Voor de meeste mensen zit de vakantieperiode er (bijna) op en start het ‘nieuwe werken’. Ervan uitgaande dat je takenlijstje grotendeels was afgewerkt voor de vakantie, is er niks lekkerder dan je werk weer goed georganiseerd op te starten. Toch kan het zijn dat je werk goed organiseren wat uitdagender is geworden de afgelopen maanden, nu het hybride werken’ zijn intrede doet in het dagelijkse werk. Want: wanneer werk je waar? Hoe maak je de juiste keuzes? Hoeveel speelruimte heb je hier zelf in? En welke tools kunnen je werk ondersteunen?
Eerst werkten we vooral online, maar nu stappen veel organisaties over naar hybride werken. Weer een nieuwe vorm van werken! Het kan soms lastig zijn om de juiste keuze te maken waar je werkt. Misschien voel je druk van je leidinggevende of collega’s om naar kantoor te komen. Of heb je het gevoel te verdrinken in alle opties die Office 365 je biedt aan tools. Tijd voor wat tips om na de vakantie je werk weer georganiseerd te starten!
Hoe maak je een goede keuze?
Heb je een verplichte ‘kantoordag’? Dat is niet handig wanneer je juist op deze dag veel online meetings hebt staan. Dan zit je alsnog de hele dag opgesloten in een hokje. Wanneer je zelf meer ruimte hebt om je daadwerkelijke ‘kantoordagen’ te bepalen, kunnen de volgende punten je helpen om jouw ideale werkplek te kiezen:
- Je werk is leidend: waar kan jij je werkzaamheden het beste uitvoeren?
- Kantoordag = samenwerkdag: Ben je een dag op kantoor? Kijk of je op die dag afspraken kan combineren met andere collega’s. Een dag op kantoor is ideaal voor samenwerken aan een project, afstemming over een groot rapport of andere ontmoetingen.
- Maak resultaatafspraken: Helderheid over waar je, samen met je team, naar toe werkt helpt je ook om keuzes te maken. Formuleer samen een helder teamdoel en maak de taken en initiatieven die hier voor ieder uit voortkomen concreet. Natuurlijk hoort hier ook een tijdsplanning bij!
‘One size fits nobody’
Waar thuiswerken voor de ene persoon thuiswerken een feestje is, hoeft dat voor een ander niet te gelden. Kijk goed naar je eigen behoefte en houd rekening met verschillen:
- Merk je dat je in de ochtend op je best bent qua focus? Kijk of je deze uren thuis (of ergens anders waar je geconcentreerd kan werken) kan starten om aan taken te werken die concentratie vragen.
- Blijf met je collega’s in gesprek over wat voor jullie als team het beste werkt: hoe heb je contact met elkaar? Wanneer en hoe zijn jullie bereikbaar? Hoe zorgen jullie voor een goede verbinding met elkaar?
- Durf aan te geven waar jij tegen aanloopt binnen het hybride werken. Dit kan variëren van de werk-/privébalans tot aan je eigen werk goed indelen. Je collega’s en leidinggevende kunnen je helpen wanneer je hierin vast loopt.
Naast de hulp van collega’s en je leidinggevende kan de techniek ook helpend zijn om je werkdag beter te organiseren en structureren. In de volgende alinea’s deel ik een aantal tools met je die mij hierbij helpen.
Tools die je kunnen helpen om je werkdag beter te organiseren
De Office 365 omgeving biedt verschillende applicaties die je kunnen helpen bij het organiseren van je werk. Microsoft Planner en Microsoft To Do zijn hier mooie voorbeelden van.
- Met Microsoft Planner kan je teamtaken vastleggen in een planbord. Alle collega’s hebben toegang tot de planning en iedereen kan gemakkelijk een taak maken en eventueel toewijzen aan een collega. Op deze manier houd je gezamenlijk de voortgang bij.
