Deze blog is een vervolg op het artikel Verander de vergadercultuur, begin bij jezelf (‘NO MAS’)
Wat is dat toch met overleggen en vergaderingen? We doen het niet graag, maar ondertussen heeft de gemiddelde kantoormedewerker er wel een paar per week. Soms zijn zelfs de geliefde werkdagen (dinsdag/donderdag) helemaal gevuld met overleggen. Ik zie een parallel met het ontvangen en beantwoorden van mail. Je ontvangt er niet graag veel van, maar ondertussen verstuur je zelf ook veel mail. Overleggen lijkt de meest gekozen vorm van samenwerken aan een eindresultaat. Hoe kun je overleggen zien in het licht van samenwerken en wat zijn de alternatieven?
‘Schiet maar wat in’ is de gevleugelde uitspraak als een complex vraagstuk niet meer makkelijk telefonisch of via mail te beantwoorden is, of als er een grotere groep mensen bij het vraagstuk betrokken zijn. Je reserveert een vergaderruimte en plant direct een uur in. Het legt niet alleen druk op ieders agenda, maar ook op vergaderruimtes en tijd die gemoeid is met het organisatieproces.
Niet meer overleggen dan?
Dat is niet zozeer mijn pleidooi. Dat je elkaar met enige regelmaat moet ontmoeten voor een goed eindresultaat, staat buiten kijf. Slimmer vergaderen? Uiteraard. Maar ga vooral slim samenwerken. Zeker in deze tijd waarin we steeds flexibeler ons werk kunnen organiseren, is het van belang om hierop scherp te blijven. Maar hoe?
- Samenwerken staat voor een proces van co-creatie om tot een bepaald eindresultaat te komen. Start daarom elk samenwerkingsverband – tijdelijk of permanent – eerst met het formuleren van het eindresultaat inclusief terugkoppeling aan de opdrachtgever. Deel vervolgens het eindresultaat op in kleinere tussenresultaten, verdeel rollen, taken en verantwoordelijkheden. En maak een planning. Niets nieuws onder de zon zou je zeggen. Toch zie ik dit lang niet altijd in de praktijk gebeuren.
- Maak vervolgens afspraken over hoe je met elkaar wenst samen te werken. Plan niet meteen wekelijkse overleggen in, maar sta eerst stil bij wat er nodig is om te komen tot het eindresultaat en hoe dit met elkaar te organiseren. Naast voortgang afstemmen maak je afspraken over bereikbaarheid als je niet bij elkaar in de buurt werkt. Kijk dan pas waarvoor je precies overlegmomenten in wilt zetten en maak ook afspraken over het overlegdoel, de agenda en het overlegproces zelf. En stem af of je voor elk overleg fysiek aanwezig moet zijn, of dat dit ook virtueel kan met een videotool.
Hoe ziet dat eruit in de praktijk?: Denk aan combinaties zoals elkaar ontmoeten en zelfstandig werken aan je taken terwijl je bij elkaar in de buurt zit. Je start met een voortgangsoverleg, gaat uit elkaar en ontmoet elkaar op een afgesproken tijd weer om de voortgang verder af te stemmen en vragen van elkaar te beantwoorden. Dagstarten of dag-kick-offs zie ik steeds vaker. En bij voorkeur staand om het kort te houden.
- Stem daarnaast af of je en zo ja welke online samenwerk- en communicatiemiddelen je het beste in kunt zetten. Zeker als je flexibel werkt, ondersteunen dit soort tools het voortgangsproces en uitwisselen van informatie en kennis. Ik zie steeds vaker het gebruik van online middelen om voortgang van activiteiten vast te leggen, zoals Trello, of Office 365 van Microsoft. Maar ook zie ik dat het gebruik nog weleens verwatert en men toch weer terugkeert naar vaker overleggen. Met een aantal goede afspraken over het gebruik en zeker ook over het doel van een online omgeving versnel je het proces van communicatie en delen van informatie en kennis dat nodig is voor het resultaat.
Hoe ziet dat eruit in de praktijk?: Het doen van mededelingen, starten van discussies, elkaar vragen stellen, relevante kennis delen, of een eerste set aan ideeën kun je ook online in een samenwerkomgeving doen. Elkaar (virtueel) ontmoeten kan tussendoor telefonisch of via een videotool zoals Skype.
- Vergeet daarbij niet met enige regelmaat het samenwerkproces te evalueren. Hoe verloopt deze? Kloppen de afspraken nog wel? Wat stellen we bij of gaan we anders doen?
Waarvoor blijven overleggen dan nog nodig?
Vergaderen of overleggen is een vorm van samenwerken. Het is een moment waarop je elkaar ontmoet en ook net even andere zaken uit kunt wisselen dan alleen het werk. Het zorgt voor onderlinge binding en is daardoor zeker belangrijk om een plek te geven in de samenwerking.
En als je gebruikmaakt van online samenwerkomgevingen hoef je een overleg niet meer te gebruiken om informatie uit te wisselen of elkaar vragen te stellen, maar kun je het gebruiken voor een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt. Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen.
Mixen
Maak jouw mix van samenwerkafspraken en ga op zoek naar alternatieven om effectief tot het eindresultaat te komen. Een mix van elkaar (virtueel) ontmoeten, overleggen, maar ook het gebruik van alle tegenwoordig voorhanden middelen, zorgen voor meer flexibiliteit, minder druk op de agenda’s, en een effectievere samenwerking. Succes!
Heb je vragen of wil je meer weten over slim vergaderen? Neem dan contact op met Sanneke Kats.
