Je hebt een overleg met collega’s, belooft het een en ander na te sturen en eenmaal opgehangen ben je het alweer vergeten. Je bent bezig met meerdere projecten en door de drukte zie je het overzicht niet meer en vergeet je van alles. Situaties die we allemaal wel herkennen. Een simpele lijst met taken kan hierbij voor veel houvast zorgen, ook in privé omstandigheden. Wie gaat er tenslotte zonder boodschappenlijstje de supermarkt in? Het helpt om in de dagelijkse hectiek opborrelende gedachten of taken die je moet doen te kunnen vastleggen om ze zo vervolgens los te kunnen laten en weer te focussen op het nu.
Maar waar leg je zulke zaken vast? Naast de klassieke papieren takenlijsten, zijn er tal van mogelijkheden om taken digitaal te verzamelen. Het gevaar van al deze mogelijkheden kan zijn dat je op een gegeven moment op meerdere plekken je taken en gedachtenspinsels hebt staan. Je hebt ze dus wel opgeschreven, maar je weet niet meer waar of je vergeet er naar te kijken. Het zoeken van informatie op verschillende plekken kost je dan eerder energie dan dat het je helpt je hoofd leeg te maken.
Getting Things Done
Een manier die je kan helpen om taken vast te leggen en ze ook daadwerkelijk uit te voeren, is via de ‘Getting Things Done’-methode van David Allen. Hij richt zich hierbij op het maken van lijsten specifiek voor een bepaalde context zoals telefoontjes die je nog moet plegen of huishoudelijke taken die nog gedaan moeten worden. Het maken van lijsten is volgens David Allen het meest praktisch omdat je dan alvast nadenkt over de invulling van je taak. Zo kun je op een later moment meteen aan de slag met deze taken. Taken die binnen 2 minuten uit te voeren zijn, kunnen volgens Allen meteen opgepakt worden.
vier a vijf stappen
1. Verzamelen
Verzamel alle taken op één centrale plek.
2. Verwerken
Verwerk en organiseer de taken als volgt:
- volgende acties
Dit zijn de taken die je direct kunt uitvoeren als je tijd hebt. - projecten
Dit zijn de taken die nog moeten gebeuren, maar waar je nog meerdere acties voor moet uitvoeren zoals het organiseren van een online bijeenkomst. - in de wacht
Soms ben je afhankelijk van een ander. Je taken ‘in de wacht’ liggen bij een ander maar verzamel je hier om ze niet uit het oog te verliezen. - misschien/later
Dit zijn de dingen die je ooit wilt doen, maar geen haast hebben. Denk aan het lezen van de nieuwsbrief of een interessant artikel.
3. organiseren
Bekijk de lijsten met openstaande taken minimaal eenmaal per week. Kies een moment in je agenda om na te gaan of de taken die je hebt staan nog relevant zijn en of je nog taken mist.
4.onderhouden/Doen
Werk de taken van je lijst af. Plan hiervoor een moment in je agenda in. Een term die ik ook wel vaker hoor voor dit soort kleine klusjes is “de KKD” (Kut Klusjes Dag) .
Oke, en nu?
Fijn om te weten, maar welke middelen kunnen je helpen om dit voor elkaar te krijgen? Probeer de Taken-app in Microsoft Teams! Met de Taken-app heb je in één oogopslag inzicht in je eigen openstaande taken als de taken die aan jou zijn toebedeeld door anderen. Deze taken komen uit programma’s als Microsoft To Do, Planner, Outlook en OneNote. Planner is handig te gebruiken voor het vastleggen van werkzaamheden en activiteiten binnen je team of project, waar To Do, Outlook en OneNote gericht zijn voor het vastleggen van eigen taken.
Stel je Taken-app in!
Ga naar de drie puntjes in het linker menu en zoek de Taken-app (de Taken-app is in ontwikkeling en heet nu tijdelijk ‘Planner’). Maak vervolgens nieuwe lijsten en heb zo meer overzicht van al je taken! Gebruik ook de mobiele applicaties om opkomende gedachten en taken nog sneller uit je hoofd te halen.
Wil je meer weten over de ‘Getting Things Done’-methode of hoe je je takenlijsten slim kunt bijhouden? Neem dan contact op met mij, Robin Hartlieb.
