Hoe de Together mode in Teams ons minder moe en meer verbonden kan laten voelen

5 oktober 2020
Nadine Lammers
5 minuten leestijd

Sinds kort is er een nieuwe optie in een Teams videocall: de Together mode, of Modus samen in het Nederlands. Met deze optie zitten jij en je collega’s niet meer ‘opgesloten’ in je eigen schermpje, maar zitten jullie samen in een virtuele ruimte. Je wordt losgeknipt van je achtergrond en tussen je collega’s in een gezamenlijke achtergrond geplaatst. De grenzen tussen de verschillende werkplekken vervagen, en even is het alsof jullie echt samen zijn zoals op kantoor. Een bewuste zet van Microsoft tijdens de pandemie, maar waarom? Wat voor effecten heeft het op ons? En wat zegt de psychologie daarvan?

De oorzaak

Na de eerste weken thuiswerken door de pandemie merkten veel mensen dat videobellen erg veel energie kostte. Na een hele dag vol digitale meetings waren de meeste mensen erg vermoeid. Zo ook bij Microsoft. Daar wilden ze wat op bedenken, maar wat?

Toevallig was er een talkshow host in het netwerk van Jaron Lanier, een medewerker van Microsoft, die een oplossing zocht voor het gebrek aan interactie met zijn publiek nu hij zijn TV show vanuit huis opnam. Hij miste de verbinding. Lanier ging samen met zijn collega’s (zowel programmeurs als psychologen) aan de slag om hem te helpen. Microsoft was al langer bezig met het idee om mensen virtueel samen te laten komen, door ze los te knippen van hun achtergrond en samen in een ruimte te plakken. Door de pandemie kwamen deze ontwikkelingen in een stroomversnelling. De oplossing die ze bedachten, werd uitgewerkt tot de Together mode.

Met de Together mode voelt het alsof je samen bent in dezelfde ruimte, wat tijdens de pandemie fysiek niet (altijd) mogelijk is. De Together mode bleek ook goed te werken tegen het vermoeidheidsprobleem van het videobellen: twee vliegen in één klap. Maar hoe komt het dat de Together mode de vermoeidheid verlaagt en de verbinding verhoogt? En welke andere effecten heeft het op ons gevoel en gedrag?

De psychologische effecten van de Together mode

vermoeidheid neemt af
Het is gemakkelijker om je te concentreren op de meeting in de Together mode. Je bent minder afgeleid door je eigen scherm (zit mijn haar wel goed?), omdat je je automatisch op de groep richt. Ook valt het anderen eerder op wanneer je iets anders aan het doen bent. Meteen een goede motivatie om meetings kort en efficiënt te houden 😉. Daarnaast heeft iedereen een vaste plek gedurende de meeting. In de Gallery view wisselen mensen nog wel eens van plek als ze aan het woord komen. Het kost het brein veel energie om dit te verwerken. Als laatste ziet iedereen hetzelfde scherm, met dezelfde volgorde aan teamgenoten. Ieder heeft dus zijn eigen plek. Je kunt de volgorde gebruiken in je teammeeting, bijvoorbeeld bij een rondvraag.

verbondenheid stijgt
Door het wegnemen van de grenzen tussen jou en je collega’s ontstaat er een groepsgevoel. Je ziet elkaar weer meer als een team. Dit heeft een positief effect op het vertrouwen en respect in de groep. Je voelt je wat meer een onderdeel van het geheel. Ook kun je elkaar ‘aankijken’ of ‘aanraken’. Het is even wennen, maar geeft een extra dimensie. Je kunt bijvoorbeeld je buurman of vrouw een high five geven. Het activeert speelsheid en plezier. Daarnaast kun je elkaar gerichter aankijken dan bij normaal videobellen.

