Sinds de uitbraak van Covid-19 maken steeds meer organisaties gebruik van Microsoft Teams. In de meeste gevallen om online te kunnen vergaderen, maar steeds meer organisaties zetten het in om goed samen te werken op afstand.
Een trend die ik veel zie bij onze klanten is dat teams de kanalen in Microsoft Teams ook gebruiken voor een “koffieklets” praatje. Daarnaast worden belangrijke mededelingen ook steeds vaker in Teams gezet. Een mooie ontwikkeling wat mij betreft, niets is fijner dan zoveel mogelijk informatie op één plek. Tijdens de Microsoft Teams trajecten die ik heb begeleid in de afgelopen maanden hoorde ik vaak terug:“Weer een nieuwe tool? Ik moet al op zoveel plekken kijken.” Tja, dan kun je nog zo’n fan zijn van een tool… Hoe houd je overzicht en verzamel je de informatie zoveel mogelijk op één plek?
Wist je dat je Microsoft Teams ook ingezet kan worden als communicatiekanaal?
Een aantal organisaties experimenteert al met Teams als communicatiemiddel, en de eerste reacties zijn positief. Eén van de grootste voordelen is dat alle interne informatie op één plek samenkomt. Collega’s kunnen in Teams terecht om alle informatie over verschillende klanten, projecten, samenwerkverbanden en communicatie vanuit de organisatie op te zoeken, te bekijken en aan te vullen. Dit houdt het compact en overzichtelijk. Er zijn twee manieren om Teams in te zetten als communicatiekanaal. Beide manieren zal ik toelichten.
Intern communicatie team
Binnen Teams kun je een team aanmaken met bijvoorbeeld de naam interne communicatie. In het kanaal algemeen plaats je alle belangrijke informatie die je organisatie breed deelt.
Om zo’n bericht extra op te laten vallen kun je werken met een aankondiging.
Het verschil tussen een aankondiging en een regulier bericht is dat een aankondiging een ‘brede balk’ met kleur krijgt met daarin dik gedrukte letters. Over het kleurgebruik kun je binnen de organisatie afspraken maken, bijvoorbeeld:
- rood gebruiken we voor zeer belangrijke en urgente mededelingen;
- blauw gebruiken we voor reguliere berichten.
Zo is het in een oogopslag duidelijk om wat voor soort bericht het gaat. Natuurlijk zijn er nog veel meer handige kleurafspraken te bedenken.
SharePoint integreren als een tabblad in Teams
Binnen Teams kun je verschillende kanalen aanmaken met ieder zijn eigen communicatiedoel. Maar wist je ook dat je binnen een kanaal een tabje kunt plaatsen naar bijvoorbeeld SharePoint? Handig wanneer jullie SharePoint inzetten als intranet. Wanneer collega’s het intranet willen benaderen via Teams voorkom je dat ze het gevoel hebben op meerdere plekken te ‘moeten’ kijken.
De gebruiksvriendelijkheid van SharePoint is enorm verbeterd. Nu richt je ook als ‘leek’ de tool gemakkelijk in. Daarnaast heeft SharePoint een enorme verbeterslag gemaakt qua lay-out: met een paar klikken en een beetje creativiteit ziet je pagina er al snel mooi uit.
Zo kun je zelf eenvoudig bijvoorbeeld een ‘wie is wie’ maken, artikelen toevoegen of bijvoorbeeld een bedrijfskalender delen. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Wil je aan de slag met SharePoint als een Tabblad in Teams? Dan vind je onderstaande artikelen wellicht interessant!
- Het uiterlijk van je SharePoint site wijzigen
- Een SharePoint pagina toevoegen als een tabblad in Teams
Overzicht houden
Om overzicht te houden is het belangrijk om werkafspraken te maken met elkaar: hoe werken jullie samen binnen Teams? Denk bijvoorbeeld aan:
- De mogelijkheid dat alleen teameigenaren berichten kunnen plaatsen in een kanaal
- De mogelijkheid tot reacties plaatsen bij bepaalde berichten uit zetten, omdat het alleen om mededelingen gaat.
- Het slim inzetten van @mention: wanneer gebruik je dit wel/niet?
- In het bericht moet duidelijk staan wat je verwacht als actie/reactie van een collega wanneer dit nodig is.
- Het invullen van de onderwerpregel bij een nieuw bericht, zodat het duidelijk is waar een bericht over gaat.
Wist je dat je zelfs een poll aan kunt maken in Teams? Het is net echt
Mogelijkheden verkennen
Onlangs heb ik een verdiepende sessie georganiseerd over het inzetten van Teams als communicatiekanaal bij de TU Delft. Naar aanleiding van deze sessie heeft de communicatieadviseur ICT besloten om de interne communicatie voor de ICT afdeling te delen via Teams op basis van SharePoint als tabblad in Teams. Op deze manier kunnen ze ervoor zorgen dat de communicatie er visueel mooi uit ziet en is alle informatie op één plek terug te vinden.
Wil je ook eens sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Of kijken welke optie het beste bij jullie past? Bel of mail met Robin Hartlieb, hij kijkt graag met je mee!
