durf jij écht transparant digitaal te werken?

actueel
21 juni 2024
Nadine Lammers
5 minuten

Nadeel transparant samenwerken aan documenten

“We zijn recent overgestapt naar digitaal samenwerken in Microsoft Teams. Super handig dat we allemaal bij de documenten kunnen en geen gedoe meer hebben met het mailen van versies! Maar nu heeft mijn collega een alinea van mij weggehaald uit een gedeeld document en een vrij pittige opmerking geplaatst bij een ander stuk wat ik geschreven heb. Ik word er onzeker van en krijg het gevoel dat mijn ideeën niet welkom zijn. Ik weet niet of ik de volgende keer nog wel iets wil schrijven in zo’n gedeeld document…”

Er zijn veel mogelijkheden voor asynchroon transparant werken met samenwerktools zoals Microsoft 365. Ideaal voor deze tijd: een hybride wereld waarin we veel digitaal met elkaar communiceren en niet altijd tegelijk (asynchroon) werken. Maar uit bovenstaand voorbeeld blijkt dat transparant werken niet vanzelf gaat. Ook als je alle tools hebt om transparant en asynchroon samen te werken aan documenten en taken, moet je het durven. Durf jij écht transparant te werken? En je collega’s?

voel je veilig, nu!

Om je digitaal te durven laten zien, moet het psychologisch veilig zijn in je team. Psychologische veiligheid is de basis waarop succesvolle teams worden gebouwd. Het is het gevoel dat je kunt spreken zonder risico op negatieve gevolgen voor jezelf. In de digitale samenwerking is dit nog belangrijker, omdat de fysieke signalen ontbreken die normaal zorgen voor vertrouwen en begrip. Zonder psychologische veiligheid aarzelen teamleden om hun gedachten en ideeën te delen wat een negatief effect heeft op innovatie en probleemoplossing. Het creëren van meer veiligheid kan helaas niet op commando; ‘Per a.s. maandag is het veilig!’. Het kost tijd om het op te bouwen. Maar het is het dubbel en dwars waard: in een veilig team zijn mensen productiever en ervaren ze meer werkplezier.

gedeelde verantwoordelijkheid

Om de veiligheid te verhogen kan het helpen om de term ‘veiligheid’ te vermijden, omdat dit vaak een schuldvraag opwerpt. Daarom is het volgens Marijke Spanjersberg, schrijfster van het boek ‘Tussentaal, een goed idee om het in plaats daarvan te hebben over ‘verantwoordelijkheid voor de onderlinge relaties’. Op die manier ontstaat er sneller een constructief gesprek over hetzelfde onderwerp. En dat gesprek voeren is heel belangrijk, juist in een digitale context. Er moet aandacht zijn voor de effecten van transparant werken op de onderlinge relaties. De perceptie kan verschillen van de bedoeling: hoe de een het bedoelt, is niet altijd hoe de ander het ervaart. Dit gebeurt sneller in digitale communicatie dan in real-life. Kortom: het bespreekbaar maken van hobbels in de onderlinge relaties is essentieel om de mogelijkheden van transparant werken te benutten.

Maar hoe doe je dat in de praktijk? Ik geef je 3 tips, gelinkt aan 3 veelgebruikte applicaties in M365.

tip 1: dat is pech, alinea weg

Wat als een collega hele stukken van jouw tekst heeft weggehaald, zonder dit met jou af te stemmen?

Icoon Microsoft Word

Het grote voordeel van samenwerken in de Cloud is dat verwijderde stukken nooit écht kwijt zijn, met dank aan versiebeheer. Via Bestand > Info > Versiegeschiedenis kun je jouw verwijderde stukken eenvoudig terugvinden en herstellen. Maar dit lost het probleem nog niet op. Het is belangrijk om het gesprek aan te gaan met de betreffende collega. Waarom heeft hij/zij het verwijderd? Had dit ook op een andere manier gekund, in overleg? Het veiligheidsnet van versiebeheer moet geen excuus zijn om zomaar dingen te verwijderen. Het is belangrijk om afspraken te maken, ook als alle informatie terugvindbaar is.

tip 2: dodelijke deadline

Wat als je in een planbord werkt en er zojuist een belangrijke taak aan jou is toegewezen met een deadline die je écht niet kunt halen?

Icoon Microsoft Planner

Als je met Planner je taken en deadlines beheert is het essentieel dat je collega’s zich veilig voelen om zich uit te spreken als ze een deadline niet kunnen halen, helemaal als taken asynchroon worden toebedeeld. Het voorkomt last-minute stress en zorgt ervoor dat collega’s elkaar sneller helpen. Check dus regelmatig je planbord én de status van je collega’s, om vroeg te signaleren of het goed verdeeld en haalbaar is. En zeg het ook direct als je asynchroon een taak toegewezen krijgt die niet bij je past. Er is dan vaak wat uitleg of toelichting nodig van beide kanten.

tip 3: pittige post-it

Wat als je met je team (asynchroon) een brainstorm doet op een Whiteboard, jij veel ideeën hebt maar ze niet durft te delen omdat ze de vorige keer allemaal direct werden afgebrand?

Microsoft Whiteboard

Goed brainstormen en innovatieve oplossingen bedenken kan alleen in een veilige omgeving, niet in een omgeving waarin ideeën meteen worden afgebrand zodra ze ter tafel komen. Je kunt veiligheid stimuleren door met spelregels te werken in de brainstorm. Zoals: elk idee is welkom, we reageren er niet meteen op, maar verzamelen eerst alles. In een volgende stap kun je een selectie gaan maken van ‘beste’ ideeën, op een positieve manier. Gebruik bijvoorbeeld een werkvorm waarin elke stem gehoord wordt, door iedereen vormpjes of stipjes te laten plaatsen bij zijn/haar top 3. Dit kan ook goed asynchroon. Dit heeft een ander effect op de groep dan het stuk voor stuk behandelen (en afwijzen) van ideeën. Ook hier geldt: maak het (synchroon) bespreekbaar als je merkt dat er iets niet goed zit in de relatie tussen collega’s.  

tot slot

Veel organisaties hebben de tools in huis om digitaal transparant samen te werken. Maar er is meer nodig dan een licentie of programma! Samen met je team moet je zorgen voor een veilige context, door de verantwoordelijkheid voor onderlinge relaties te delen en bespreekbaar te maken. Met bovenstaande 3 tips kun jij vandaag nog aan de slag!

Verder praten over veiligheid in een digitale context? Stuur een mail!