De laatste tijd geef ik vaak workshops aan mensen die veel agenda’s moeten bijhouden. Denk hierbij aan managementassistenten of planners. Deze mensen zijn vaak echte ‘Outlook-power-users’ en weten vaak beter hoe Outlook werkt dan de gemiddelde IT’er! Als tijdens mijn workshops het vergaderen met behulp van de Teams agenda ter sprake komt voel ik vaak de bui al hangen: “Hier heb ik voor mijn werk niets aan, je kan er veel minder mee”. “Ik kan alleen maar m’n eigen agenda zien en niet die van de groep/collega”.
Hoe erg ik ook fan ben van Teams, hierin moet ik ze gelijk geven. Maar Microsoft heeft een nieuwe lading aan updates aangekondigd en ik denk dat dit de situatie zal veranderen.
Nieuwe agenda?
Teams geeft de agenda een update. Deze zal geleidelijk over de komende dagen voor de meeste mensen beschikbaar worden (afhankelijk van hoe dit voor jouw organisatie is ingesteld).
Kort door de bocht: de Teams agenda gaat nu meer lijken op de Outlook agenda. De nieuwe Teams-agenda brengt nieuwe mogelijkheden naar Teams. Het delen van agenda’s, maandweergave, meerdaagse weergave, afdrukopties, filteren, ondersteuning voor meerdere tijdzones en meer. Vooral het kunnen inzien van andere agenda’s is een welkomen aanvulling. Je vindt de schakelaar ‘Nieuwe agenda’ rechtsboven in de agenda-app in Teams.
Ook worden er geleidelijk aan volledig nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de agenda, zowel in Outlook als in Teams. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om aan te geven of je op kantoor bent. Ook komen er nieuwe Copilot functies aan, die je laat weten welke kantoordagen voor jou handig zijn omdat mensen waarmee je vaak samenwerkt dan ook aanwezig zijn.
Wat betekent dit voor jou?
Voor mij betekent het dat ik mensen die fan en/of afhankelijk zijn van Outlook een waardig alternatief kan bieden in Teams. Voor jou kan het betekenen dat je minder hoeft te schakelen tussen Outlook en Teams. Voorheen werkte je in Teams samen aan bestanden en wisselde je via de kanalen of chat berichten uit, maar moest je voor de agenda’s overschakelen naar Outlook.
Als je geen intensief gebruik maakt van agenda’s dan is het toch handig om meer inzicht te krijgen in jouw werk. De verschillende weergaves en andere ‘Outlook-functies’ geven je een completere agenda-oplossing.
Wanneer ga ik deze verandering zien?
Microsoft heeft deze update al geactiveerd, dus het is afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie. Heb je geen behoefte aan deze update? Dan is het voor nu nog mogelijk om rechtsboven in je Teams agenda de nieuwe versie uit te zetten.
Wat verandert er nog meer?
Microsoft is continu bezig om applicaties als Teams en Outlook bij te werken. Vaak zijn updates subtiel (een knop in een andere kleur, een extra optie in een menu etc.). Er zijn echter ook veranderingen die wellicht iets meer toelichting nodig hebben. Of functies die lastig te vinden zijn maar wel heel handig zijn!
Ik blijf op de hoogte van veranderingen door periodiek de blogs van Microsoft te lezen. Zo hebben ze een maandelijkse rubriek “what’s new in Microsoft Teams” waarin alle nieuwe updates worden toegelicht.
Meer weten?
Ik vind het altijd leuk om over Microsoft Teams te praten. Mocht je meer willen weten, interesse hebben in een inspiratiesessie, jouw tips willen delen of gewoon een leuk gesprek hebben? Stuur mij, Mitch Doornweerd, een Teams-chat bericht.
