De hele dag komen er veel taken op je af. Denk aan taken die bijvoorbeeld uit een vergadering komen of dingen die je belooft aan collega’s aan je bureau of via de digitale weg. Maar denk ook aan al die losse flodders die gedurende de dag door je hoofd spoken: je moet die ene collega nog bellen, nog iets navragen, nog een ruimte boeken voor jullie afspraak en oh ja, de melk is thuis ook op dus je moet na je werk opweg naar huis nog even langs de supermarkt.
Voor de meeste mensen geldt dat als je deze taken niet opschrijft, je ze óf vergeet, óf dat de hele dag die taakjes door je hoofd blijven spoken. Schrijf je ze op, dan is de kans groter dat je ze niet vergeet én maak je je hoofd leeg waardoor er weer ruimte is voor het ‘echte’ werk. Maar dan rest er nog één vraag: waar laat ik toch mijn taken? Ik geef je graag een aantal suggesties!
op papier
Geintje natuurlijk! Of toch niet… Het mooie van tips krijgen over persoonlijke productiviteit, is dat jij de enige bent die bepaalt wat goed werkt! Waar je in de samenwerking soms afspraken moet maken over hoe je samen iets maakt, deelt of doet, mag je voor jouw persoonlijke taken natuurlijk zelf kiezen wat het beste past! Zit de werkwijze er voor jou dus niet bij in deze blog, hou het dan vooral bij wat wél goed voor jou werkt.
in OneNote
Wie mij een beetje kent, weet dat ik enorm verliefd ben op ‘the wonders of OneNote’!! Maar hoewel dit best een goede optie is voor jouw persoonlijke takenlijstje, raad ik je toch aan nog even verder te lezen tot aan mijn persoonlijke favoriet.
Als je echter best tevreden bent over hoe je nu je taken op papier bijhoudt maar zoekt naar een digitale variant daarvan (bijvoorbeeld omdat hij altijd in je broekzak zit), dan kan dit toch een leuke optie zijn. Ik raad je daarbij aan om de Taaktag te gebruiken (je vindt deze in het tabblad Start in het onderdeel Markeringen). Daarmee krijg je voor iedere taak een klein hokje dat je zo heerlijk af kunt vinken! Probeer daarbij ook eens de optie Tags zoeken (die vind je naast de Taaktag). Alle markeringen die jij hebt gebruikt door je notitieblokken heen worden nu gebundeld weergegeven aan de rechter kant in OneNote.
Extra tip: zet nog even en vinkje bij Alleen uitgeschakelde items weergeven om alleen de nog-niet-afgevinkte taken te tonen.
in To Do
Als het gaat om persoonlijke taken (alleen voor mij), is Microsoft To Do bij uitstek mijn favoriet! Het is voor mij de plek waar ik alle acties opschrijf die ik nog moet doen: van formele taken tot losse flodders in mijn hoofd. Eventueel met deadlines, herinneringen, notities of terugkeerpatroon. Ik kan de taken voor mezelf structureren in losse lijstjes, bijvoorbeeld per onderwerp of project en heb daarnaast ook een aantal privé lijstjes: de boodschappenlijst, Netflix watchlist en ook ideeën voor de Top 2000 stemlijst ben ik alvast aan het verzamelen! Enorm handig en zowel te benaderen via Outlook, een losse computer-app én de app op mijn smartphone (dus ook alle briljante ideeën die ik bedenk op de wc, kan ik met een graai in mijn broekzak noteren!!).
Zoals gezegd, is To Do voornamelijk handig voor persoonlijke taken. Iedere lijst die jij maakt is standaard alleen zichtbaar voor jou. Eventueel kun je ervoor kiezen om een takenlijst te delen en samen te werken; je kunt taken dan ook aan personen toekennen. Ideaal bijvoorbeeld voor die boodschappenlijst, maar er zijn ook wel werkgerelateerde voorbeelden te bedenken. Zelf vind ik dit alleen handig als je heel intensief 1-op-1 samenwerkt. Je moet namelijk heel gedisciplineerd de taken toevoegen en afhandelen én elkaar daarvan op de hoogte houden (of meldingen aan laten staan die je voor iedere kleine wijziging notificeren…). Ik zie dat dit vooral veel wordt gebruikt door bijvoorbeeld managers en hun managementassistenten of door mensen met een duobaan.
in Planner
Betreft het hier geen persoonlijke taken (voor jou alleen) maar wil je juist samen elkaars taken inzichtelijk maken en houden? Dan is Microsoft Planner een goede keus. Je voegt Planner toe als tabblad aan je team in Teams waardoor alle leden van dat team toegang hebben tot het planbord. Gemakkelijk noteer je de verschillende taken, benoemt een eigenaar, stelt een deadline en houdt elkaar op de hoogte van de voortgang. Je kunt de taken groeperen op onderwerp, maar bijvoorbeeld ook rangschikken op voortgang als een soort Scrumbord.
Belangrijke tip van mij: spreek samen af hoe je elkaar op de hoogte houdt. Je kunt namelijk prima taken voltooien of via Opmerkingen toelichting geven over de voortgang in de taak zelf. Daar moet je het planbord (en eventueel de taak zelf) alleen wel bewust voor openen. Wellicht slimmer is om Planner een vast onderdeel te maken van een projectmeeting of stand-up. Hierin praat je elkaar kort bij over de voortgang en pas je samen het planbord direct aan met nieuwe inzichten.
bonus-tip voor de liefhebbers van To Do en Planner
Ik hoor vaak dat mensen erg fan zijn van de vlaggetjes in Outlook waarbij je de berichten ‘waar je nog wat mee moet’ kunt verzamelen. Wanneer zij overstappen op communiceren in Microsoft Teams, zijn deze vlaggetjes-fans echter bang dit fijne overzicht te verliezen.
Fear no more!! Je kunt namelijk van een chat of kanaalbericht in Teams ook een taak maken! Beweeg hiervoor met je muis over het bericht en klik op de drie puntjes. Kies Meer acties en vervolgens Taak maken. Je kunt kiezen in welke To Do lijst of welk Planbord je dit bericht wilt toevoegen als taak. De tekst van het bericht en de link ernaar toe, worden automatisch aan de taak toegevoegd.
samengevat…
‘Waar laat ik toch mijn taken?’ Tja, dat ligt er dus aan… Aan het gebrek aan keuzes zal het in ieder geval niet liggen! Kan ik met je meedenken over het maken van je keuze of heb je nog vragen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact op met mij, Jessy Groen.
