Wat is de kern van effectief teamwerk en goed leiderschap in deze tijd?

11 oktober 2021
Sanneke Kats
5 minuten leestijd

Lessons learned van 9 jaar adviseren bij kennisintensieve organisaties @work21

Na 9 jaar adviseren, trainen en coachen over voornamelijk flexibel werken bij work21 neemt collega Sanneke Kats een nieuwe stap, weg van work21: “Welke lessons learned heb ik opgedaan bij organisaties, in tijden waarin de vaste werkplek losgelaten moest worden en in tijden waarin elkaar fysiek ontmoeten een uitdaging werd en er thuis verplicht een werkplek gecreëerd moest worden? Wat viel op en welke rode draad heb ik ontdekt op het vlak van goed leiderschap en effectief teamwerk?

Ik heb vele flexibel werken trajecten mee mogen maken, in alle vormen en maten. Ik hield me vooral bezig met de gedragskant van de verandering naar meer wendbaarheid en flexibiliteit in het werk en samenwerking. Bij de één was ik voornamelijk consultant, bij de ander projectleider van het implementatieteam, bij weer een ander begeleidde ik voornamelijk leidinggevenden en teams om samenwerkafspraken te maken. Heb met heel wat weerstanden te maken gehad, ook díe in alle vormen en maten. Mensen met de armen over elkaar, het er totaal niet mee ‘eens’ zijn, boze reacties, sessies soms zelfs moeten stopzetten, omdat er teveel weerstand naar boven kwam. Want voor sommigen was ik de brenger van een voor hen onwenselijke boodschap: verlies van een vaste werkplek, werken in een rumoerige kantoortuin, collega’s niet meer kunnen vinden, laat staan een goede werkplek. Heb ook heel veel (en meer) sessies begeleid waarbij er zaadjes werden geplant en er betekenis gegeven kon worden aan wat er op mensen afkwam. Mensen zien worstelen maar ook hun best doen om er met elkaar uit zien te komen.

Effectief teamwerk begint bij een toegankelijke werksfeer

Een open deur: effectief teamwerk komt tot stand als de werksfeer open en veilig is, en elk teamlid zich erkend voelt in wat hij of zij doet. Google heeft hier onder andere onderzoek naar gedaan, dus heel nieuw is deze persoonlijke constatering niet. Aan de teams waar de sfeer toegankelijk was, merkte ik dat zij meer open stonden voor andere zienswijzen en er meer nieuwsgierigheid ontstond in het hoe. Een open sfeer brengt ook blijkbaar meer openheid met zich mee voor nieuwe oplossingen en andere aanpakken. Ook ik als externe werd meer geaccepteerd en minder gezien als een slechtnieuwsbrenger of ‘heb-je-weer-zo’n-consultant-die-ons-komt-vertellen-hoe-we-moeten-werken’. Ook online kon ik een prettige of minder prettige sfeer door de camera’s heen voelen (tot zover die aanstonden, maar dat op zich zegt natuurlijk ook al iets). Natuurlijk zal dat niet altijd het geval geweest zijn, maar daar waar meer verbinding leek te zijn, kwamen mensen met meer oplossingen en meer afspraken om het werk te organiseren.

Niet alleen de inhoud…

Daar waar wordt samengewerkt, gaat het vaak over de inhoud. Logisch, want je werkt samen om te komen tot een bepaald resultaat of effect. Toen wij zelf vanuit work21 verband gingen leggen met twee andere factoren die bij voornamelijk communicatie een rol spelen, namelijk ‘relatie’ en ‘proces’, merkten we aan teams dat zij beaamden daar nauwelijks tijd aan te besteden – los van de teamborrels of het jaarlijkse teamuitje. ‘Relatie’ gaat over verbinding en vertrouwen voelen, over elkaar durven aan te spreken op zaken die niet lekker lopen, zonder je aangevallen te voelen, over wederkerigheid waarin je soms iets meer geeft dan neemt. Het gaat over het samen bereiken van een hoger doel, waarbij fouten mogen worden gemaakt. ‘Proces’ gaat over het maken van afspraken hoé je met elkaar wenst samen te werken om tot dat doel te komen. Als ik vroeg welke afspraken teams hadden, kwam men vaak niet verder dan ‘we hebben 1x per week een teamoverleg’ of ‘we gebruiken Whatsapp om elkaar te informeren’. Vaak waren er wel ongeschreven regels, en daardoor verwachtingen van elkaar die niet werden uitgesproken.

