In mijn werk ben ik betrokken bij heel veel implementaties van Microsoftapplicaties. Ik vind het enorm leuk om mensen hierbij te ondersteunen met instructies of handige tips. Vooral de vragen ‘hoe kan dit MIJ en mijn werkzaamheden nou ondersteunen?’ vind ik de leukste! Maar daarnaast krijg ik ook veel vragen over standaard opties in Teams: hoe kan ik mijn Teams-bestanden standaard laten open in Word, Excel en PowerPoint in plaats van de onlineversie? (zo dus!) Hoe kan ik instellen welke meldingen ik van Teams ontvang? (zo dus!) Hoe kan ik een chat-groep een naam geven? (zo dus!) Hoe kan ik een mail opslaan in OneNote? (zo dus!)
‘Zoek het lekker zelf uit joh!’ denk ik als ik dit soort vragen ontvang. En dat zeg ik niet omdat ik de vraag niet graag beantwoord – in tegendeel zelfs! Maar je moet vaak even wachten op reactie van ‘een mens’, maar vooral: omdat Google veel meer weet dan ik!
tips om te vinden wat je zoekt
Ga je online opzoek naar je antwoord? Denk dan eens aan de volgende tips:
- vermeld in je zoekopdracht over welke tool je vraag gaat. Wil je iets weten over een optie in Teams? Vermeld “Teams” dan in je zoekopdracht. Of eigenlijk liever “Microsoft Teams” – de namen van de applicaties van Microsoft zijn soms nogal multi-interpretabel…
- vermeld in je zoekopdracht duidelijk welke actie je uit wilt voeren. Gaat het over bestanden, berichten, taken of notities? En wat wil je daar dan precies mee doen?
Een zoekopdracht “Microsoft Teams bestanden” levert veel te veel hits op. “Microsoft Teams bestanden delen met externen” geeft waarschijnlijk concretere antwoorden op je vraag. - Google ook eens in het Engels. Ik weet dat dit niet voor iedereen even gemakkelijk gaat, maar als het je lukt, is het wel echt de moeite waard! Wereldwijd zijn er veel meer Engelse sprekers dan Nederlanders. Dat betekent dat er ook veel meer tips en handleidingen geschreven zijn in het Engels en dus dat je gemakkelijker het antwoord op je vraag vindt.
- Zoek ook op de Microsoft-support website. Microsoft zelf heeft ook enorm veel instructies geschreven over hun eigen applicaties. Deze vind je op https://support.microsoft.com/nl-nl/. Vul je zoekwoorden in (met de 2 bovenste tips) en vind alle instructies die Microsoft heeft geschreven en up-to-date houdt.
maar wat nou als ik Googelen en zoeken echt moeilijk vind?
Eerlijk is eerlijk: zoeken in een zoekmachine gaat niet iedereen even gemakkelijk af. Je stelt je vraag nou eenmaal gemakkelijker aan een mens dan aan een machine. Als je een mens iets vraagt, hoeft dat niet in steekwoorden en kun je ook wat context meegeven; dat gaat niet allemaal in dat kleine zoekveldje…
Heb je dan al eens geprobeerd je vraag te stellen aan een AI-assistent? Een bekende assistent is bijvoorbeeld ChatGPT maar ook Microsoft Copilot die in veel organisaties al rechts boven in de Edge-browser te vinden is. Als je ChatGPT of Copilot (of een andere AI-assistent) een vraag stelt, mag je die in ‘gewone mensentaal’ stellen. Je kunt daar ook zo veel context bijgeven als je zelf wilt om je vraag te verduidelijken. En krijg je niet het goede antwoord? Dan kun je vervolgvragen stellen die voortbouwen op de vorige vragen. Zo kun je je vraag aanscherpen én een beter antwoord krijgen!
Mag ik dan helemaal niets meer vragen?
Natuurlijk wel!! Het internet kan nog zoveel weten, ze kennen niet jouw specifieke (werk)context. Vragen over hoe je iets het beste in kunt zetten in JOUW werk, zijn nog steeds super relevant om te stellen. Of om eens te bespreken met collega’s en samen te sparren over hoe jullie iets slimmer, sneller of handiger kunnen regelen. En daar denk ik dan weer heel graag over mee!
Wil je verder praten over mijn blog? Of heb je een hele goede vraag waar Google het antwoord niet op weet? Neem dan contact op met mij, Jessy Groen.
