OneNote is een programma om digitaal je aantekeningen in te maken. Je maakt verschillende digitale notitieblokken, brengt een handige structuur aan en verzamelt allerlei soorten notities: notulen van vergaderingen, aantekeningen van een gesprek met een klant, je actielijst of gewoon het klussenlijstje voor thuis en screenshots van lekkere recepten die je online gevonden hebt! (zie voor meer tips om te starten met OneNote mijn blog met handige beginnerstips voor OneNote).
Nu we tegenwoordig veelal thuiswerken, is het extra belangrijk om goed na te denken over hoe je kennis deelt en overdraagt. Pen en papier gebruik je weinig meer en is onhandig als je dingen met je collega’s moet delen. OneNote kan jou en je team hier goed bij helpen! Daarom in deze blog 5 handige werkafspraken (en tips!) om samen digitaal notities te maken in OneNote.
Tip 1: Deel je notitieblok met je team
Ieder digitaal notitieblok dat je maakt is een los bestand. De plek waar je dit notitieblok-bestand opslaat, bepaalt met wie je hem deelt. Bewaar je hem op je P-schijf of op OneDrive, dan ben jij de enige die het notitieblok kan zien. Maar kies je voor een gedeelde plek (Microsoft Teams, SharePoint of een gedeelde schijf), dan kunnen de collega’s die toegang hebben tot die locatie, ook bij je notitieblok.
Wist je dat wanneer je een nieuwe SharePoint teamsite aanmaakt of een nieuw Team, je hier ‘gratis’ een OneNote notitieblok bij cadeau krijgt? Het team waarmee je hierin werkt, heeft dus direct al toegang tot dit digitale notitieblok. Bespreek samen hoe je het gaat gebruiken en ga er direct mee aan de slag!
Tip 2: Spreek met elkaar een duidelijke en overzichtelijke structuur af
Doe je veelal dezelfde soort projecten, dan zul je merken dat je vaker een bepaalde structuur gebruikt in OneNote. Bij nieuw soortige projecten kan het slim zijn om met je team te overleggen wat een handige structuur is om mee te werken. Een aantal tips:
- Bedenk uiteraard als eerste hoe je de tabbladen, pagina’s en eventuele sub(sub)pagina’s gaat gebruiken om jullie aantekeningen in te bewaren. En wist je dat je voor tabbladen ook een kleur in kunt stellen? Klik er met je rechtermuisknop op en kies voor Sectiekleur. Zo kun je secties die over een vergelijkbaar onderwerp gaan dezelfde kleur geven.
- Gebruik je OneNote voor het notuleren tijdens vergaderingen? Dan helpt het om ook hiervoor een zelfde opbouw te gebruiken: welkom, mededelingen, de inhoud, w.v.t.t.k., de rondvraag, etc. In plaats van dat je deze agenda steeds opnieuw in iedere notitie moet plaatsen, kun je hier ook een paginasjabloon van maken.
Je maakt één keer de pagina zoals je hem hebben wilt. Je klikt in het tabblad Invoegen op Paginasjabloon. Onderaan het menuutje dat rechts uitklapt, kies je voor Huidige pagina opslaan als sjabloon. Voila, een herbruikbaar paginasjabloon! - En als je dan toch de notulen maakt bij een vergadering, voeg dan ook gelijk de Details van vergadering in via het tabblad Start. Alle informatie uit de Outlook-afspraak wordt dat direct ingeladen in OneNote; inclusief datum, tijd, locatie, deelnemers en de notities van de uitnodiging.
Tip 3: Bij twijfel: deel!
Vraag je niet af of bepaalde projectinformatie relevant is voor je collega’s. Bij twijfel: deel het! Door zoveel mogelijk informatie te delen, hebben je collega’s altijd alle informatie die ze nodig hebben, ook als jij bijvoorbeeld op vakantie gaat; de overdracht is dan veel sneller geregeld. En als iedereen zich aanwent om alle informatie te delen, zal je merken dat ze er ook vaker naar op zoek gaan in OneNote. Lees: ze komen jou niet steeds vragen om informatie, maar vinden het zelf! 😉
Tip 4: Hou actiepunten digitaal bij
Toegegeven: Microsoft heeft veel handige tools om actiepunten in bij te houden. Denk aan Planner en To Do, maar ook OneNote kun je hier goed voor gebruiken. In het tabblad Start vind je veel handige Markeringen; waaronder ook de Taakmarkering. Door ergens in een regel met je cursor te gaan staan en de Taakmarkering aan te klikken, verschijnt er een check-box voor je regel. Is je taak klaar? Klik dan op deze box om je taak af te vinken.
Je kunt gemakkelijk Labels zoeken (naast de Taakmarkering) om alle taken van bijvoorbeeld een projectnotitieblok of specifieke sectie bij elkaar te zien. Ook kun je hiervan een Overzichtspagina maken zodat je aan het begin van een meeting alle openstaande actiepunten door kunt nemen.
Tip 5: Documenten horen niet in OneNote
OneNote is voor het maken van aantekeningen; documenten bewaar je op je P-schijf, SharePoint teamsite of in Teams. Als je een document invoegt in OneNote, is dit een statisch document en is de versie in OneNote waarschijnlijk snel verouderd. Wel kun je natuurlijk een link naar dit document opnemen in OneNote, deze refereert dan altijd naar de laatste versie.
Waar ik de optie Bestandsbijlage in het tabblad Invoegen dan wel weer voor gebruik, is het delen van mailtjes. Soms ontvang ik e-mails die voor het hele projectteam handig kunnen zijn. In plaats van deze door te sturen naar iedereen, voeg ik de mail toe in OneNote waar mijn team hem gemakkelijk terug kan vinden. De mail in mijn mailbox kan ik dan weggooien want ook ik vind het gemakkelijk terug in OneNote.
Tip: Als je de mail wilt toevoegen als bestandsbijlage zoals hierboven beschreven, dan moet je de mail eerst opslaan op je computer en later invoegen in OneNote. Gemakkelijker is om de mail vanuit Outlook rechtstreeks je notitieblok in te slepen!
Tot slot
Wil je meer tips voor het werken met OneNote? Bekijk dan een van onze andere OneNote blogs, zoals: Wonderful OneNote – tips om nog slimmer je digitale noties te maken (met handige instructiefilmpjes!), Van ‘OneNote’ naar ‘MunchNote’ – over samenwerken in OneNote (met veel praktische tips) en OneNote voor projectleiders – 6 slimme tips voor meer structuur (speciaal voor projectleiders). Heb je nog meer vragen of wil je verder praten? Bel of mail mij: Jessy Groen.
