Let’s make meetings great again: tips voor meer interactie

1 maart 2021
Lotte Wendrich
6 minuten leestijd

De afgelopen weken zijn vergadervrije weken en dagen meerdere malen voorbijgekomen in het nieuws. Zilveren Kruis heeft deze week geen enkel overleg en een docent bij de Universiteit van Tilburg maakte zich eerder dit jaar al hard voor een week zonder overleg.

Wanneer je een willekeurig iemand spreekt over werken, is de kans groot dat je iets hoort over hoe vermoeiend de online vergaderingen zijn. De variaties zijn eindeloos: overleggen die maar uit blijven lopen, een vergadering waarin alleen gezonden wordt of dagen vol met backtoback vergaderingen. Ik geloof echter dat vergaderingen leuk kunnen zijn. Dat wanneer we weten hoe we variatie kunnen toevoegen aan een overleg, we de aandacht van de mensen vast kunnen houden. En dat je zelfs met meer energie een vergadering kan verlaten dan dat je de vergadering begon.

Laat ik even eerlijk zijn: vaak zijn online vergaderingen een stuk vermoeiender dan vergaderingen die we op kantoor hadden.

Vermoeiend

Doordat we een stuk non-verbale communicatie missen, vullen we dit onbewust in. Ons brein focust dus zowel op het gesprek zelf als wat er zich non-verbaal afspeelt in de groep. En dat is vermoeiend. Daarnaast komen achtergrondgeluiden vaak nét wat harder binnen dan wanneer je met elkaar in dezelfde ruimte zou zitten. Denk hierbij aan het klikken van een pen of het schrapen van een keel. Iedereen muten kan hiervoor een oplossing zijn, maar dan zie je dat mensen vaak minder snel reageren op elkaar, wat de flow uit het gesprek haalt.

En over die flow gesproken… een natuurlijke stilte kan tijdens een fysiek overleg heel fijn overkomen, maar online kun je aan het twijfelen slaan of de stilte daadwerkelijk een stilte is, of dat iemand bevroren is. Je brein maakt weer een zijsprongetje en is afgeleid. Opnieuw je concentratie erbij halen kost vaak wat energie.

En als we het hebben over de kop-staart vergaderingen, ken je vast zelf ook genoeg redenen waarom deze veel energie kosten. We zijn niet gemaakt om 8 uur achter een scherm te zitten met maar 30 minuten pauze tussendoor. We hebben beweging nodig, interactie en informele contactmomenten.

een jongen waar stoom uit de oren komt van frustratie

Meer energie

De basis-ingrediënten die helpen om meer energie in een vergadering te krijgen:

  • Zet apps uit die je nu niet nodig hebt, zodat je minder verleiding voor afleiding hebt. Je mail, je telefoon, je meldingen in Teams. Afleiding is hardnekkig. Je hebt vaak minstens 25 minuten nodig om je aandacht weer terug te krijgen wanneer je toch even je mail bent gaan bekijken.
  • Maak een overleg korter. Collega @Sanneke geeft als tip om vergaderingen 45 of 50 minuten te laten duren. Daarnaast kan het helpen om een vergadering niet strak op het hele of halve uur te laten beginnen, maar 5 of 10 minuten later. Zo heb je na een vergadering even de tijd om los te komen van je scherm, wat aandachtspunten op te schrijven en over te schakelen naar het volgende onderwerp. En niet te vergeten: even wat te bewegen en iets te drinken te pakken. Die 10 minuten zijn zo om. Een half uur zou zelfs beter zijn om te kunnen schakelen.
  • Kijk eens hoe de modus samen of de grote galerij voor je werken in Teams. In een eerder artikel van collega Nadine lees je meer over de voordelen van de modus samen.
  • Vind je het ongemakkelijk dat je jezelf blijft zien tijdens een Teams overleg? Je bent niet de enige. Breng hier je stem uit zodat je dit hopelijk op korte termijn voor jezelf kan uitzetten.
  • Daag mensen uit om non-verbaal actief deel te nemen. Kijk of je handgebaren kunt afspreken. Deze komen altijd actiever over dan de emoticon van applaus (al vind ik dit alsnog een fijne toevoeging!). Je kan denken aan handgebaren als applaus of je hand opsteken wanneer je herkent wat er verteld wordt.
  • Zorg voor een check in en een check out. Zo kan je zelf ook net wat makkelijker ‘lezen’ hoe de deelnemers erbij zitten. Denk bijvoorbeeld aan een persoonlijk weerbericht. Of laat iedereen een emoticon in de chat neerzetten die passend is voor dit moment. Een ander alternatief is om iedereen een duim in de lucht te laten steken: omhoog is prima/goed, de duim in het midden is mwamwa en een duim omlaag is laag in energie/niet oké. Pas je programma aan de behoefte van de groep aan. Denk ook eens aan een check in halverwege je overleg: is iedereen er nog bij, zijn er vragen, hoe is het tempo? Laat mensen kort antwoord geven in de chat, bijvoorbeeld net na de pauze.

