UMC Utrecht – ‘het coronavirus heeft de invoering van Teams flink versneld.’

10 juni 2021
Loes van Dril
4 minuten leestijd

Voor de interne nieuwsbrief van het UMC Utrecht is collega Loes geïnterviewd over haar rol als change manager rondom Microsoft Teams. We vonden het zo’n leuk artikel geworden, dat we de vraag hebben gesteld of we het ook extern mogen delen. En ja hoor, dat mocht! Dus bij deze:

Als change manager Microsoft Teams is Loes drie dagen per week bezig met het implementeren van Teams, zowel voor het onderwijs als het gehele UMC Utrecht.

“Sinds kort is die tweedeling ontstaan: sommige dagen werk ik voor het Onderwijscentrum, andere dagen voor de directie Informatietechnologie (dIT). In het eerste geval is mijn taak om Teams goed te laten landen bij de inzet voor het verzorgen van onderwijs. Bij de dIT help ik met de voorbereidingen voor de huisbrede uitrol van de nieuwe digitale werkplek. Dat is een redelijk brede rol, zeker voor het onderwijs. Aan de ene kant praat ik met de dIT over gewenste functionaliteiten, het doorvoeren van handige functies in Teams. De afgelopen weken is op dat vlak veel gebeurd: gasttoegang, Forms, limietverhoging voor aanwezigen bij meetings van 300 naar 1000 bezoekers en de invoering van het klasteam, waardoor je Teams écht kunt inzetten als digitaal klaslokaal. Er komen ook nog belangrijke verbeteringen aan zoals dynamic view: een slimmere weergave tijdens vergaderingen. Ook worden de mogelijkheden voor break-out rooms uitgebreid.
Het andere deel van mijn werk bestaat uit communicatie- en adoptiewerkzaamheden, zoals het inregelen van support samen met de OWC Servicedesk en het maken van hulpmiddelen zoals de hulpsite met instructies, werkbeschrijvingen, video’s en trainingen. En ook het opstarten van een community voor Teams in het onderwijs, waarbinnen praktische tips & trucs gedeeld worden en vragen gesteld kunnen worden.

Qua functionaliteiten in Teams zijn we ondertussen redelijk voorzien. Mijn grote wens is nu het stimuleren van gebruik. We gebruiken Teams nu, geheel logisch, omdat fysiek onderwijs nu eenmaal online moet. Ik zou het mooi vinden als we op termijn Teams nog slimmer in gaan zetten. Niet primair het vervangen van een fysieke naar een online dialoog, maar het verbinden via informele leerprocessen. Zorgen dat studenten elkaars werk zien, vlekkeloos kunnen samenwerken en elkaar kunnen helpen door vragen van elkaar te beantwoorden. Waar ze dan ook aan het studeren zijn. Zo werken we naar een soepele overgang van ‘moeten’ naar ‘wenselijk’. We hebben het afgelopen jaar hierover ontzettend veel geleerd. Het is belangrijk om daar de vruchten van te plukken. Uiteraard is de verhouding ten opzichte van de digitale leeromgevingen hierbij een belangrijk aspect.”

“Ik zou het mooi vinden als we Teams meer in gaan zetten ter ondersteuning van informele leerprocessen.”​​

“Wat mij het afgelopen jaar het meest opviel in het Onderwijscentrum? Er werken ontzettend veel slimme mensen die volop bezig zijn met het verzorgen en verbeteren van onderwijs, alleen we produceren wel héél veel documenten en mails. Dat is niet altijd op de efficiëntste manier. Er wordt onnodig veel ge-cc’d naar grote groepen en ik kom regelmatig documenten tegen met bestandsnamen die eindigen op v5 DEF_opmerkingen_INITIALEN. Let wel, ik werk al jaren met Teams. Het Onderwijscentrum is pas een krap jaar onderweg. Dan kun je geen volledige shift in manier van werken verwachten. Verandering gaat niet over één nacht ijs. Het is een wereldwijde trend dat we bewegen richting cloudapplicaties zonder vaste schijven en intern mailverkeer voor samenwerking. Met Works4U​ hopen we daar voor het UMC Utrecht flinke stappen in te maken.

Met Works4U zijn we bezig om de nieuwe werkplek voor onder andere kantoorgebruik in te richten. Teams is daar onderdeel van. De uitrol, waar ik bij betrokken ben, is formeel nog niet gestart. Wat ik belangrijk vind om te vermelden, is dat thuiswerken en –studeren niet de oorzaak is van Teams, maar dat dit er altijd al aan zat te komen. Het heeft de implementatie versneld. Het zal na corona dan ook niet verdwijnen. Ook het thema hybride vergaderen komt bij Works4U aan de orde. Ik ben zelf als externe aan het werk bij het UMC Utrecht, en bij mijn werkgever werken we al jaren op een hybride manier. Deels thuis, deels op locatie. Mijn ideale plaatje is dat je een werkplek kiest afhankelijk van het werk dat je gaat doen. Als ik een volle dag concentratiewerk heb en misschien één overleg heb staan, dan blijf ik liever thuis. Ik geloof er sterk in dat je dat uurtje prima vanuit huis kunt deelnemen, óók als de rest wel fysiek bij elkaar is. Het is aan de organisatie om dat goed te faciliteren. En aan ons allen om hier slimme werkafspraken met elkaar over te maken.”