Synergie, efficiëntie en innovatie zijn resultaten die organisaties en hun medewerkers graag nastreven. Helaas hebben we daar niet altijd de tijd of de middelen voor, én verliezen we de resultaten snel uit het oog door de waan van de dag. We focussen ons steeds vaker op de taken die we zélf moeten uitvoeren. Hierdoor ‘vergeten’ we dat deze taken deel uitmaken van een groter geheel. We zouden dus niet slimmer moeten willen werken voor onszelf, maar slimmer werken voor collectief succes!
“ik ben klaar, en nu?”
In het hart van elke organisatie klopt een ritme van processen die de dagelijkse gang van zaken bepalen. We werken allemaal naar dat ene specifieke doel toe om uiteindelijk iets neer te zetten waar we allemaal een lach van op ons gezicht krijgen.
Neem de organisatie waar jij werkzaam bent eens in gedachten. Voor het bereiken van het doel heb jij het gedeelte waar jouw afdeling voor verantwoordelijk is, wellicht heel slim ingericht. Dan ben je goed bezig! Maar bedenk ook eens wat er moet gebeuren met jouw informatie / het (deel)product als jouw afdeling de gevraagde bijdrage heeft geleverd. Moet deze informatie / het (deel)product naar een andere afdeling? Wie gaat dit overdragen? Wie is het aanspreekpunt? Is controle noodzakelijk? Etc!
waarom samen ‘slimmer werken’?
De vragen uit de vorige alinea beantwoorden is lastig; veel organisaties worstelen ermee. In mijn ogen ontbreekt er een postbode die gedurende het gehele proces betrokken blijft. Om de ‘pakketjes’ (de informatie of producten) van A naar B te brengen, een controle uit te voeren en collega’s scherp te houden op afspraken en deadlines. De postbode is dus de verbindende factor die zorgt dat we samen slimmer werken voor collectief succes.
Maar wat levert het op als we samen slimmer gaan werken?
- synergie: De verbinding tussen afdelingen creëert een synergetisch effect, waarbij het gezamenlijke resultaat waardevoller is dan als ze afzonderlijk zouden opereren.
- efficiëntie: Geen verloren tijd meer bij het doorgeven van informatie. Processen stromen naadloos van de ene afdeling naar de andere.
- innovatie: Samenwerking stimuleert innovatie. Afdelingen leren van elkaar en bedenken samen nieuwe ideeën.
Microsoft 365 als verbindende factor
Ik noemde eerder al dat afdelingen binnen organisaties een verbindende factor nodig hebben; Microsoft 365 kan deze rol goed vervullen. Het is namelijk niet alleen een set van applicaties; het is een gedeelde visie op efficiëntie en samenwerking.
Teams geeft bijvoorbeeld samenwerkverbanden één centrale plek voor co-creatie. SharePoint organiseert gezamenlijke documentatie. En Outlook (ja, je zou hem tegenwoordig bijna vergeten) gebruiken we nog regelmatig voor het versturen van een traditioneel mailtje en beheren we onze agenda’s.
Doordat al deze applicaties in het Microsoft365 pakket vallen, kunnen ze heel makkelijk onderling met elkaar communiceren.
estafette binnen je organisatie
Het gemak dat je ervaart wanneer de applicaties daadwerkelijk met elkaar communiceren, vind ik fantastisch! Dat de ‘goedkeuringsworkflows’ door de organisatie vloeien als een mooi geheel. Informatie naadloos van de ene afdeling naar de andere afdeling stroomt en herinneringen juist/tijdig geadresseerd worden. Dit met als doel de organisatie als één geheel te laten bewegen. Waarbij het estafettestokje geautomatiseerd wordt overgedragen naar de volgende processtap.
Met… Juist, Power Automate! Ook deze applicatie valt binnen het pakket van Microsoft365. Hierdoor is de applicatie onwijs waardevol wanneer jij invulling wilt geven aan soortgelijke vraagstukken en opzoek bent naar een digitale postbode. Om het verschil te kunnen maken, start je met het in kaart brengen van de processen door de hele organisatie. Zo krijg jij inzichtelijk waar ruimte voor verbetering zit, of (stiekem) nog een grijs gebied is binnen een bepaald proces.
de weg naar collectief succes
Hoewel het automatiseren van taken als een droom klinkt, hoeft dat lang niet altijd de succesfactor te zijn voor het verbeteren van jouw proces. Dit hangt af van de situatie, organisatie en beschikbare middelen.
Over Power Automate kun je gelijk meer lezen in deze of deze blog van mijn collega’s. Wil je liever verder praten over hoe jouw organisatie slimmer kan werken voor collectief succes? Loop je zelf aan tegen vraagstukken of uitdagingen? Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het doorgronden van jullie interne processen? Neem dan contact op mij, Olaf Lichtenberg.
