‘Het stereotype beeld van de IT’er in de kelder van het pand kom je tegenwoordig bijna niet meer tegen’. Collega Loes omschreef het al in haar blog over transformaties bij IT-afdelingen: de IT‘er van nu staat dichter bij de business dan ooit en beheertaken worden grotendeels uitbesteed aan leveranciers omdat er meer en meer gewerkt wordt met SaaS- of Cloudoplossingen.
Organisaties zien de toegevoegde waarde van professionals die zich tussen de business en de IT bewegen en de brug slaan tussen deze werelden al even in. Daarmee verandert ook de rol van functioneel beheerders. De taken worden minder technisch en transformeren zich meer in de richting van adviseur. Onze nieuwe collega Rianne, deze maand gestart bij work21, werkte tot voorkort als functioneel beheerder bij het onderwijsdomein van het UMC Utrecht. Ze deelt graag haar ervaringen.
Ben ik een functioneel beheerder?
“Om maar gelijk met de deur in huis te vallen heb ik mij nooit echt goed kunnen identificeren met de titel functioneel beheerder. Het impliceert dat je dingen moet onderhouden zodat ze blijven draaien, terwijl ik juist bezig was met het optimaliseren van systemen om ze zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk van de medewerker. Deze veranderende rol en het bewegen tussen de business en IT, was voor mij juist een voorwaarde om in de IT te gaan werken.
Als functioneel beheerder moet je goed begrijpen wat er gebeurt op de werkvloer en wat de collega’s die iets met ‘jouw’ programma doen daadwerkelijk nodig hebben. Daarvoor zijn gesprekken nodig met collega’s op de werkvloer. Hoe geven docenten les? Hoe werken de opleiders samen? Wat doet een Onderwijs- en Examencommissie? Pas wanneer je dit goed begrijpt kun je in mijn ogen de functionaliteiten laten aansluiten op de processen en zijn uiteindelijk de collega’s die ermee moeten werken het beste geholpen.
overbrengen van kennis
In mijn rol als functioneel beheerder heb ik veel gehad aan mijn onderwijskundige achtergrond. Vooral als het ging om het overbrengen van kennis. Het toevoegen van een extra instructie aan een – al vuistdikke – handleiding lijkt in eerste instantie misschien logisch, maar waarschijnlijk is het investeren in het maken van een kennisclip waarin de toegevoegde waarde van de functionaliteit wordt uitgelegd een meer duurzame oplossing. Ook als functioneel beheerder moet je nadenken over de leerdoelen van je collega’s, om vervolgens het juiste middel te kiezen. Collega’s snappen beter hoe ze de nieuwe functionaliteit kunnen inzetten, er komen minder vragen binnen en uiteindelijk kan het werk efficiënter gedaan worden.”
Vier concrete tips
Dan tot slot nog wat tips voor de ‘functioneel beheerder’ van nu:
- Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen in de organisatie en zorg dat je contact hebt met de juiste mensen. Deze collega’s kun je inzetten als antennes in de organisatie om te horen wat er speelt, welke veranderingen eraan zitten te komen en wat de behoefte is. Niet alle behoeftes worden altijd hardop uitgesproken, wanneer jij ernaar vraagt. Ga eens op een andere werkplek zitten, in deze thuiswerkperiode is dat misschien wat lastig, maar in contact blijven met je collega’s buiten IT is essentieel.
- Communiceer en bespreek veranderingen tijdig (en blijf dit ook continu doen). Misschien een beetje een open deur: leg niet alleen uit waar de nieuwe knoppen zitten na een wijziging maar probeer je collega’s mee te nemen in de wijziging vooraf. Waarom komt de wijziging eraan? Wat betekent het voor de werkprocessen? Dit geeft je collega’s ook de ruimte om niet alleen wijzigingen in de applicatie te bespreken, maar ook andersom. Wijzigingen in het werkproces en hoe de applicatie dit eventueel kan ondersteunen of zelfs versimpelen. Het maakt dat jij als ‘IT’er’ toegankelijker bent en gezien wordt als gesprekspartner in plaats van leverancier.
- Met de komst van Cloudapplicaties verschuift de rol van functioneel beheerder dus van het ‘beheren’ naar ‘faciliteren’. Kennisoverdracht naar collega’s is erg belangrijk. Niet alleen de knoppen, maar ook het gedachtegoed en de werkwijze. Daarbij is het ook van belang rekening te houden met het feit dat niet iedereen op dezelfde manier leert. Houd hier rekening mee en maak het bespreekbaar.
- Vanuit het verleden kon je ervan uitgaan dat de functioneel beheerder alles wist. Als er iets veranderde kwam het door IT en dus klopte je met al je IT-gerelateerde vragen aan bij deze afdeling. Echter zijn de spelregels verandert met de komst van Cloud. Als functioneel beheerder word je tegenwoordig ook overvallen met veranderingen. Hierdoor kan het voorkomen dat je niet altijd het antwoord weet op de vragen die collega’s aan je stellen. Stel je kwetsbaar op en leg dit uit situatie, zo krijg je meer begrip voor jouw rol.
Ik ben benieuwd naar jullie inzichten. Hoe gaan jullie om met deze veranderende rol binnen IT-afdelingen? Hulp nodig, verder praten of wil je van gedachte wisselen, neem contact op met Rianne Hamer.
Wil je meer weten over de veranderende IT-organisatie luister dan ook eens naar onze podcast .
