Online vergaderen lukt velen van ons al prima, hoewel het belangrijk is om eens goed te kijken hoe je dit handig kan doen, zoals collega Lotte al beschreef in “Let’s make meetings great again”. Als de basis wel prima is, dan komen de volgende vragen vaak voorbij: we willen graag brainstormen maar hoe doen we dit online? Ik mis de ruimte om even iets uit te tekenen, waar kan dat? Hoe regel ik een brownpaper sessie online?
Voor al deze zaken bestaan verschillende oplossingen, veel mensen hebben de digitale vorm van post-its plakken al wel meegemaakt. Miro, Microsoft Whiteboard en een heleboel varianten maken dit mogelijk. Een paar post-its plakken is relatief eenvoudig en levert vaak al veel op ten opzichte van een meeting zonder inbreng van de deelnemers. Maar wat als je nu nét iets meer wilt?
Bedenk vooraf wat het doel is
Net als bij een fysieke bijeenkomst is het belangrijk om een online bijeenkomst goed voor te bereiden. Wanneer je een dynamische bijeenkomst wilt, gaat dit iets verder dan het opzetten van een agenda en een presentatie. Het is belangrijk om allereerst te bedenken wat het doel is van de meeting: Wil je ideeën genereren, taken prioriteren, ideeën verkennen en sorteren of wil je bijvoorbeeld een teamcanvas invullen? Dit geeft je houvast om je (digitale) whiteboard/brownpaper klaar te zetten.
Maak het zichtbaar
Zonder voorbereiding en zonder je eigen doel helder voor ogen te hebben, krijg je de deelnemers misschien wel mee, maar hiermee belast je het brein van de deelnemers met de extra vertaalslag. Hierdoor hebben de deelnemers minder aandacht voor de daadwerkelijke inhoud, ze zijn eerder bezig met het invullen van de gaten en met gissen. Zonde, want je wilt juist hun input verzamelen. Dit voorkom je door vooraf duidelijk te maken hoe het gewenste eindresultaat eruitziet. Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden:
Groeperen
Een van de manieren om overzicht te creëren tijdens een post-it sessie, is door post-its bij elkaar in de buurt te plakken. Zo creëer je groepen, iets dat ons brein erg overzichtelijk vindt. Als er vooraf al vlakken beschikbaar zijn, worden de deelnemers geholpen om gelijk na te denken over welke zaken bij elkaar horen. Voor meer sturing geef je de verschillende groepen een naam. Wees je er dan bewust van dat de deelnemers hierdoor wel gestuurd worden. Deze namen kunnen ook tijdens of na de sessie worden toegevoegd, door de deelnemers zelf bijvoorbeeld.
Filteren
Heb je met een brainstorm sessie een heleboel ideeën bedacht? Goed bezig!Wil je nu van een heleboel ideeën naar een paar uitvoerbare ideeën? Maak dan bijvoorbeeld eens een filter-opzet: enkele vakken die steeds kleiner worden. Veel ideeën passen in het eerste vak, het tweede vak biedt ruimte voor de helft en de laatste heeft nog maar ruimte voor 1 of 2 post-its. Dit nodigt uit tot discussie: welke zaken vallen er af? Daarnaast is altijd duidelijk zichtbaar welke ideeën het net niet gered hebben. Meer stappen nodig? Maak gerust 1 of 2 extra vakken, maar beperk het wel. Elke stap kost tijd en het doel is niet om alles in te delen, maar het belangrijkste/tofste/mooiste idee te vinden.
Prioriteren
Een variatie op het filteren is prioriteren: zijn er een heleboel taken die gedaan moeten worden? Dan is het waardevol om te kijken welke als eerste moeten. De rest moet ook gebeuren, maar er kunnen maar een paar prioriteit hebben. Ook hier kan je de deelnemers helpen met een visueel template: verdeel een grotere rechthoek in meerdere, kleiner wordende delen. Het bovenste deel heeft de hoogste prioriteit. Zet elke taak op een losse post-it en plaats deze in het onderste vak en verplaats ze een voor een naar boven. Als er bovenin drie post-its hangen en er moet nog een naar boven, moet er ook een af. Als het tweede vak vol is, geldt hetzelfde. Na afloop van de sessie heb je hierdoor duidelijk wat eerst moet gebeuren en wat daarna. Het kleiner worden van de vakken laat direct zien dat er minder ruimte is voor taken. Het forceert de deelnemers om niet te veel zaken te prioriteren en andere zaken blijven nog steeds op het bord staan. Eventueel kun je van links naar rechts in de vakken prioriteit aanbrengen.
Team Canvas
Deze eenvoudige werkvormen maken gebruik van een eenvoudige visuele opzet, je kan ook een stuk verder gaan. Bijvoorbeeld door templates of een canvas in te zetten, vaak wordt dit gecombineerd met uitgebreidere werkvormen.. Het Team Canvas neem ik hier even als voorbeeld. Het Team Canvas helpt teams om samen te bepalen welke zaken zij belangrijk vinden, waarom het team bestaat en waar risico’s liggen. Dit is op zichzelf al een blog waardig. Het zichtbaar maken van informatie en hier duidelijke kaders aan toekennen, helpt deelnemers het doel van een bijeenkomst te bereiken.
Simpel en ingewikkeld
Het inzetten van een visuele werkvormen kan een uitgebreide werkwijze hebben zoals bij een Team Canvas, of een meer eenvoudige werkwijze zoals wanneer je een paar vakken opzet met post-it’s. Kies de werkvorm die past bij het doel dat je voor ogen hebt.
Misschien heb je wel eens een team canvas ingevuld of maakte je altijd kolommen op een whiteboard, voor het overzicht. Kies vooral voor een werkvorm die je zelf goed kent, of leer een nieuwe werkvorm goed kennen zodat je deze gemakkelijker gaat inzetten.
Visuele werkvormen kan je zo ingewikkeld maken als je wilt of juist zo simpel als het kan. Combineer groeperen met prioriteren of draai het filter om voor het genereren van nieuwe ideeën. Het belangrijkste blijft vooral: zorg dat het zichtbaar is zodat deelnemers zich kunnen focussen op de inhoud.
Binnen tools als Miro en Microsoft Whiteboard zijn templates beschikbaar die je alvast op weg helpen. Wil je iets anders? Maak het gerust zelf!
Heb je geen Miro of Microsoft Whiteboard tot je beschikking? Deze manier van werken kan met een beetje creativiteit in veel tools ingezet worden. Een aantal voorbeelden:
- PowerPoint: maak een slide met daarop de gewenste verdeling, vul deze live in of deel het via Microsoft Teams zodat deelnemers ook zelf informatie kunnen toevoegen.
- Miro Lite: hier kan je snel een whiteboard maken en hierop samenwerken zonder in te loggen
- Zet een flipover of whiteboard voor je webcam en gebruik deze.
Vind je het lastig om dit zelf te organiseren, of wil je hierin graag begeleid worden? Of wil je nu al weten wat een team canvas voor jouw team kan betekenen? Neem gerust contact op met Jelle Hamming om te kijken hoe we hiermee kunnen helpen.
