Bij sommige organisaties mogen medewerkers weer (deels) terug naar kantoor, terwijl andere organisaties nog aan het zoeken zijn hoe dat er concreet uitziet. Kunnen mensen dan nog wel een werkplek kiezen op basis van hun activiteiten? Betekent de 1.5m het einde van de keuze aan diverse type werkplekken en gaan we weer terug naar vaste werkplekken?
Hoe ver ga je als werkgever in het regelen van een corona-proof werkomgeving?
Om voor te bereiden op ‘de 1.5m-kantoor’ is niet alleen een goede samenwerking tussen Facilitair/huisvesting-, ICT-afdelingen van belang, maar zal ook HRM erbij betrokken moeten zijn. Zodat de werkomgeving en de digitale middelen het gewenste gedrag ondersteunen en stimuleren. Je kunt het pand nog zo optimaal inrichten of digitale middelen uitrollen; als mensen er niet op de beoogde manier gebruik van maken, schiet je je doel voorbij.
Wij delen graag 5 tips ter overweging.
1. eigen regie
Geef medewerkers maximaal eigen regie in lijn met de intelligente lock down en kies voor een intelligente start-up. Als organisatie heb je natuurlijk een belangrijke zorgtaak voor je medewerkers. Daarom is het belangrijk dat je de omstandigheden creëert waarin medewerkers zelf hun verantwoordelijkheid kunnen pakken en hun werk slim kunnen organiseren. Vertrouwen en ruimte geven is ook vertrouwen krijgen. Laat mensen het zoveel mogelijk zelf organiseren op basis van gezond verstand.
2. maak aanpassingen die flexibel en praktisch zijn
Er zijn inmiddels allerlei oplossingen ontwikkeld om voldoende afstand te houden, werkplekken af te schermen, en een veilige omgeving te creëren. Praktisch kan al zijn als iedereen zijn eigen muis en toetsenbord gebruikt. Bureaus kunnen mogelijk wat meer uit elkaar gezet worden, of stoelen verwijderd in vergaderruimtes, waarbij je met reserveren ook gelijk kunt zien hoeveel mensen er in een ruimte kunnen. Maar hou het wel leefbaar en werkbaar. Je kunt mogelijk de tijden verruimen waarop medewerkers op kantoor kunnen zijn. Daarnaast kun je als dat nodig is looproutes uitwerken, en bijvoorbeeld adviseren zo veel mogelijk de trap te pakken in plaats van de lift, de fiets in plaats van de auto of het OV
3. maak een aantal basisafspraken
Uiteraard is het heel belangrijk dat medewerkers hun laatst gebruikte werkplek schoon en leeg achterlaten in deze tijd, zodat een ander er daarna veilig kan werken. Je kunt hierin faciliteren door genoeg middelen aan te bieden op centrale plaatsen, zodat het eenvoudig te doen is. Eigenlijk zoals dat in een sportschool werkt of bijvoorbeeld met de karretjes in een supermarkt. Dan kunnen medewerkers nog steeds een werkplek kiezen die past bij hun werkzaamheden en daarin wisselen. Je kunt eventueel met andere teams afspreken op dezelfde dag/dagen, zodat er verspreid over de week optimaal gebruikgemaakt wordt van het pand. Er is bijvoorbeeld vaak veel meer ruimte op woensdag of vrijdag.
4. menselijk contact
Veel mensen hebben afgelopen tijd het echte ontmoeten gemist. Creëer mogelijkheden voor je team om elkaar te zien, in subgroepen, op kantoor als daar ruimte voor is, of buiten. Vraag aan je team waar ze behoefte aan hebben en laat mensen zelf initiatief nemen iets te organiseren. Juist nu met het mooie weer zijn er mogelijkheden om juist buiten – met gepaste afstand – toch samen dingen te ondernemen.
5. slim vergaderen
Om te voorkomen dat iedereen tegelijk van de ene naar de andere vergadering loopt en het vergadercentrum tegelijk volloopt met mensen, is het handig als vergaderingen niet allemaal tegelijk starten en stoppen. Laat vergaderingen niet allemaal op het hele of halve uur beginnen, maar varieer, zo sluiten ze niet strak aan op elkaar. Dit geeft ook ruimte tussen vergaderingen, voor een koffiepauze of toiletbezoek. Maak vergaderingen korter, bespreek aan het begin duidelijk de gewenste resultaten. Zoek tussen een slimme mix van online overleg met handige tools en fysiek overleg.
Je kunt ervoor kiezen alles met regels te organiseren, er zijn echter altijd uitzonderingen en zaken die je niet kunt voorzien. Beter is het om een aantal basisprincipes af te spreken, deze te faciliteren en medewerkers een grote mate van verantwoordelijkheid te geven.
Wil je meer weten, of hierover in gesprek met work21? Neem dan contact op met Gonny Vink.
