Hybride werken. Waar denk jij aan als je deze twee woorden leest? Uit ervaring weet ik dat veel mensen meteen denken aan een vergadersituatie waarin niet iedereen aanwezig kan zijn. In een post-corona wereld waarin we experts zijn geworden in het op afstand werken en waarin collega’s liever thuis werken dan op kantoor zouden we allemaal experts in het hybride werken moeten zijn. Met behulp van camera’s, microfoons en luidsprekers brengen we twee werelden bij elkaar. Maar hybride werken is veel meer dan iemand op een bepaald moment door een digitaal raam mee te laten kijken bij een activiteit. En gelukkig zijn er inmiddels veel tools beschikbaar die het mogelijk maken om het op afstand werken een levendige bedoeling te maken. Voor mij is er een tool in het bijzonder die de ‘echte’ wereld op een natuurlijke manier met de digitale verbindt: OneNote!
De notulen van de laatste vergadering?
Samen brainstormen over een probleem of project?
Dat korte gesprek bij het koffieapparaat niet vergeten?
Het kan allemaal in OneNote!
koppel OneNote aan een samenwerkkanaal
Je kunt een OneNote notitieblok met anderen delen om erin samen te werken. Werk je al in MS Teams? Voeg OneNote dan toe aan een samenwerkingskanaal (tip: Geef het notitieblok de naam van het kanaal om hem goed terug te kunnen vinden). Nu raken jullie notities nooit meer kwijt. Bovendien blijft alles wat jullie vastleggen voor altijd en te allen tijde beschikbaar voor alle betrokkenen. Dat ene losse papiertje raakt niet meer kwijt. Je hoeft niet die ene collega op zijn parttimedag te benaderen, wanneer belangrijke notulen nog niet gedeeld zijn.
meer dan tekst met OneNote
OneNote maakt het mogelijk om op afstand synchroon samen te werken. Verbindt de echte wereld met de digitale: allle collega’s die aanwezig zijn én die er niet bij kunnen zijn kunnen een bijdrage leveren. Laat je de OneNote-pagina waarop jullie samenwerken op een beeldscherm aan iedereen zien? Perfect! Op die manier kunnen jullie de input meteen met elkaar bespreken. Maar OneNote biedt ook mogelijkheden om de samenwerking soepel te laten verlopen, wanner iemand pas later naar de notities kan kijken. Maak een korte video- of audio-opname voor diegene die een vergadering heeft gemist om een overdracht efficiënter of persoonlijker te maken. Geen zin om te typen omdat je meer aandacht aan het gesprek wilt geven? Zet de dictee-functie aan en de tekst verschijnt vanzelf. Door de OneNote-app op je telefoon te installeren kan je gedachtes meteen in je digitale notitieblok kwijt, wanneer deze opkomen. Bijvoorbeeld wanneer je ineens een fantastisch idee hebt tijdens een pauzekoffie of toch nog ’s avonds op de bank.
OneNote ook voor paperlovers
Zelf ben ik, terwijl ik overtuigd ben van digitale tools, een ontzettende fan van fijn papier en heerlijke pennen. Soms heb ik het gevoel meer aandacht voor een gesprekspartner of in een vergadering te hebben, wanneer ik niet een beeldscherm tussen mij en mijn medemensen plaats. Je raadt het al, mijn tip: Installeer de OneNote app. Kan je toch (nog) geen afscheid nemen van je papieren notitieblok? De app heeft een geïntegreerde fotofunctie en met enkele kliks op je smartphone heb je de papieren notities toegevoegd aan je digitale notitieblok.
OneNote = OneLove
Dit zijn enkele voorbeelden van hoe OneNote de samenwerking kan verbeteren wanneer we niet meer altijd op dezelfde locatie of op hetzelfde moment werken. Mijn tip: Ga tijdens de volgende vergadering samen ontdekken welke functies deze tool allemaal te bieden heeft en breng OneNote in je Team onder de aandacht door de notulen hierin vast te leggen. Wees creatief en voeg naast tekst ook een plaatje of een audio toe. Hopelijk slaat de vonk over OneNote = OneLove!
College Jessy Groen, OneNote lover, verzamelde eerder deze voorbeelden voor het slim gebruikmaken van OneNote. Ook schreef ze meerdere blogs over OneNote. Deze vind je hier!
Wil je meer weten over hoe work21 jouw organisatie kan ondersteunen? Meer tips of verder praten? Neem contact op met Robin Hartlieb!
Voor je dagelijkse dosis praktische tips volg je natuurlijk onze LinkedIn-pagina.