gesprekken verlopen meer natuurlijk
Door de Together mode wordt ons gevoel van ‘social awareness’ geactiveerd. Dit betekent dat we ons ervan bewust zijn dat we in een groep zijn en ons op een bepaalde manier moeten gedragen. Je gaat letten op hoe je gedrag overkomt op de rest. In de Together mode zie je de sociale signalen en non-verbale communicatie gemakkelijker dan in de Gallery mode. Je ziet in één oogopslag of je collega’s knikken, zijn afgedwaald of je niet helemaal begrijpen. Uit de testen van Microsoft tijdens het ontwikkelen bleek ook dat mensen minder lang het woord nemen, omdat ze eerder doorhebben dat anderen ook wat willen zeggen.

minder stress
We hebben graag een bepaalde afstand tot anderen. Die persoonlijke ruimte komt soms in het gedrang tijdens het videobellen, als mensen dicht op hun camera zitten. Als je mensen een tijd van dichtbij ziet kan dat een stressreactie in je lijf activeren. In het echt zou je het niet prettig vinden als iemand zo dichtbij komt, bedreigend zelfs. De natuurlijke reactie is dan om te vechten of vluchten, wat stresshormonen opwekt. Dit kan zich allemaal onbewust voltrekken. In de Together mode zit iedereen veilig op een afstandje. Je kunt desnoods je buurman of vrouw een virtueel zetje geven als hij/zij te dichtbij zit.  

social awareness

We worden dus socialer als we in de Together mode overleggen, en ook nog eens minder vermoeid. Zodra we het gevoel hebben dat we in één ruimte zijn, wordt de social awareness getriggerd en gaan we ons anders gedragen. De techniek van de Together mode biedt dus voordelen op het gebied van gedrag en mentaal welzijn. Het gedragsaspect is heel belangrijk in het ontwerpen van nieuwe software. Jeff Teper van Microsoft zegt hierover:

When you work on collaborative technology, it’s easy to think that if we just build a really cool tool, people will work together like a hyper-efficient factory. But humans are social beings who connect emotionally using body language and verbal cues to build feelings of trust, and part of what makes a team is a shared purpose and sense of trust. Together mode is rooted in human psychology and sociology.”

Jeff Teper, Microsoft

Juist in deze pandemie is het belangrijk dat we ons verbonden voelen met anderen. Uit onderzoek blijkt dat eenzaamheid veel negatieve effecten kan hebben op je fysieke en mentale gezondheid, zoals hogere kans op hart- en vaatziekten, depressie en achteruitgang in geheugen en leervermogen. Voor mensen met minder verbinding in hun privéleven kan de verbinding met collega’s dus essentieel zijn in deze tijd.

Together mode gebruiken

Nu je alles weet over de psychologie achter de Together mode is het tijd om het zelf te gaan ervaren. Om de Together mode aan te zetten, klik je tijdens een meeting op meer opties, de drie puntjes in de zwarte balk bij je camera en microfoon. In het rijtje van de opties staat Together mode. Als je hierop klikt, verander je van de ‘normale’ weergave naar de collegezaal. Je kunt de Together mode aanzetten als je met minimaal 5 en maximaal 49 mensen bent. Als je weer terug wilt naar de andere modus, klik je op Gallery.

De Together mode komt goed van pas in situaties waarin meerdere mensen aan het woord komen. Gebruik het bijvoorbeeld tijdens discussies, of stemmingen. Ook kun je de Together mode gebruiken als afwisseling tijdens een presentatie of training. Op die manier hou je contact en zie je goed hoe iedereen erbij zit. Het is minder handig om de Together mode te gebruiken in situaties waarin er weinig/geen interactie gewenst is en er vooral veel gezonden moet worden. Lees hier meer over wanneer je de Together mode het best kunt gebruiken.

Later dit jaar zullen er ook andere achtergronden of ‘virtuele ruimtes’ bij komen voor de Together mode. Zo kun je een setting kiezen die bij de meeting past. Kijk alvast naar dit artikel of dit filmpje voor een voorproefje!