Alleen al het gesprek hierover met elkaar aangaan, het ‘hoe willen we met elkaar op een prettige manier samenwerken’, en later ook ‘hoe gaan we thuis en op kantoor werken combineren’, zorgde ervoor dat collega’s elkaar en elkaars behoeften beter leerden kennen. Mooie sessies waren het waarbij ik teams aan de slag zette met nadenken over de ideale combinatie tussen thuis geconcentreerd werken en elkaar ontmoeten op kantoor. Onze workstyle experimenteerkaarten vonden bij het ene team gretig aftrek en bij het andere team bleven ze aan de zijkant liggen, omdat experimenteren toch ook wel heel spannend is..

En hoe zit het dan met leiderschap?

Erkenning en aandacht geven, mensen verbinden en ondersteunen zijn vier vaardigheden die ik het beste vind passen bij leidinggeven in deze tijd, waarin je elkaar niet meer automatisch fysiek treft. Heb jij weleens de vraag gesteld aan jouw medewerkers waar zij behoefte aan hebben? Wat zij van jou nodig hebben om te floreren? Ieder mens is op zoek naar erkenning en heeft in meer of mindere mate aandacht nodig. Daar oog voor hebben, tot op detailniveau, is naar mijn mening de allerbelangrijkste opdracht voor leidinggevenden. Mensen voelen heel goed aan of je oprecht bent in je bedoelingen of dat je het alleen met de mond belijdt. Daarmee bedoel ik niet dat je alles moet accepteren en geen grenzen mag aangeven. Het gaat wel over dat ene extra belletje met de vraag hoe het gaat, of het kaartje dat je stuurt en iemand bedankt voor zijn of haar inzet. Dit kan dus ook op afstand! En als je het niet eens bent met iemand, dit op een open en eerlijke manier aan kunnen geven hoe jij dit ziet waarbij je in de manier waarop je je boodschap brengt, open blijft staan voor andere mogelijkheden.

De vaardigheid ‘mensen verbinden’ is in deze tijd een belangrijk onderdeel van leiderschap. Zorg ervoor dat je momenten creëert waarop je je team laat samenkomen en waar echte verbinding kan ontstaan. Niet alleen in de inhoud, maar ook en vooral in de relatie en het proces. Bij work21 heb ik genoten van onze vele 6-wekelijkse teammiddagen, waarin we met onszelf en met work21 bezig konden zijn. Waarin plaats was voor inhoudelijke discussies en professionele ontwikkeling, waarin formeel met informeel werd gecombineerd. Nieuwe collega’s voelden zich meteen welkom, omdat ze aan het hele team een zelfbedachte vraag konden stellen om kennis te maken en de bestaande collega’s de meest gekke vragen om hun oren kregen. Zelfs in de lockdown periodes gingen deze bijeenkomsten gewoon online door, inclusief thuisgestuurde brownies, lunches, maar ook mentimeter polls, break out rooms, brainstormen op Miro boarden, pub quizzen uiteraard, etc, etc. Ik kan het elke leidinggevende aanraden daar echt tijd en aandacht bij de voorbereiding in te steken, met hulp van collega’s uiteraard.

Tot slot

Alle klanten, teams, leidinggevenden, coördinatoren, partners, collega’s, ik wens ze een hoop goeds. En mochten we elkaar ooit als we later een beetje ouder en grijzer zijn weer tegenkomen, laten we dan zeggen: weet je nog, toen en toen, wat was dat een mooie tijd…”