impact heeft op het resultaat wat je als team probeert te bereiken.
Denk maar eens aan een voetbalteam, als het tussen de spelers niet botert dan zie je dat direct terug in het resultaat. Om resultaatgericht te kunnen werken is een goede samenwerking essentieel. En voor een goede samenwerking is een goede relatie onderling een belangrijk fundament. Zo is het cirkeltje weer rond. Hoe dit precies werkt en hoe je ontmoetingen op de werkvloer optimaal kan benutten leg ik uit in dit blog.
eerst relatie en proces en dan pas inhoud
Bij een goede resultaatgerichte samenwerking vormen een goede relatie en een plezierig proces de ideale basis. Zo kan je vanuit een stevige basis het juiste gesprek voeren en aan de slag met de inhoud van het werk. Deze drie factoren verhouden zich tot elkaar als een driehoek (de IRP-driehoek van communicatie).
- Bij een goede relatie tussen medewerkers onderling, of met een klant, wordt er open gecommuniceerd en respecteert men elkaar. Dat zorgt niet alleen voor plezier op het werk maar zorgt er ook voor dat er onderling vertrouwen is.
- Bij een plezierig proces weten alle partijen wat ze aan elkaar hebben. Wie waar goed in is, wie waar affiniteit mee heeft. Er zijn duidelijke procesafspraken en die worden nagekomen. Dat zorgt voor duidelijkheid. Ook over hoe je met elkaar omgaat. Door aandacht te hebben voor het proces wordt het makkelijker om verbinding te zoeken met andere afdelingen en voorkom je een eilandjescultuur.
- Pas wanneer relatie en proces in orde zijn, ontstaat de goede basis om de inhoudelijke kennis van alle specialisten in het team tot hun recht te laten komen. Met mooie dingen tot gevolg!
Focus in eerste instantie op de inhoud, dan draai je de driehoek om en creeer je een erg wankel evenwicht. Helemaal als de relatie of het proces niet lekker loopt… Nu begrijpt je vast dat ontmoetingen op de werkvloer erg belangrijk zijn voor het versterken van de goede relatie. We schreven eerder in dit blog hoe je dit inzet als medewerker en leidinggevende.
hoe benut ik mijn ontmoetingen optimaal?
Het belangrijkste is om stil te staan welke vorm van ontmoeten er het beste past wat je wilt bereiken. Eerst het doel en dan de vorm! Ontmoeten kan immers in vele vormen, fysiek, online of hybride.
Een doelstelling kan bijvoorbeeld zijn: op de hoogte zijn van wat er speelt bij je collega’s
Dit kan je op verschillende manieren stimuleren:
door een fysieke ontmoeting te organiseren zoals een heisessie/teamdag.
door de online dagstart in te zetten: bij work21 doen we drie keer per week een dagstart aan de hand van de LPG methode. In 30 minuten deelt ieder teamlid geleerde Lessen van de afgelopen dagen, een beknopt Planning van de uitdagingen van de komende tijd en hoe het staat met de Gezondheid. Dit vergemakkelijk het contact met elkaar, het stellen van een hulpvraag en medeleven.
ook binnen hybride vergaderingen kun je er aandacht aangeven door in de agenda ‘een puntje persoonlijk’ op te nemen zodat je van elkaar weet wat er speelt. Houd de IRP driehoek in je achterhoofd zodat je de basis van relatie en proces op orde hebt voordat je in de inhoud duikt.
welke vorm van ontmoeten past bij welk doel?
Samen met onze klanten maken we vaak een beslisboom. De beslisboom helpt om te bepalen welke vorm van ontmoeten het meest geschikt is bij welke activiteit. Het is belangrijk om zowel op organisatie- als op teamniveau stil te staan bij, wat doen wij waar? Kiezen we de juiste vorm van ontmoeten bij de juiste doelstelling en welke activiteiten horen hierbij? Welke vorm van ontmoeten past bij welke activiteit?
Voorbeeld: Samen vergaderen.
