Key-users: het succes van de digitale verandering

8 februari 2022
Jannie Keiren
3 minuten leestijd
Afbeelding Key users

Hybride werken heeft er de afgelopen 2 jaar voor gezorgd dat weinig organisaties achter zijn gebleven in het digitaliseren van hun (samen)werkprocessen. Hoewel Corona voor niemand leuk was, heeft het wel voor een enorme versnelling gezorgd rondom het effectief samenwerken op afstand. Aan het begin mogelijk nog niet altijd zo effectief. Maar door het ontdekken met elkaar zijn we steeds wijzer geworden in hoe we dit goed kunnen organiseren. Bij de overstap naar nieuwe technologie zien wij binnen work21 dat het normaal geworden is aandacht te besteden aan de adoptie van deze technologie. Een goede ontwikkeling, maar…!

We zien vaak dat bij de adoptie van nieuwe technologie veel tijd en energie wordt gestoken in het opleiden van medewerkers. Bijvoorbeeld rondom het op afstand vergaderen met MS Teams, ZOOM of WebEx. Helaas wordt er minder vaak gekeken naar hoe medewerkers mee kunnen worden genomen in de continue functionele veranderingen die deze technologie met zich meebrengt. Mijn collega Loes van Dril schreef eerder een blog over hoe je medewerkers leert werken met een werkplek die continu verandert. Hier wil ik graag op verder gaan. Hoe kun je medewerkers nog meer ondersteunen in technologie die continu verandert? Hoe zorg je ervoor dat niet elke medewerker uren aan trainingen en ontdekken per maand kwijt is?

Zet key-users in!

Key-users zijn medewerkers die het naast hun primaire werkzaamheden leuk vinden zich te verdiepen in nieuwe technologie. Daarnaast vinden ze het leuk om hun collega’s hierover te informeren en enthousiasmeren. Key-users fungeren als tussenpersoon tussen de ICT-afdeling en de werkvloer.

Omdat key-users kennis hebben van de technologie én werkwijzen binnen de organisatie, kunnen ze goed inschatten wat de impact is van nieuwe functionaliteiten op de werkpraktijk en andersom. Daarbij zorgen ze voor meer draagvlak. Ze weten namelijk waar hun collega’s tegenaan lopen. Hierdoor dragen ze niet alleen de boodschap van de organisatie uit, maar halen ze ook de wensen en behoeften vanuit de organisatie op.  

Hoe ziet de rol van key-user eruit?

Als key-user:

  • Heb je affiniteit met digitaal werken en ben je digitaal vaardig;
  • Vind je het leuk om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen rondom technologie;
  • Weet je collega’s te enthousiasmeren en kan je draagvlak creëren;
  • Kun je je verplaatsen in je collega’s en ze meenemen in de veraderingen die de technologie met zich meebrengt;
  • Kan je de vertaalslag maken van functionaliteit naar de werkpraktijk en andersom.

Hoe begeleid je key-users hierin? 

Key-users hebben een belangrijke rol in het ondersteunen van collega’s bij het werken volgens een nieuwe digitale werkwijze. Maak het leuk en aantrekkelijk om een key-user te zijn! Met informatie, bijeenkomsten en opleiding zorg je ervoor dat de key-users net altijd een stapje voorlopen.

  1. Organiseer een key-userbijeenkomst waarin je de rol van de key-user behandelt. Wat verwacht je van de key-users? Hoeveel tijd gaan zij besteden? Wat zijn hun taken? Bespreek samen wat ieder nodig heeft om de rol als key-user uit te kunnen voeren. Stel bijvoorbeeld samen een plan van aanpak op: geef ze een toolkit mee waarin ze instructiematerialen vinden rondom de technologie, maar ook over hoe ze collega’s hierin mee kunnen nemen.  
  2. Leid key-users op in de technologie voordat de rest van de organisatie hiermee aan de slag gaat. Wanneer key-users weten waarom deze technologie wordt gebruikt en hoe ze hiermee moeten werken, kunnen ze collega’s hier beter in meenemen. Laat key-users onderling met elkaar oefenen door uitleg te geven over de technologie alsof ze hun collega’s opleiden.  
  3. Zorg voor een centrale plek waar key-users kunnen samen komen. Hier kunnen ze hun kennis en ervaring kunnen delen, vragen stellen en informatie vinden die ze nodig hebben.
  4. Organiseer regelmatig bijeenkomsten. Dit is vooral handig bij de komst van functionaliteiten die veel impact hebben op het werkproces. Hier kunnen dan mogelijk gezamenlijke afspraken over gemaakt worden.
  5. Beloon key-users. Geef ze bijvoorbeeld regelmatig tips en laat zien wat hun inzet oplevert in de organisatie.

Met het inzetten van key-users neem je de organisatie mee in de digitale veranderingen zonder alle medewerkers continu op te hoeven leiden. Wil je meer halen uit je key-users of wil je hier verder over praten? Neem dan contact op met Jannie Keiren.