Is jouw organisatie vergeven van vergadertijgers en ontvang je om de haverklap uitnodigingen voor korte en lange overleggen? Of valt het wel mee, maar zijn je dinsdagen en donderdagen toch best volgepland met diverse overleggen? Wat kun je er nu zelf aan veranderen, in je eentje, en vooral hoe? Kijk dan eens naar de eerste twee minuten van onderstaande filmpje. TED spreker David Grady confronteert je op humoristische wijze met zijn zelfbedachte ‘Mindless Accept Syndrome (MAS)’: het klakkeloos accepteren van uitnodigingen voor overleggen die opduiken in je mail. Herken je dit? Lees dan verder. Herken je dit niet? Lees dan ook verder en geef collega’s die klagen over volgeplande dagen met overleggen tips uit deze blogpost.
Wat verderop in het filmpje (> 5 min.) pleit David Grady voor “NO MAS” binnen organisaties. Stop met accepteren van elke uitnodiging! Hij stelt dat je een uitnodiging voor een overleg met weinig informatie voorlopig accepteert en vervolgens om meer informatie vraagt. Vraag daarbij om het volgende:
– Wat is het doel van het overleg – wat wil je bereikt hebben?
– Hoe kan ik je helpen bij het bereiken van het doel?
Waarschijnlijk doe je dit in de praktijk ook al wel. Hoe vaak komt het bovendien voor dat je zomaar voor een overleg wordt uitgenodigd zonder dat je überhaupt betrokken bent geweest bij het proces vooraf?
Neemt niet weg dat je bij dit soort uitnodigingen met weinig informatie zijn principe van NO MAS prima kunt hanteren. Daar zouden we zelfs een aantal vragen aan toe willen voegen:
– Wat is de agenda (inclusief tijdsinschatting)?
– Wat verwacht je precies van mij – welke rol, kennis, of andere bijdrage?
– Kun je me achtergrondinformatie (een samenvatting) sturen ter voorbereiding?
– Hoeveel deelnemers zijn voor dit overleg uitgenodigd en is er een voorzitter?
– Zijn er overlegafspraken en zo ja, welke zijn dit?
Begin bij jezelf
Verander de vergadercultuur, begin bij jezelf: accepteer niet gelijk elke uitnodiging die langskomt en wees kritisch op je eigen uitnodigingen voor overleggen.
Overleg bovendien zelf alleen nog maar met een duidelijk doel, een agenda mét tijdsindicatie, heldere rollen, ÉN heldere vergaderafspraken.
En eerlijk gezegd, ook voor de overleggen waarbij jij wel direct betrokken was in het proces vooraf, is een aantal van die vragen relevant genoeg om te stellen, ook aan jezelf, voor effectievere overleggen!
Wil je meer weten over slim vergaderen of hier verder over sparren? Neem dan contact op met Sanneke Kats
