OneNote voor digitale notities: handige voorbeelden verzameld!

Onlangs gaf ik een leuke dame bij een van mijn klanten een 1-op-1 inspiratie-demo over OneNote. Ze had er wel eens iets over gehoord, nog nooit mee gewerkt, maar was wel nieuwsgierig naar de mogelijkheden van dit programma om digitaal notities te maken. Ik gaf een korte introductie en stak van wal met een demo waarin ik begon met het uitleggen van de structuur van OneNote. Na 5 minuten trok deze vrouw aan de rem met de woorden: “Ik weet het niet zo goed, ik denk niet dat ik dit ga gebruiken”. Ik was er even stil van. De dame vroeg daarom: “Gebruik jij OneNote zelf veel?”.

Of ik het veel gebruik? Man! Ik zeg wel eens gekscherend dat ik niet weet hoe ik ooit heb kunnen leven zonder OneNote! En eigenlijk is dat heel erg waar: al het gesleep met mijn papieren notitieblokken, de tientallen rondslingerende post-its en nooit iets terug kunnen vinden in die berg papier. Vreselijk!

Ik zei daarom: “Ja, ik gebruik OneNote heel veel. Wil je een paar voorbeelden zien?” Daar had ze wel oren naar en ik opende verschillende van mijn eigen notitieblokken voor haar. Spoiler alert: deze mevrouw was een kwartiertje later helemaal enthousiast over OneNote en wilde alle tips horen die ik had!

Voor alle OneNote-twijfellaars onder jullie, wil ik daarom graag een aantal voorbeelden van type notitieblokken met je delen die ik veel gebruik. Niet met als doel dat jij dat ook allemaal gaat doen, maar om je aan het denken te zetten over of OneNote jou misschien ook kan helpen.

Allereerst ‘the obvious’: het vergadernotitieblok

In plaats van dat we de notulen van een vergadering in Word zetten, kun je deze notulen ook maken in OneNote. Voor iedere vergadering maak je een nieuwe pagina aan en geef je deze een duidelijke titel, bijvoorbeeld met de datum van de vergadering en eventueel het onderwerp. Dit heeft een aantal handige voordelen:

• Het is voor iedereen duidelijk dat hier de notulen te vinden zijn. Je hoeft dus niet aan het eind van een meeting de notulen rond te sturen. Heb je de meeting gemist? Dan kun je je daar inlezen.
• Eventueel kun je in OneNote ook de agenda van de meeting samen maken. Bij de start van een meeting maak je alvast een OneNote-pagina aan voor de volgende meeting. Als er tijdens de vergadering onderwerpen aan bod komen waar nu geen tijd voor is, kun je ze gelijk noteren voor de volgende keer.
  Ter voorbereiding op de volgende meeting kunnen collega’s eventueel extra agendapunten toevoegen (eventueel met hun naam en duur van het agendapunt). Op een afgesproken tijdstip bekijkt de voorzitter alle ingekomen punten en maakt een definitieve agenda.
• Aan de start van de meeting wordt een notulist aangewezen die de aantekeningen maakt in OneNote. De overige collega’s hebben OneNote ook open staan en kunnen meekijken met wat de notulist typt; wat je in OneNote neerzet, wordt namelijk direct opgeslagen en is meteen voor alle leden inzichtelijk. Dit zorgt ervoor dat de notulen al tijdens de meeting kan worden aangevuld waardoor deze aan het eind van de vergadering direct definitief is.
  Ik realiseer me dat dit voor sommige teams best een spannende suggestie is. Het vraagt duidelijke afspraken met je team en wederzijds vertrouwen. Samen moeten de collega’s ervoor zorgen dat ze de notulist zich geholpen voelt; niet op de vingers gekeken en continu verbeterd.

Het projectnotitieblok

Aan het begin van een project maak je een OneNote notitieblok aan waar je alle belangrijke projectinformatie met elkaar deelt. Hieronder een paar voorbeelden. Ik raad je aan om van ieder van deze onderwerpen een nieuw tabblad/sectie in OneNote te maken om het overzicht te houden.