- Microsoft To Do is je persoonlijke lijst waarop je al je taken kunt bijhouden. In één duidelijk overzicht staan al je taken: vanuit Planner, Outlook-taken en e-mails met vlag uit Outlook. Je kunt taken voor deze werkdag plannen of alle geplande taken weergeven.
- Wil je meer weten over deze apps en hoe je deze kan inzetten? Lees dan deze blogs over Planner en To Do.
- Wist je trouwens dat je al je taken uit Planner en To Do kunt kunt bekijken in Teams via de Taken-app? Zo heb je ook in Teams een overzicht van al jouw openstaande acties.
Organiseer je notities met OneNote
Nu je weet hoe je je taken goed kunt bijhouden, raad ik je aan om ook je digitale notities goed te organiseren. Ik ben al jaren groot fan van OneNote.
Kort gezegd is OneNote een programma waarmee je digitaal je notities maakt. Geen gesleep meer met notitieblokken, post-its en losse velletjes papier waarop je snel iets hebt geschreven. Bovendien kun je digitale notities veel gemakkelijker terugvinden, (her)structureren é delen zijn!
Mijn collega Jessy schreef er een aantal leuke blogs over waaronder deze die je op weg helpt met OneNote.
Hoe slim werk ik zelf eigenlijk?
Meten is weten! Wil je inzicht in hoe slim je eigenlijk, kijk dan eens of je gebruik kan maken van Insights (ook wel bekend als MyAnalytics), een relatief nieuwe tool van Microsoft 365. Insights geeft je – de naam zegt het al – inzicht in je werkdag en je digitale gedrag. Microsoft verzamelt data over je dagelijkse werkzaamheden binnen Outlook, Teams en Skype voor Bedrijven en presenteert deze in verschillende overzichten die alleen voor jou toegankelijk zijn. Handig, want daarvan kan je een hoop leren.
Wat kun je er allemaal mee?
Met de overzichten krijg je zicht op jouw gedrag. Deze informatie kun je onder andere inzetten om meer grip te krijgen op hoe jij je dag indeelt.
- Met het onderdeel Welzijn biedt Insights je opties om pauzes en reflectietijd in te bouwen in je dag.
- In het onderdeel Samenwerken zie je onder andere terug of jij veel aan het multi-tasken bent tijdens een online overleg én bij welk specifiek overleg dit is. Aan jou om te bepalen of dat handig was tijdens dit overleg, of je bepaalde meldingen tijdens een overleg beter uit kunt schakelen zodat je aandacht meer bij het overleg is.
- Focustijd helpt je om tijd in te plannen waarin jij geconcentreerd kunt werken, bijvoorbeeld om feedback te verwerken in een projectplan. Microsoft analyseert je agenda, kijkt naar de gaatjes die er zijn en plant hier focustijd in. Je status springt automatisch naar Niet Storen, waardoor je zonder afleiding door kan werken. Tip: gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek, die ik hierna bespreek.
Wil je meer weten wat Insights voor jou kan opleveren? Collega Lotte schreef al een blog over werken met Insights en MyAnalytics.
Zelf experimenteren? Plan het gelijk in
Met de tools en het inzicht in je eigen gedrag kun je aan de slag met je ‘verbeterpunten’.
Een experiment waarmee je direct aan de slag kan: plan ruimte in je agenda voor reistijd, ‘overlooptijd’ en uitwerktijd. En reserveer ook tijd om even bij te kletsen bij de (digitale) koffieautomaat, ad-hoc taken af te handelen en voor de ‘waan van de dag’. Zo voorkom je een volledig volgeplande dag en een takenlijst die alleen maar groeit.
Meer weten?
Nieuwsgierig wat we aanbieden om jouw team of organisatie op weg te helpen met het hybride werken? Denk bijvoorbeeld aan hybride werken: van visie naar werkstijl, vitaal en wendbaar blijven in een digitale tijd of workstyle voor teams.
Veel succes en (werk)plezier met onze tips voor het slimmer organiseren van je werk! Heb je vragen of wil je verder praten over dit onderwerp? Stuur Robin Hartlieb een bericht, hij denkt graag met je mee.
