Dat technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen en dat daarmee onze wereld snel verandert en andere eisen aan ons stelt, is voor de meeste mensen geen nieuws meer.
Elk bedrijf, elke organisatie krijgt daarmee te maken. Denk aan zorg op afstand door het gebruik van apps, slimme meetapparatuur of het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Maar denk ook aan innovaties thuis: een oven die op afstand te bedienen is, zodat het eten klaar is als je thuiskomt of een zelfrijdende auto.
De digitale kloof
De digitale vaardigheden van medewerkers en van ons als mens worden daarmee steeds belangrijker. Digitale vaardigheid behelst veel meer dan handig zijn met de laptop of PC. Ben je bijvoorbeeld in staat om technische oplossingen te bedenken voor problemen in dagelijkse werkprocessen en begrijp je wat technologie daarin kan betekenen. Ben je in staat informatie en gegevens te interpreteren en op waarde te schatten? Fake-news te herkennen? Kun je op een veilige manier technologie gebruiken? Denk aan het herkennen van WhatsApp fraude of phishing mails.
Digitale vaardigheden zijn voor iedereen cruciaal om deel te kunnen nemen aan de maatschappij van nu en later. De digitale kloof is een erkend begrip. Het bezitten van, toegang hebben tot, het willen en kunnen gebruiken van technologie dragen bij aan welzijn en welvaart.
Dit zorgt voor nieuwe uitdagingen en vraagstukken rondom maatschappelijke ongelijkheid. Als je niet in staat bent je aan te passen aan nieuwe technologische ontwikkelingen, kan het zomaar zijn dat jouw zorg er straks anders uitziet dan die van je buurman. Of denk aan ongelijke kansen voor leerlingen die geen toegang hebben tot technologie omdat ze dit zich niet kunnen veroorloven.
Door te investeren in de digitale vaardigheden van medewerkers investeer je niet alleen in je organisatie, maar ook in de welvaart en het welzijn van medewerkers en overbrug je de digitale kloof. Daarmee kunnen medewerkers weer een bijdrage leveren door producten, middelen, diensten te ontwerpen die makkelijk te gebruiken en voor iedereen beschikbaar zijn. Zo blijf je als organisatie wendbaar in een tijd waar de ontwikkelingen zich in een razend tempo opvolgen.
Aandacht voor digitale vaardigheid
De universiteit van Twente deed eerder onderzoek naar de improductiviteit die het gebruik van ICT met zich meebrengt, maar liefst 7,6% van de tijd van medewerkers gemiddeld! Dit betreft niet alleen de vaardigheden van medewerkers maar ook het (dis)functioneren van de techniek. Een mooie rekensom om eens voor je organisatie te maken en te kijken welke kosten je kunt besparen door in te zetten op het verbeteren van deze vaardigheden.
Toch kom ik regelmatig bij organisaties waar vaak weinig tot geen aandacht is voor het versterken van digitale (basis)vaardigheden. Daarbij komt ook dat mensen vaak slecht zijn in het beoordelen van de eigen digitale vaardigheid en zichzelf dus snel overschatten. Dat maakt de urgentie om digitale vaardigheid op de agenda te zetten alleen nog maar groter.
In de praktijk zien we regelmatig dat minder digitaal vaardig zijn voor problemen zorgt in het dagelijks werk. De servicedesk of helpdesk is heel druk met het beantwoorden van allerlei vragen, maar er is geen (goedwerkend) proces ingericht om de vragen te verzamelen en daar communicatie, trainingen of IT-oplossingen voor in te richten ter voorkoming van deze vragen. Je redt het dan niet met het plaatsen van een bericht op intranet of met een instructie. Wat tot frustraties leidt bij gebruikers, maar ook bij servicedeskmedewerkers.
