Hybride samenwerken bij IVO Rechtspraak
We zijn trots op wat we doen en delen graag meer over wat we zoal doen in projecten samen met onze klanten. In deze klantcase gaan we het hebben over het hybride samenwerken traject bij IVO Rechtspraak – de informatie voorzieningsorganisatie van de Rechtspraak. Lees hier onze afrondende dialoog.
work21: Leuk dat we op deze manier samen op het project kunnen terugblikken! Kun je meer vertellen over IVO en de reden dat jullie ons benaderd hebben?
IVO: Met 800 medewerkers beheren en vernieuwt IVO de digitale voorzieningen van de Rechtspraak: van ondersteuning van de (ruim 12.000) werkplekken tot de ontwikkeling van digitale diensten voor juristen, burgers en ketenpartners. Tijdens de pandemie hebben onze collega’s enorm hard gewerkt om digitale rechtspraak mogelijk te maken. In het voorjaar van 2022 stonden we voor de opgave om terug te keren naar ons kantoor op de Uniceflaan. Maar, we wilden niet terug naar hoe het was. We wilden vooruit naar een nieuwe en hybride manier van samenwerken. Dat was nog nieuw voor ons. Daarom wilden we graag een pilotjaar organiseren, met jullie hulp.
work21: Dat vonden wij natuurlijk een mooie vraag! Hybride werken gaat niet vanzelf. Het is belangrijk om oog te hebben voor het veranderkundige aspect: hoe nemen we iedereen mee in de overgang naar een hybride manier van samenwerken? Hoe gaat het er voor ons uitzien? Welke werkafspraken maken we? Het vraagt om heldere communicatie, een veranderverhaal, maar ook om concrete handvatten voor medewerkers om hybride werken eigen te maken.
IVO: We hadden al een werkgroep geformeerd tijdens de pandemie, met collega’s uit verschillende afdelingen. Deze werkgroep werd omgevormd tot hybride werken team, met jullie erbij. We hebben samen een projectplan mee gemaakt en zijn gestart met het ontwikkelen van visie en kaders met de directie.
work21: De belangrijke eerste stap, een verandering zonder duidelijke visie en kaders gaat veel moeizamer. En daarbij is het belangrijk hoe je het hybride werken positioneert. Het moet geen doel op zich zijn, maar een middel om bij te dragen aan het behalen van de doelen. Op die manier hebben we het ‘hybride werken bij IVO’ verhaal uitgewerkt.
actie: experimenteren met hybride werken
IVO: En toen was het tijd voor actie! We hebben het pilotjaar afgetrapt met een themaweek hybride werken. Collega’s werden warm welkom terug geheten in het pand, de directie vertelde het veranderverhaal, er waren inspiratiesessies en andere leuke activiteiten. We hebben een praatplaat ontwikkeld en gedeeld, om het gesprek over hybride samenwerken te stimuleren. Ook informeerden we de collega’s over het pilotjaar met praktische experimenten. Je ontdekt samen wat werkt als je verschillende dingen uitprobeert.
work21: We hebben de experimenten bedacht en vormgegeven samen met een groep vertegenwoordigers uit de organisatie. Dit deden we op basis van de grootste aandachtspunten die collega’s ervoeren, en vanuit de kennis en ervaring van work21. Het was een mooi samenspel tussen ons, we leerden van en met elkaar.
IVO: We hebben uiteindelijk zes experimenten gefaciliteerd: over effectief hybride vergaderen en over gefocust werken op locatie (met een stilteruimte), maar ook over team-overstijgend contact en inzicht in aanwezigheid en werklocatie. Heel belangrijk in een hybride context. Via de vertegenwoordigers kregen we terug hoe de teams de experimenten ervoeren en welke acties er nodig waren vanuit de directie, staf en vanuit de teams zelf. Dat gaf ons als werkgroep goed beeld van wat er nodig was.
borgen: meten en verwerken
work21: Naast de experimenten hebben we periodieke metingen uitgevoerd om te monitoren hoe het hybride samenwerken werd ervaren en hoe de experimenten daaraan bijdroegen. Dit koppelden we regelmatig terug naar de organisatie in digitale koffiemomenten en via Intranet. De metingen werden ook in de teams teruggekoppeld en besproken. Want daar gaat het om in hybride samenwerken: het gesprek voeren over wat wel en niet werkt, en welke werkafspraken er nodig zijn.
IVO: Ondertussen verwerkten we de bevindingen in HR-beleid voor hybride werken, in de onboarding en in een huisvestingsplan voor de lange termijn. Zo kreeg de behoefte van de organisatie een plek in de toekomst. En in het nu zorgden we voor praktische ondersteuning, via de experimenten maar ook via teamdagen, workshops en bijeenkomsten met leidinggevenden over hun rol in de hybride context.
work21: Aan het einde van het pilotjaar zagen we dat hybride werken de nieuwe manier van samenwerken geworden was bij IVO. Medewerkers weten elkaar te vinden en teams hebben afspraken over wanneer ze in welke vorm met elkaar werken. We hebben gezorgd dat de vervolgacties belegd zijn in de lijn en dat de hybride samenwerking gemonitord en geëvalueerd zal blijven worden. Wij kijken terug op een fijne samenwerking met jullie, met veel co-creatie. Het heeft ons beiden verrijkt!
IVO: Zeker. Bedankt!
neem contact op met Robin
