wanneer is het wel zinvol om naar kantoor te gaan?

14 juli 2022
Richard de Jong
4 minuten leestijd
werken met microsoft teams

Het kan verkeren… Kreeg je voor de coronaperiode werknemers nog met geen stok aan het ‘nieuwe werken’, telewerken of thuiswerken. Vandaag de dag zien velen er geen gat in om terug te keren naar kantoor. Het loopt vast zo’n vaart als in het geval van Ian Goodfellow, directeur bij Apple. Hij nam ontslag omdat het bedrijf eiste dat werknemers weer drie dagen per week naar kantoor kwamen. “Ik geloof dat flexibiliteit veel beter werkt voor mijn team”, motiveerde hij zijn beweegredenen. In hetzelfde artikel staat dat ook Google verwacht dat medewerkers weer drie dagen per week naar kantoor gaan. En van Elan Musk mogen medewerkers thuiswerken mits ze minimaal 40 uur per week op kantoor zijn… Overigens waren ICT-bedrijven nooit een fervent voorstander van het thuiswerken, hoewel de reclame-uitingen voor hun producten anders impliceerden. Reden te meer om een te kijken naar wanneer het wel zinvol is om naar kantoor te gaan!

ophokplicht

Ook in ons land worstelen directies met de vraag: “hoe vaak moeten medewerkers weer naar kantoor komen”. Ze besluiten vaak net als Google en Apple om een norm van een minimaal aantal dagen op kantoor in te stellen. Een uniforme maatregel doet echter geen recht aan de grote verschillen tussen de teams en tussen medewerkers. Ik zie bijvoorbeeld werknemers die ernaar snakken om weer vijf dagen naar kantoor te mogen gaan, terwijl ze maar twee dagen mogen komen. Daarnaast creëert het weer nieuwe problemen, wie gaat bijvoorbeeld controleren of medewerkers de norm halen en wat ga je doen als ze daar niet aan voldoen? Het doet me denken aan de discussie over de ‘ophokplicht’ in 2007, waarbij leerlingen minimaal 1000 uur per jaar in een leslokaal moesten zitten, of er nu een docent voor de klas stond of niet.

Een norm opleggen staat ook haaks op bevoegdheden en verantwoordelijkheden die medewerkers kregen tijdens de lockdowns. Het algehele beeld is dat de productiviteit in deze periode is gestegen en medewerkers zich in het algemeen prima van hun taak kweten.

wat wil je doen op kantoor?

Wil je medewerkers terug naar kantoor dan staat centraal: “wat wil je dat ze op kantoor gaan doen?” Verschilt met de werkzaamheden die ze thuis doen is dit niet alleen lastig om ze te overtuigen, maar bovenal een gemiste kans om optimaal gebruik te maken van de aanwezigheid op kantoor. Er zijn organisaties die prima functioneren zonder fysiek kantoor. De algemene consensus is dat het voor een goede samenwerking en voor het welzijn van mensen belangrijk is regelmatig fysiek te ontmoeten. Voorwaarde is dan wel dat je als organisatie activiteiten faciliteert om ervoor te zorgen dat er wordt samengewerkt. Anders is de kans groot dat werknemers een concentratiehokje induiken of hybride gaan vergaderen met de collega’s die geen kantoor dag hebben. En alleen het praatje bij het koffieapparaat of een toevallige ontmoeting in de wandelgangen is niet toereikend om samenwerking tot stand te brengen. En als de teamleden verspreid over de week naar kantoor komen is de kans gerede dat ze elkaar alsnog niet ontmoeten.

fysiek samenwerken

We hebben, tijdens de lockdown, zelf aan den lijve, kunnen ondervinden welke activiteiten digitaal minder goed uit de verf kwamen: zoals sessies waar een beroep werd gedaan op creativiteit, kennisoverdracht, brainstormen, strategie sessies, moeilijke onderwerpen en conflicten in het team bespreken. Maar ook werkzaamheden als intervisie, coaching, evalueren, inwerken van nieuwe medewerkers verlopen fysiek over het algemeen beter. Dit zijn activiteiten die bovendien bijdragen aan de ontwikkeling van een team door te leren van anderen, elkaar uit te dagen en een onderlinge band op te bouwen.

Hoe belangrijk fysiek samenwerken is, blijkt uit het onderzoek van Judith en Gary Olson naar verschillen tussen samenwerken op afstand en samenwerken op dezelfde locatie (B. Tichelaar, NRC). Zij adviseren de tijd die je samen op één locatie doorbrengt, vooral te besteden aan complexe taken, zoals hierboven beschreven. Deze bijeenkomsten dragen bij aan een gemeenschappelijke kennisbasis (common ground) en leiden tot de minste misverstanden. Als je bij elkaar zit let je op allerlei subtiele signalen van collega’s, je checkt bijvoorbeeld voortdurend of de boodschap aankomt. Loopt dit spaak dan pas je direct je gedrag aan. Het fysiek bij elkaar zijn vereenvoudigd dit aanzienlijk. Hoe groter de gemeenschappelijke kennisbasis door te samenwerken, hoe kleiner de kans op misverstanden en des te hoger de productiviteit, aldus de onderzoekers. De interactie van mensen die zich samen in één ruimte bevinden is op tal van subtiele manieren niet een beetje, maar héél veel rijker dan die van mensen die online samenwerken.

Kortom, neem je toevlucht niet tot een generieke maatregel van een minimum aantal dagen op kantoor, maar organiseer per team/afdeling welke activiteiten zich goed lenen om met elkaar als team te doen. Spreek vervolgens af dat iedereen er dan ook is en ga met elkaar aan de slag!

Wil je meer weten over hoe work21 jouw organisatie kan ondersteunen bij het ontwikkelen en implementeren van hybride werken? Neem dan contact op met Richard de Jong. En voor je dagelijkse dosis praktische tips over slim (samen)werken en wendbaar blijven in de digitale tijd kun je natuurlijk onze LinkedIn-pagina volgen.