‘Wij bouwen aan wendbare organisaties in een digitaal tijdperk.’ Dit is waar work21 voor staat. Dat klinkt mooi, maar erg concreet is het natuurlijk niet. Want wat is een wendbare organisatie en waarom zouden we daaraan moeten werken? En hoe ‘bouw’ je deze dan?
Wendbaarheid gaat eigenlijk over het vermogen om snel, effectief en succesvol te kunnen veranderen. En te kunnen blijven veranderen. ‘Wendbaar worden’ gaat over change management en hoe goed je hierin bent als organisatie. Hoe wendbaarder je bent, hoe groter je aanpassingsvermogen, hoe minder kwetsbaar je wordt voor veranderingen van buitenaf. Dit hebben we in 2020 natuurlijk allemaal mogen ervaren. Hoe word je zelf en als organisatie wendbaar in dit digitale tijdperk?
Een nieuwe applicatie wordt geïntroduceerd. Of beter nog; ‘weer’ een nieuwe applicatie. We beginnen weer vooraan. Er komt een opleidingsplan en iedereen krijgt uitleg. Wat moeten mensen kunnen om de applicatie te gebruiken? Welke vaardigheden moeten we aanleren? Nog concreter: wat wordt de inhoud van de training? Wie schrijft de handleiding en houdt deze bij met al die updates die cloud met zich meebrengt? Is deze aanpak nog efficiënt, als de frequentie hoger en hoger wordt?
oog op de toekomst
Technologie vernieuwt, ontwikkelt en verandert. Morgen nog sneller dan vandaag. En dat zal ook zo blijven. Dus de vraag is niet ‘hoe leer je mensen werken met een nieuwe applicatie’, maar de vraag is ‘hoe leer je mensen werken en omgaan met een werkplek die continu blijft veranderen?’ Of zelfs met een werkplek waarvan jij ook nog niet weet hoe deze eruit zal komen te zien. Met oog op de toekomst en de komst van steeds meer technologie ben ik benieuwd hoelang het nog haalbaar (en effectief) is om medewerkers alleen vaardigheden aan te leren, gefocust op de werking van de applicatie zelf.
Daarnaast werken we steeds meer op verschillende, eigen apparaten en blijven applicaties doorontwikkelen. Knoppen veranderen, verplaatsen en verdwijnen. Moet iedereen dan steeds een nieuwe uitleg en opleiding ontvangen? Of zorgen we ervoor dat de zelfredzaamheid omhoog gaat?
een nieuwe focus
We moeten dus meer gaan focussen op de vaardigheid van mensen om zelfstandig en flexibel om te gaan met verandering. Niet één specifieke verandering, maar veranderende technologie. Vaardigheden aanleren om, ondanks de veranderingen, het gevoel van grip te blijven behouden, kansen te zien en herkennen om steeds effectiever te werken met nieuwe middelen. In kort:
‘Geef een man een vis en hij heeft eten voor één dag. Leer een man vissen en hij heeft eten voor heel zijn leven.’
– Chinees spreekwoord
Ik vraag mij, anno 2020, stiekem af of het aanleren van digitale vaardigheden voor een nieuwe applicatie de ‘verantwoordelijkheid’ is van een specifieke afdeling zoals ICT of P&O. Als werkgever wil je medewerkers natuurlijk de ruimte geven voor persoonlijke ontwikkeling en groei, en ondersteuning bieden waar dit nodig is. Hierin is technologie niet meer alleen faciliterend, maar een primair onderdeel van ons dagelijks werk geworden. Zijn digitale vaardigheden en een basis in digitale ‘wijsheid’ niet inmiddels eigen verantwoordelijkheid? Maar misschien sla ik dan een beetje door 😉
Voor nu is mijn advies om meer te focussen op het aanleren van vaardigheden om zelfstandig aan de slag te gaan en vooral ook te durven. Leer en begeleid mensen in de potentie en het gedachtegoed van een nieuwe applicatie. Waarom is deze applicatie er en wat zijn de voordelen voor jou of de organisatie? Het leren wat er gebeurt wanneer je op een bepaalde knop klikt is lang niet zo toekomst vast. Voor je het weet, is het weer anders.
Hoe meer je als organisatie medewerkers opleidt in functionaliteiten, hoe meer je de verwachting schept dat er, met elke verandering in de applicatie, een nieuwe opleiding verzorgd wordt. Het houdt de huidige cultuur in stand.