Als we met de adoptie van een nieuwe applicatie aan de slag gaan is er veel aandacht voor het integreren van de applicatie in het werk, wat natuurlijk een goede stap is! Mooier nog is als we ook de volgende stappen mogen zetten met organisaties en we ervoor zorgen dat digitale vaardigheid, maar meer nog de mindset die daarbij hoort, onderdeel kunnen maken van de dagelijkse processen. Zo vergroten we het probleemoplossende vermogen van mensen en leren we organisaties om te gaan met blijvende veranderingen.
Aan de slag
Een hoop te doen dus! Vaardigheden kun je leren. Met trainingen, door het te doen en te experimenteren kun je jezelf steeds verder ontwikkelen. Aandacht voor digitale vaardigheden vraagt betrokkenheid van alle afdelingen. En hoe zorg je er nou voor dat die aandacht blijft? Een aantal handvatten vanuit verschillende perspectieven:
Organisatie
- Borg digitale vaardigheden door ze op te nemen in de processen van personeelszaken. Denk hierbij aan aannameprocedures, inwerkprogramma’s en persoonlijke ontwikkelgesprekken.
- Neem toekomstige technologische ontwikkelingen specifiek mee in nieuwe beleidsplannen. Wat vragen de ontwikkelingen aan de kennis en kunde van mensen? Wat betekent dit voor de digitale vaardigheden?
- Zorg voor een goede verbinding tussen ICT, HR en communicatie. ICT kan de signalen van de organisatie oppakken en samen met HR en communicatie zorgen voor een continu leerproces: welke vragen komen veel voor, hoe kunnen we ze oplossen, welke behoefte heeft de organisatie?
Mens
- Maak duidelijk waarom digitale vaardigheden belangrijk zijn voor je organisatie en medewerkers. Welk voordeel levert het op?
- Vergroot het probleemoplossend vermogen van de organisatie en de zelfredzaamheid van medewerkers. Bijvoorbeeld door lessons learned te delen, fouten en problemen bespreekbaar te maken en ruimte te geven om te leren.
- Betrek leidinggevenden. Zij spelen een belangrijke rol in de aandacht voor digitale vaardigheden. Ze weten goed wat er speelt bij hun medewerkers en zijn natuurlijk zelf ook gebruiker! En zij hebben een voorbeeldrol.
- Luister naar gebruikers: Welke onderwerpen spelen er? Hoe kan je ze ondersteunen? Denk daarbij niet alleen aan trainingen, maar bijvoorbeeld ook aan een gebruiksvriendelijke handleiding.
Techniek
- Zet gebruiksvriendelijkheid voorop bij de aanschaf en inrichting van applicaties, betrek gebruikers hier ook bij. Geef antwoord op de vragen: Waarom deze applicatie? Welk probleem lost het op? En voor wie? Let ook op factoren als ergonomie en intuïtief gebruik.
- Kijk kritisch naar standaardinstellingen, ondersteunen ze het gewenste gedrag? Zorgen de instellingen voor een soepel lopend werkproces?
- Zorg voor een juiste balans tussen technische veiligheid en productiviteit. Laat je niet verleiden tot technische beperkingen uit veiligheidsoverwegingen. Gebruikers gaan dan andere (onveilige!) oplossingen bedenken om hun werk te kunnen doen, waar je geen zicht op hebt. Noodzakelijke instellingen voor veilig gebruik kun je aanvullen met heldere werkafspraken. Maak daarbij vooral duidelijk waarom de instellingen en de afspraken belangrijk zijn.
De digitale vaardigheid vergroten?
Digitale vaardigheden zijn niet langer iets om je werk te kunnen doen, maar zijn een wezenlijk onderdeel van je werk (en het dagelijks leven). Door er echt in te investeren vergroot je de productiviteit van je organisatie. Ik denk dat investeren in digitale vaardigheden leidt tot meer plezier in het werken met technologie en daarmee tot meer werkplezier.
Neem contact op met Marieke Kuijf om erachter te komen hoe we jouw organisatie digitaal vaardiger kunnen maken, zodat ook jouw organisatie toekomstbestendig en wendbaar blijft!