Maar! Laten we nog wat meer interactie toevoegen, want: let’s make meetings great again!

een raket met daarnaast de tekst: let's get started!

Interactie

  • Een vergadering die voornamelijk uit zenden bestaat, staat garant voor vermoeide en verveelde mensen. Kijk of je je boodschap in een andere vorm kan overbrengen. Deel wat je te zenden hebt vooraf in een nieuwsbericht in Teams, of via een ander communicatiekanaal dat jullie gebruiken. Zelf maken we graag korte videoberichten waarin we elkaar een update geven. Zo kan iedereen dit stukje informatie vooraf ‘tot zich nemen’ en kunnen we tijdens het overleg meteen de inhoud in.
  • Je verhaal visueel maken kan ook enorm helpen om de aandacht erbij te houden. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van een miro-bord (of een alternatief daarvoor) tijdens een brainstormsessie: bij dit soort tools heb je de mogelijkheid om post-its te plakken, mind maps te maken met grote groepen en flowcharts met elkaar op te zetten. Ook hebben deze tools vaak een goede voorraad templates die je kunt inzetten. Denk daarnaast ook eens aan de whiteboard optie van je digitale vergadertool om onderwerpen uit te tekenen, en laat de groep deze verder aanvullen. Dit alles hoeft er niet meteen fancy en gelikt uit te zien, maar doordat je je verhaal woorden en plaatjes geeft, maak je voor iedereen meteen concreet waar het over gaat. Miro.com, mural.com of de jamborden van Google zijn online tools die je hierbij kunnen helpen. Maak eens een gratis account aan en probeer de mogelijkheden uit met een paar collega’s.
  • En wat denk je van Forms van Office365 of van Google? Deze kan je inzetten om vooraf bij je groep informatie op te halen of juist tijdens het overleg om ergens over te stemmen.

Heb je toch veel te luisteren tijdens een overleg? Grijp dan eens naar pen en papier en begin met het maken van wat doodles. Je hoeft geen visueel verslag te maken van het overleg (mag natuurlijk wel), maar het tekenen van wat eenvoudige figuren die niets voor hoeven te stellen zorgt dat je aandacht al meer bij het gesprek blijft. Bekijk eens dit TED filmpje van Sunni Brown over doodlen. En ben jij ervan overtuigd dat je echt niet kan tekenen? Dan is dit TED filmpje van Graham Shaw ook een aanrader.

meisje heeft een groot potlood vast

Koffie kletspraatjes

Een van de dingen die we het meest missen tijdens het thuiswerken – en bij overleggen – zijn de momenten dat we elkaar tegenkomen bij de koffieautomaat. Met z’n vijftienen in een onlineoverleg kletst het ook wat minder makkelijk tegelijkertijd. Gevolg hiervan is dat we meteen de inhoud induiken, terwijl die informele momenten ook zo nodig zijn. Dit kan je opvangen door aan het begin van een overleg 5 tot 10 minuten te pakken en de groep in te delen in break-out rooms zodat collega’s in een kleine samenstelling kunnen bijkletsen. Heb je een lang overleg op de planning staan? Dan kan je nog zo’n moment inplannen na de pauze. Zorg ervoor dat de groepen de tweede ronde een andere samenstelling hebben.

Daaaag online vergader-moeheid!

Er valt nog een hoop te winnen en te leren in onze digitale overlegwereld. En alles wat we daarin opsteken kunnen we blijven inzetten wanneer we fysiek weer aan tafel mogen zitten. Een win-win situatie dus om aan de slag te gaan met de online vergadermoeheid.

  • Daag je collega’s uit en draag een paar nieuwe werkvormen aan voor het eerstvolgende werkoverleg.
  • Kijk of je vooraf informatie kan delen in een passende vorm en of vergaderingen ingekort kunnen worden zodat je meer tijd hebt om te schakelen.
  • Maak sommige onderdelen offline zodat mensen ook even weg kunnen van het scherm.
  • Laat mensen een wandeling buiten maken terwijl ze bellen met één of twee collega’s en het hebben over een onderwerp van de agenda.
  • Maak gebruik van de (creatieve) digitale mogelijkheden die er zijn, experimenteer en laat je mensen zelf ook mogelijkheden aandragen.

Wil je graag verder praten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Lotte Wendrich.