Deze week gaf ik tijdens de lunch een webinar over de Microsoft 365 applicatie Power Automate. Een leuk programma om veel van je werkprocessen mee te automatiseren. Je kunt het zien als een soort ‘als-dit-dan-dat’-programma: als situatie x zich voordoet, dan moet y automatisch in werking worden gesteld. Heel handig als je vaak voorkomende acties wilt automatiseren.
Even een voorbeeld: in een SharePoint documentenbibliotheek plaatsen we documenten waar op een bepaald moment een collega feedback op moet geven. Hoewel feedback vragen gewoon onderdeel is van ons werk, zijn we daar onbewust best veel tijd mee kwijt – en erg leuk en uitdagend is het natuurlijk ook niet. Wij hebben dit daarom geautomatiseerd met Power Automate. Iedere keer als een document in SharePoint de status ‘ter goedkeuring’ krijgt, krijgt de eindverantwoordelijke automatisch een chat in Teams met daarin de naam van het document en de naam van de verantwoordelijke voor dit document (de persoon die graag feedback wil ontvangen).
Het bespaart ons per document een paar minuten werk. Maar als je al die minuten in een jaar bij elkaar optelt, besparen we stiekem behoorlijk veel tijd door dit proces te automatiseren!
Wil je nog meer voorbeelden of uitleg over het starten met Power Automate? Bekijk dan ook mijn vorige blog hierover.
geleerde lessen uit de webinar
In de webinar zijn we verder ingegaan op wat Power Automate precies is en bespraken we nog meer handige voorbeelden. Uiteraard hebben we ook gekeken naar het programma zelf en de eerste zogenaamde ‘automated flows’ in elkaar geklikt. Een aantal belangrijke lessen die hieruit voortkwamen:
- Bedenk vooraf welk proces je wilt automatiseren en schrijf dit het liefst zo gedetailleerd mogelijk uit. Misschien een inkoppertje, maar wel een hele belangrijke stap die je niet mag vergeten! Als je duidelijk uitschrijft wat je wilt automatiseren, welke triggers er zijn (wat er moet gebeuren om dit proces af te trappen), wat het resultaat moet zijn (wat er in werking moet worden gesteld als deze situatie zich voordoet) en of er uitzonderingen zijn (wanneer deze actie níét uitgevoerd moet worden), wordt het maken van de automatische flow een stuk gemakkelijker.
Durf ook buiten de huidige paden te kijken: houd je elkaar nu op de hoogte via een chat in Teams? Bedenk of dit misschien niet gemakkelijker kan in een SharePointlijst of takenlijst, omdat dat overzichtelijker is óf gemakkelijker te automatiseren. - Laat je inspireren door bestaande templates: beter goed gejat dan slecht bedacht! In Power Automate zijn heel veel templates of sjablonen beschikbaar van veelgebruikte flows. Je hoeft dus niet altijd zelf het wiel uit te vinden, maar kunt doorbouwen op de kennis van een ander. Met bestaande templates kun je snel starten met de flow die jij bedacht hebt. Daarnaast is het een goede inspiratiebron om nog meer processen te automatiseren.
- Van proberen kun je leren: het hoeft niet in 1x goed te zijn. Het is soms moeilijk inschatten of een geautomatiseerde flow je echt tijd gaat besparen, of je echt aan alle voorwaarden hebt gedacht en niets vergeten bent. Automatiseer een proces en spreek met je team een proefperiode van een paar weken af. Hierna bespreek je de aandachts- of verbeterpunten zijn en voer je ze door. Helaas kan het voorkomen dat een automated flow toch niet zo’n goed idee is, of niet geschikt voor dit proces. Jammer, maar het is geen schande om gewoon weer terug te gaan naar de tekentafel.
- Soms kun je processen ook verbeteren zonder technologie! Power Automate inzetten hoeft geen doel op zichzelf te zijn, maar het streven naar verbeterde werkprocessen is dat natuurlijk wel. Soms is daar geen technologie voor nodig. Het helpt het al enorm om duidelijke werkafspraken te maken en elkaar hier scherp op te houden.
Mails doorsturen tijdens je vakantie en achteraf automatisch kunnen checken of deze wel echt opgepakt zijn: ga je dat proces automatiseren? Of spreek je gewoon duidelijk af dat de verantwoordelijkheid voor de afhandeling van de mails tijdens jouw vakantie bij een ander ligt?
reacties van deelnemers
In de webinar waren verschillende mensen aanwezig. Uiteraard kwamen ze uit verschillende bedrijven en sectoren. Maar ook het kennisniveau van Power Auotmate varieerde: van iemand die het programma voor het allereerst zag, tot deelnemers die zelf al het een en ander geprobeerd hadden te automatiseren. Hoewel we echt bij de basis begonnen, was er ook voor de gevorderde deelnemer zeker iets uit te halen.
Na een uur kennismaken met Power Automate, vroegen we ter afsluiting in een poll naar de gemoedstoestand van de deelnemers. Zie hier het resultaat:
vind je het jammer dat je de webinar gemist hebt? dan is er goed nieuws!
Op donderdag 3 maart geven we deze lunchwebinar namelijk nog een keer! Deelname is gratis, je hoeft je alleen van tevoren aan te melden via deze link: https://www.work21.nl/contact/powerautomate. Ik zie je heel graag terug op donderdag 3 maart!
Heb je al eerder vragen of wil je alvast een keer willen overleggen? Neem dan vooral contact op met mij, Jessy Groen, of mijn Power Automate partner in crime binnen work21: Jelle Hamming.