Wendbaar worden als organisatie begint bij de wendbaarheid en veranderkracht van de mensen. Leer mensen zelfstandig veranderen. Leer niet de exacte verandering (eenmalig) aan. Een misschien wat theoretisch verhaal, dus laat ik praktisch eindigen:
5 basisprincipes om aan de slag te gaan
1. De paraplu: een heldere ‘waarom’
Zorg voor een consistentie boodschap, en zorg ervoor dat alles op deze boodschap aansluit. Een heldere ‘waarom’. Waar groeien we als organisatie naartoe, waar staan we voor, wat zijn onze kernwaarden en wat is onze aansluitende ICT-strategie? Als de boodschap helder is, is elke kleine verandering die hierop aansluit een logisch gevolg. ‘Natuurlijk gaan we aan de slag met een applicatie als Teams. We willen immers beter en meer afdeling overstijgend samenwerken’.
Wanneer iedere kleine aanpassing of verandering los wordt gecommuniceerd, voelt het als schieten met losse flodders. Wanneer je dit koppelt aan de boodschap of misschien al als stap in een visuele roadmap weergeeft, wordt het ineens logisch. ‘Ik snap de aanvullende veiligheidsmaatregelen wel. Even onhandig en wennen, maar zo houden we het samen veilig en krijg ik meer flexibiliteit in mijn werkplek. Wij gaan immers voor: veilig en flexibel werken.’ Wat is de boodschap van jouw ICT-roadmap? En hoe sluiten de lopende projecten hierop aan?
2. Van knoppen naar toegevoegde waarde en potentie
Focus training en uitleg vooral op de toegevoegde waarde, potentie en het gedachtegoed van een applicatie, niet op de knoppen en functionaliteiten.
3. Zelfredzaamheid voorop
Leer mensen waar ze zichzelf kunnen informeren en hoe ze gemakkelijk op de hoogte blijven van aanpassingen. Zorg ervoor dat ze de antwoorden weten of kunnen opzoeken op vragen zoals: Wat komt er voor mij aan en waarom? Welke applicatie gebruiken wij met welk doel? Hoe werk ik veilig? Maar ook antwoorden weten te vinden op: hoe werkt deze specifieke applicatie? En komt er nog een functionaliteit aan die mij kan helpen bij …? Misschien wil je zelfs een plek creëren waar mensen wensen kunnen achterlaten.
Maak bijvoorbeeld de ICT en organisatie roadmap beschikbaar en werk deze continu bij. Geen statische PDF, maar een roadmap op een centrale plek die de laatste stand van zaken (doorzoekbaar) weergeeft. Ook wanneer het even tegenzit. Laat dan weten waarom en dat eraan gewerkt wordt. Communiceer snel, vindbaar en centraal.
4. ICT is overal, stimuleer kennisdeling!
Daar bedoel ik mee dat niet alléén de ICT-afdeling kennis in huis heeft. Gelukkig maar, want daar zijn ICT-afdelingen niet groot genoeg voor 😉
De beste tips & tricks voor jou werk komen wellicht uit een andere hoek. Bijvoorbeeld vanuit een collega met vergelijkbare werkzaamheden. Stimuleer deze kennisdeling! Start bijvoorbeeld een online community waar mensen elkaar kunnen helpen, tips & trucks kunnen delen, creativiteit kunnen tonen en van elkaar kunnen leren. Maak het ook vooral leuk, want nieuwe functionaliteiten en handigheidjes zijn dat!
5. Focus op change
Een nieuw project of programma gaat van start? Organiseer dit goed en met de juiste mensen. Introduceer een changemanager, náást de projectmanager. Een changemanager focust zich op de menskant van de verandering en het behalen van de organisatiedoelen. Een projectmanager zorgt ervoor dat het project binnen tijd en budget gerealiseerd wordt. Zorg ervoor deze rollen elkaar uitdagen om tot het beste resultaat te komen.
Richt hiernaast het project zelf ook wendbaar (agile/lean) in. Zodat het kan meebewegen met ontwikkelingen, wensen en een veranderende behoefte!
Verder praten of wil je je gedachtes delen over wendbaar worden, change management, zelfredzaamheid en de toekomst van technologie op de werkplek? Neem contact op met Loes van Dril.