• Aantekeningen bij belangrijke meetings. Dat kunnen meetings zijn met het projectteam waar je bijvoorbeeld voortgang of actiepunten met elkaar bespreekt. Maar het kunnen ook meetings zijn met mensen buiten het projectteam; denk aan een klant, opdrachtgever of stuurgroep. Niet alle projectleden zijn misschien aanwezig bij deze meetings maar kunnen zo dus wel in hoofdlijnen meelezen.
• Afspraken die je met elkaar maakt over een bepaalde aanpak of werkwijze.
• Een overzicht van belangrijke contactpersonen en hun bereikbaarheid.
• Verschillende fases van het project met verschillende activiteiten. Bijvoorbeeld alle informatie uit de offerte-fase, de uitvoering van het project en de evaluatie.
• Een overzicht van de voortgang van het project en de overdracht daarin tussen de verschillende medewerkers.

Mijn persoonlijke notitieblok

Dit is het notitieblok wat alleen inzichtelijk is voor mij; duidelijk bedoeld om níét in samen te werken. Hierin zet ik bijvoorbeeld losse krabbels of ideeën of aantekeningen van mijn voortgangsgesprekken. Eventueel zet ik hier ook aantekeningen van cursussen die ik zelf volg (om later samen te vatten en via een ander medium te delen met collega’s).

Mijn notitieblokken die niets met werk te maken hebben

Ook buiten werktijd om, zijn er een aantal onderwerpen waar ik graag informatie over verzamel of dingen over bijhoud. In OneNote!! Een paar voorbeelden:

• Ik ben gek op haken. Daarom heb ik een notitieblok met allemaal leuke haakpatronen. Patronen die ik nog een keer wil gebruiken, en patronen die ik al gebruikt heb met mijn eigen tips erbij (hoeveel steken heb ik gebruikt, hoeveel toeren en welke kleuren, etc.)
• Toen we gingen verhuizen, had ik een notitieblok (gedeeld met mijn partner) waarin alles stond wat we nog moesten regelen rondom de aankoop van ons huis en inspiratie voor de inrichting. En toen we een paar jaar geleden trouwden, hadden we een notitieblok (gedeeld met de ceremoniemeesters!) met alles wat er nog geregeld moest worden en aantekeningen van gesprekken met de trouwlocatie, de bakker en de DJ.
• Daarnaast ken ik mensen die in OneNote bijvoorbeeld hun recepten bewaren, de klussenlijst bijhouden of de vakantie-checklist verzamelen, aanvullen en afvinken.

Leuk! En hoe begin ik?

Drie korte tips om te starten met OneNote:

1. Bedenk waar je je notitieblok opslaat; dit bepaalt namelijk met wie je hem deelt. Sla je hem op in OneDrive, dan is het notitieblok alleen inzichtelijk voor jou (of je deelt het vanuit hier met specifieke personen). Sla je hem op in je Teams omgeving, SharePoint of gedeelde schijf? Dan is je notitieblok inzichtelijk voor alle mensen die in dat team, die teamsite of die map mogen. Bekijk dit filmpje over het delen van je notities als je meer wilt weten.
2. Denk na over een handige structuur. Welke secties/tabbladen ga jij gebruiken om je onderwerpen te bundelen? En wanneer maak je nieuwe pagina’s aan? Bekijk dit filmpje als je meer tips wilt hebben over het behouden van structuur in je notities.
3. Ga op onderzoek uit naar de mogelijkheden van OneNote! Maak daarbij eventueel gebruik van een van onze andere blogs. Bijvoorbeeld deze blog met tips om te starten met OneNote (mét instructiefilmpjes!). Deze blog over samenwerken in OneNote en deze over welke afspraken je daarbij kunt/moet maken. En tot slot deze blog over werken met OneNote als projectleider.

Heb je toch nog vragen of wil je verder praten? Neem dan vooral contact met op Jessy Groen!