Een paar maanden geleden ben ik, samen met mijn projectteam, overgestapt naar Planner voor onze projecttaken en activiteiten. Het was even zoeken in het begin… maar uiteindelijk een fijne en slimme stap. We hebben een beter overzicht, inzicht in elkaars activiteiten en taken en daardoor werken we beter samen. Dit gun ik iedereen, dus hieronder wat tips om slim te starten!
wat is Planner eigenlijk?
Met Microsoft Planner krijg je meer grip op de (soms verborgen) werkzaamheden en activiteiten binnen jouw team of project. Planner is een visueel en natuurlijk digitaal taken-/scrumbord. Met kleur, labels en buckets maak je taken inzichtelijk, behoud je het overzicht, heb je inzicht in de status en kan je activiteiten slim verdelen! Het gebruik van Planner voegt extra veel waarde toe wanneer het team vanaf verschillende locaties werkt, of wanneer je regelmatig werk van anderen wilt overnemen.
7 tips om samen met jouw team van start te gaan:
1. maak werkafspraken met je team
Zeker als de verandering niet alleen jou raakt, maar je ook jouw (project)team mee wil nemen. Maak daarom gezamenlijk vooraf duidelijke werkafspraken. ‘Dit gaan we vanaf nu op deze manier doen, en dit doen wij dus niet meer.’ En bedenk daarbij ook altijd waarom je op deze nieuwe manier gaat werken. De voordelen van Planner komen alleen goed tot hun recht wanneer het hele team Planner op dezelfde manier gebruikt. Heb je eenmaal samen afspraken gemaakt, dan is het meteen minder spannend elkaar erop te wijzen als deze niet nagevolgd worden.
2. breng structuur aan…
Wanneer er eenmaal een hoop taken en activiteiten in Planner staan (en dat kan snel gaan), dan loop je het risico structuur en overzicht te verliezen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Planner biedt verschillende mogelijkheden om structuur aan te brengen. Sommige zijn erg logisch en staan vast, bijvoorbeeld het invullen van de ‘voortgang’. Over andere moet je vooraf even nadenken (met het team). Denk hierbij aan de buckets en labels die Planner biedt:
- buckets: kun je gebruiken om de verschillende projectfases aan te geven.
- labels (de kleuren): kun je gebruiken om het soort/type taak vast te leggen.
- Er is niet één juiste manier om structuur aan te brengen in Planner, want elke samenwerking is immers anders. Neem even de tijd voordat je begint!
3. … en gebruik de structuur
Wanneer alle taken eenmaal gestructureerd in Planner staan, wil je deze er natuurlijk slim uit halen. Gebruik hiervoor de opties ‘Filter’ en ‘Groeperen op’ rechts bovenin Planner. Toon bijvoorbeeld alleen de taken die toegewezen zijn aan jezelf tijdens deze projectfase. Of toon alle taken gerelateerd aan communicatie, gegroepeerd op status. Kies de manier die jou en jouw team verder helpt.
4. voorkom dubbel werk
Wanneer je als team besluit om Planner te gaan gebruiken, is het belangrijk dubbel werk te voorkomen. Houden jullie nu taken bij in een andere applicatie of bijvoorbeeld in een gezamenlijke OneNote? Of houdt iedereen zijn eigen taken bij zonder een gezamenlijk inzicht? Spreek dan samen af om daarmee te stoppen. Planner moet geen extra ‘opdracht’ zijn, maar bijdragen aan de productiviteit van jouw team!
5. houd elkaar op de hoogte van voortgang
Wanneer je in Planner een taak opent heb je onderaan de taak de mogelijkheid om ‘opmerkingen’ toe te voegen. Alle opmerkingen worden bewaard in een tijdslijn. Dit maakt deze optie ideaal om de teamleden op de hoogte te houden.
Tip 5b 😉 Zijn er teamleden op vakantie of is er iemand ziek? Kijk eens wat er aan hen is toegewezen. Wellicht staat er een taak open die jij kunt oppakken. Zo houden we vaart!
6. gedeelde verantwoordelijkheid bestaat niet
Probeer taken altijd toe te wijzen aan maximaal één teamlid. Gedeelde verantwoordelijkheid geeft soms onduidelijkheid. Het kan natuurlijk zo zijn dat meer mensen een actie moeten ondernemen om een taak te voltooien. Zorg er dan voor dat precies duidelijk is wie wat gaat doen. Hiervoor kan je de ‘controlelijst’ (subtaken) gebruiken.
7. jouw taken altijd bij de hand
Last but not least: Planner biedt een fijne app voor de mobiele telefoon en tablet. Zo kan je die laatste hersenspinsels, onderweg naar huis, meteen centraal delen. Let wel op met pushmeldingen, laat je vooral niet overspoelen.
hoe nu verder?
Ben je enthousiast over Planner? Of wil je van gedachten wisselen? Dat kan natuurlijk. Neem contact op met mij via loes.van.dril@work21.nl.
