Mooi, je bent Team eigenaar (owner) in MS Teams, gefeliciteerd! Maar: with great power comes big responsibility. Je bent namelijk niet alleen verantwoordelijk voor het aanmaken van het Team maar ook voor de toegang, de inrichting én (last but not least!) de inhoud. In deze blog daarom EHBO (Eerste Hulp Bij Ownership) van een Team. Werken in MS Teams gaat primair vanuit twee rollen: eigenaar en lid. Wel zo fijn, want je bent lid van een team óf niet. Het is dan niet nodig je nog verder te verdiepen in wie toegang heeft tot welk kanaal, map of bestand. Dat is aan de voorkant geregeld. Wie regelt dat dan? Juist, de eigenaar van een Team! En voor publieke Teams geldt nog eens dat medewerkers zichzelf lid kunnen maken. Toegang in een notendop en 0 tussenkomst van een IT helpdesk medewerker. Help, ik ben Team eigenaar…
Maar hier gaat natuurlijk wel wat aan vooraf. Afhankelijk van hoe governance (klik vooral even hier) is ingeregeld, zal een Team-eigenaar moeten weten wat deze zelf moet beoordelen, regelen of doen. Ik ga voor het gemak nu even uit van de situatie dat het beruchte “Teams-aanmaakproces” prima geregeld is binnen de organisatie. Voor de invulling van de taken en verantwoordelijkheden van een eigenaar hieronder een aantal scenario’s ter illustratie en inspiratie in drie categorieën.
toegang regelen
Stel, je stelt je team samen en spreekt met elkaar af te gaan samenwerken in Teams. Dan start je natuurlijk met het aanmaken van een team en het toevoegen van de leden. Je wijst zéker een tweede persoon aan als mede-eigenaar.
Maar wellicht is je team is een (formeel) organisatieonderdeel zoals een afdeling en je bent volgens de structuur eindverantwoordelijk voor de afdeling. Jij en een tweede persoon, zoals bijvoorbeeld management ondersteuning, zorgen dat (nieuwe) collega’s worden toegevoegd (soms kan dat automatisch). En wil je nu ook nog gasten (externen) uitnodigen én ontvangen? Dan regel jij dat dus ook als eigenaar.
Enne… je ziet er natuurlijk altijd op toe dat nieuwe leden wegwijs worden gemaakt in de werkomgeving en werkafspraken…
eigenaar van het Team = eigenaar van de inhoud
Punt.
Maar nu met wat meer context. Werkafspraken en gewenst gedrag in de kanalen zijn natuurlijk voor alle teamgenoten duidelijk. Jij houdt even een oogje in het zeil. Bijvoorbeeld dat iedereen de “reply” knop weet te vinden en dus ook gebruikt. Of dat iedereen netjes een titel boven een post zet. En een “@-mention” ook weer niet te vaak gebruikt…
En daarbij, een Team is een werkplek om samen te werken, een plek voor co-creatie. Als documenten klaar zijn worden ze gepubliceerd in een centrale (SharePoint) bibliotheek of document management systeem, zodat de rest van je organisatie er ook wat aan heeft. Jij als eigenaar ziet er op toe dat iedereen (incl. jezelf) zich aan deze werkafspraak houdt. En ben je klaar met je project, en dus Team? Archiveren maar! Ja, dat moet je wel even als eigenaar in de gaten houden.
Geen zorgen, een gearchiveerd Team kun je blijven raadplegen (read-only) en zelfs herstellen indien nodig. Maar let op! Er kan een bewaartermijn bepaald zijn vanuit beleid (life cycle management), wat ook kan betekenen dat iets verwijderd wordt na een bepaalde periode. Opruimen is ook nog gewoon nodig.
Hier is natuurlijk nog veel over te vertellen, maar denk vooral aan het eerste punt.
kanalen, Apps, Tabs, Connectors, Extensions,… help!
Tja, al die mogelijkheden kunnen nog wel eens overweldigend zijn. Zéker als je in meerdere Teams werkt met even zoveel notificaties. Maar net als werken in Teams op zich, maak je eerst met je teamgenoten afspraken hoe je met elkaar samenwerkt, vóórdat je er een digitaal hulpmiddel (tool) bij zoekt. Niet handig? Niet gebruiken!
Apps als OneNote, Tasks by Planner & To Do, Whiteboard, Lists zijn misschien wel de populairste tools om te gebruiken in digitaal (projectmatig) samenwerken. Probeer het een keer, experimenteer. Is het niks? Geen zorgen, Excel bestaat ook nog steeds!
Overigens, je moet niet alles zelf doen, regel hulp, stel vragen. Maak iemand mede-eigenaar, of wijs bijvoorbeeld een onderdeel aan iemand toe. En als je de functionaliteiten nog niet begrijpt, leun dan op het enthousiasme van die ene teamgenoot die het al gebruikt. Een Team-eigenaar is niet per definitie een expert.
Team eigenaar = eindbaas!
Dat klinkt allemaal als veel werk, maar bedenk dat je ook een hoop autonomie hebt en véél minder afhankelijk bent van bijvoorbeeld een ICT helpdesk. Natuurlijk hangt veel af van hoe zaken aan de voorkant zijn ingeregeld op organisatieniveau, maar binnen je Team kun je echt heel veel zelf regelen en dingen voor je laten werken. En dat jij de eindbaas bent, wil overigens niet zeggen dat de overige teamgenoten niet verantwoordelijk zijn. Samenwerken doe je samen.
Door aan te geven dat je graag hoort hoe anderen er tegenaan kijken, creëer je ruimte voor de ander om zijn/haar perspectief te delen en hoef je zelf niet in te vullen hoe een ander er in staat.
Wil je meer weten over hoe work21 jouw organisatie kan ondersteunen? Meer tips of verder praten? Neem contact op met Mark van der Stelt!
Voor je dagelijkse dosis praktische tips volg je natuurlijk onze LinkedIn-pagina.
