Deze week bracht ‘Analyse, Human Resources & Facility Management’ als bijlage van het Financieel Dagblad, een speciale editie uit. Naar aanleiding van haar boek Leidinggeven op afstand is work21’s eigen Gonny Vink geïnterviewd voor deze editie. Hierin beschrijft ze de aandachtspunten voor leidinggevenden wanneer zij en hun medewerkers flexibel werken. Hieronder, of via deze link naar hun website, kun je het artikel lezen.
“Thuiswerken is geen doel op zich bij flexibel werken”
Flexibel werken wordt steeds meer gemeengoed. Maar hoe organiseer je dit vanuit het bedrijf? En hoe geef je op afstand leiding aan medewerkers?
Het klinkt zo simpel: een medewerker werkt op een andere plek en je onderhoudt gewoon contact met elkaar via de mail. Kind kan de was doen, toch? Gonny Vink schreef hier een boek over, Leidinggeven op afstand, dat sinds deze zomer in de boekhandel ligt. Volgens Vink blijkt namelijk dat dit in de praktijk niet altijd van een leien dakje gaat en sommigen menen dat flexibel werken zelfs op z’n retour is. “Leiderschap op afstand vraagt om meer organisatie vooraf en het gebruik van slimme digitale middelen. Mailen is niet toereikend, omdat geschreven teksten soms niet duidelijk genoeg zijn.” Het belangrijkste is volgens haar dat er vertrouwen is en dat men helder is over plannen en resultaten.
“Stel samen doelen op, wees duidelijk over de verwachtingen, evalueer deze en zoek naar een manier om hier zo transparant mogelijk over te zijn. Maak hiervoor gebruik van digitale middelen die inzicht geven in doelen en resultaten en het delen van informatie vergemakkelijken.
Geef medewerkers in elk geval alle kennis die ze nodige hebben om de juiste keuzes te maken.”
Een ander belangrijk punt om werken op afstand te laten slagen, is om regelmatig persoonlijk contact te hebben. Hierbij gaat het om het vinden van een goede balans. “Juist als medewerkers ergens anders werken is het belangrijk om elkaar te blijven inspireren. Normaal gesproken loop je als leidinggevende waarschijnlijk op het kantoor rond, vraag je wat er speelt en hoe het gaat, maar als je op afstand werkt zal je andere manieren moeten vinden om contact te onderhouden.
Je kunt elkaar bellen, de digitale agenda’s openzetten of bijvoorbeeld samenwerken met Microsoft Teams waarmee je op afstand kunt communiceren en kunt zien wie beschikbaar is.“ Regelmatig onderling contact is goed voor de sociale cohesie, maar hoe plan je een weekvergadering wanneer er weinig mensen fysiek aanwezig zijn? “Plan een online weekstart. Alle medewerkers bellen op afgesproken tijdstip in, waar ze zich ook bevinden. Je neemt dan uiteraard de week door, maar vraagt als leidinggevende ook even hoe het op persoonlijk vlak gaat en of iemand hulp nodig heeft. Mijn eigen ervaring is dat men elkaar daarna onderling beter weet te vinden.”
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die meer ruimte hebben om hun werk zo in te vullen zoals ze het zelf willen, meer tevreden zijn en minder vaak ziek. Meer flexibiliteit in het werk betekent volgens Vink dat je talenten aan je kunt binden die wat verder weg wonen. “Flexibel werken is niet meer weg te denken en helpt om organisaties meer wendbaar te maken, zodat medewerkers efficiënter kunnen samenwerken.”
“Thuiswerken is wat mij betreft geen doel op zich, het draait erom dat het werk plaats- en tijdsonafhankelijk kunt organiseren op basis van wat het beste past, zodat er een bepaalde mate van autonomie is. Een baliemedewerker zal nu eenmaal op een specifieke plek zijn of haar werk moeten uitvoeren, maar dat wil niet zeggen dat er geen autonomie kan zijn. Het gaat erom dat jij en je team zelf de regie hebben. Dit vraagt om vertrouwen vanuit het management. Maar op privégebied regelt een mens veel, waarom zou die dat dan niet op het werk kunnen doen?”
Bekijk hier de volledige bijlage van ‘Analyse’.
Meer weten of verder praten? Neem dan contact op met Gonny Vink.
