repeterende processen automatiseren met Power Automate – zo doe je dat!

21 maart 2022
Jessy Groen
3 minuten leestijd
Power Automate robot

Power Automate is een programma van Microsoft 365 waarmee je gemakkelijk processen kunt automatiseren. Je moet het zien als een soort “als dit, dan dat” actie: als situatie x zich voordoet, dan moet automatisch y in werking worden gesteld. Bijvoorbeeld: als er een mail binnenkomt met een specifiek onderwerp, sla de bijlages dan automatisch op in OneDrive. Of: als de status van een document wijzigt in SharePoint, geef dan automatisch de actiehouder een taak om ernaar te kijken (bekijk mijn vorige blog voor meer voorbeelden).

Door dit soort repeterende processen en handelingen te automatiseren, kun je soms een hoop tijd besparen. Tijd die je vervolgens weer kunt besteden aan de dingen die je werk écht leuk maken. Want zeg nou zelf: spring jij ’s morgens je bed uit om documenten op de juiste plek op te slaan en taken bij te houden?

Nieuwsgierig naar hoe dit werkt? Aan de hand van een aantal video’s neem ik je graag mee in hoe je kunt starten met Power Automate en hoe je het gebruikt. Op 22 maart verschijnt de eerste video waarna er iedere week eentje bijkomt. Deze video’s verzamelen we allemaal in deze blog. Bekijk hieronder wat er al beschikbaar is en wat er binnenkort volgt!

Power Automate starten en je laten inspireren m.b.v. Connectors en Templates

9 blokjes van Office 365

Goed nieuws: om van Power Automate gebruik te maken, hoef je geen dure Microsoft licentie te hebben. Een cloud-licentie is voldoende! Ga naar de intranetpagina van jouw organisatie of naar https://office.com en klik op de 9 blokjes links bovenin. Klik eventueel op Alle apps om Power Automate te vinden in de lijst met beschikbare toepassingen.

De echte doeners kunnen nu gelijk aan de slag. Zij klikken links op + Create en maken direct hun eerste zogenaamde ‘automated flow’. Weet je nog niet zo goed waar je moet beginnen? Laat je dan inspireren! Klik hiervoor eens in het linker menu van Power Automate op Connectors of Templates.

Power Automate starten en je laten inspireren met connectors en templates

een gemakkelijke flow maken, wijzigen, opslaan en testen

Uiteraard kun je helemaal zelf een flow bedenken en opbouwen in Power Automate. Maar veel gemakkelijker kun je beginnen met een template/sjabloon. Dan hoef je niet alles zelf te verzinnen maar kun je starten met een handige basis. Je past het sjabloon aan zodat het voldoet aan jouw wensen en criteria. Hierna sla je hem op en test je de flow om te zien of hij naar behoren werkt.

een gemakkeljke flow maken, wijzigen, opslaan en testen

dynamische content en afhankelijkheden (conditions) toevoegen aan je flow

Je kunt in je flows zogenaamde dynamische content opnemen. Dan worden bijvoorbeeld bij een e-mailbijlage de naam van de afzender en het onderwerp van de mail opgenomen. Deze worden automatisch opgezocht, die hoef je niet zelf toe te voegen!
Ook kun je afhankelijkheden (conditions) toevoegen zodat je flow alleen draait als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

dynamische content en afhankelijkheden (condities) toevoegen aan je flow

zelf een automated cloud flow maken

Naast starten vanuit een template of sjabloon, kun je ook helemaal zelf een automated flow opbouwen. Kies je hierbij voor een zogenaamde ‘automated cloud flow’ dan betekent dat dat er altijd een trigger is (alleen als x zich voordoet) voordat de flow afgetrapt wordt. In deze video maken we zo’n Automated cloud flow waarbij we willen dat als er bepaalde eigenschappen van een document in een SharePoint bibliotheek wijzigen, er automatisch een taak in Planner wordt aangemaakt.

zelf een automated cloud flow maken

zelf een instant flow of scheduled flow maken

Naast een ‘automated cloud flow’, kun je ook zelf een ‘instant flow’ of ‘scheduled flow’ gebruiken als basis voor je automatiseringsproces. Hierbij start de flow niet met een bepaalde trigger (zoals bij een Automated cloud flow) maar met een handmatige druk op de knop (Instant flow) of op een bepaald tijdstip of bepaalde datum (Scheduled flow).

zelf een instant flow of scheduled flow maken

Wil je meer weten of verder praten over Power Automate? Kun je niet wachten tot de volgende video en wil je nu al wat vragen? Of heb je hulp nodig bij je eigen geautomatiseerde flow? Neem dan contact op met Jessy Groen of Jelle Hamming.