Benut de mogelijkheid om op afstand en asynchroon al punten in te laten sturen voor op de agenda of om deze alvast door te nemen voordat de vergadering begint.
Willen jullie tijden de vergadering samen tot een besluit komen? Dan is het ook mogelijk om dat allemaal vanuit een andere locatie te doen. Wanneer je de stukken van tevoren deelt en individueel laat doornemen komt iedereen voorbereid de vergadering in en benut je de tijd optimaal.
Wil je samen sparren/brainstormen over mogelijke problemen/oplossingen? Door de complexiteit van het vraagstuk kan het prettig om hier samen voor op locatie te komen. Je kan snel op elkaar reageren en, er is non-verbale communicatie aanwezig wat het makkelijker maakt om elkaar goed te begrijpen. Maar met online mogelijkheden voor brainstorming, bijvoorbeeld met behulp van een Miro bord, kan je dit ook online organiseren.
Let op: Kies je voor een hybride setting, zorg er dan voor dat je een gelijk speelveld creëert voor alle aanwezigen. Meer hierover lees je in dit blog.
tips om je team mee te krijgen
1️⃣ begin bij het creëren van bewustwording
▸ waar zit voor ons als team de meerwaarde om elkaar (meer) te ontmoeten?
▸ waarom is belangrijk om afspraken te maken over ontmoeten?
2️⃣ ontwikkel samen rituelen voor specifieke momenten in het jaar
▸ een jaarstart met een leuke activiteit
▸ teamdagen
▸ dagstart met eigen format
▸ het vieren van verjaardagen
3️⃣ maak samen een (digitale!) jaarkalender
wat doen we wanneer, welke momenten hebben we nodig
4️⃣ kijk kritisch naar je kantoor
▸ beschikken we over verschillende soorten werkplekken zoals focusplekken, belruimtes, samenwerk/ontmoetingsruimtes?
▸ beschikken we over (gebruikersvriendelijke) hybride vergaderfaciliteiten?
▸ is reserveringssysteem voor het boeken van ruimten?
5️⃣ zorg voor goede koffie en thee!
Onderschat de meerwaarde van een spontane ontmoeting bij koffiecorner niet. Het is de ideale plek om op een luchtige manier een onderwerp aan te kaarten en te peilen in hoeverre collega’s ervoor open staan er verder over te praten
6️⃣ geef het goede voorbeeld
Plan ik mijn ontmoetingen bewust? Denk ik na welke werkzaamheden ik waar doe? Wees hierbij kritisch naar jezelf toe. Mensen zijn kudde dieren en willen zich conformeren aan de groep waar zij toe behoren. Geef daarom zichtbaar het goede voorbeeld. Je zult zien dat je collega’s je gaan volgen!
7️⃣ Het allerbelangrijkst: ga met elkaar het gesprek aan over de meerwaarde ontmoeten in jullie samenwerking!
Bonus: experimenteren om de meerwaarde van ontmoetingen te bevorderen
Bij work21 helpen we onze klanten een handje met het opdoen van inspiratie met behulp van onze experimenteerkaarten. We hebben meer dan 80 experimenten die te maken hebben met hybride (samen)werken. Ze gaan over slim digitaal werken, resultaatgericht werken, samenwerken, verbinding en vitaliteit. Elke kaart bevat informatie, een uitdaging en reflectievragen. De kaarten zijn onderdeel van het workstyle traject voor teams. Bekijk hier de demo-website met experimenten! Een van deze kaarten helpt je om in je team het gesprek aan te gaan over de afspraken die je wilt maken over het ontmoeten en verbinden met elkaar.
Wil je samen met work21 kijken hoe jullie je ontmoetingen optimaal kunnen benutten en welke werkafspraken jullie hiervoor nodig hebben? Of wil je samen met je team een eigen beslisboom maken? Neem dan contact op met Fay. En voor je dagelijkse dosis praktische tips over slim (samen)werken en wendbaar blijven in de digitale tijd volg je natuurlijk onze LinkedIn-pagina.