uitdaging
Het Longfonds was in 2019 al gestart met Microsoft Teams om medewerkers te helpen bij digitaal samenwerken. Het was de bedoeling om dit gepaard te laten gaan met een visie hierop. Vanwege de lockdown in 2020 werd de invoering versneld, echter nog zonder een gedragen visie en daar lag dan ook meteen hun grootste uitdaging. Het echt laten landen van digitaal samenwerken in de organisatie. Het Longfonds vroeg ons om ondersteuning bij het ontwikkelen van deze visie, wat het voor de organisatie betekent en hoe het kan ondersteunen bij het werk intern, met externen en met vrijwilligers.
Onze uitdaging lag vooral in het zoveel mogelijk betrekken van de organisatie bij het ontwikkelen, zodat de visie ook echt door de organisatie wordt gedragen.
We spraken met Pragati Davidheimann Beek, senior projectleider ICT bij het Longfonds. Ze vertelt over de aanpak, het resultaat en de samenwerking met ons.
Pragati: “We komen van een werkwijze waarin we veel mailen en weinig delen. Individuele opslag van data en mailbox omvang was groot. Elke medewerker onderhield zijn/haar eigen archief. Data-opslag op de fileserver was niet doorzoekbaar, en hierdoor was informatie slecht te vinden. Medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het verwerken van alle aangeboden informatie. Daar wilden we van af.”
Ze vervolgt: “Ik volg work21 al een tijdje en had al het idee dat ze ons goed zouden kunnen helpen. Al zoekende was ik bezig hoe ik dit het beste voor elkaar kon krijgen. Op de website van work21 stond het advies om eerst een visie samen te stellen. Het contact was snel gelegd.”
De uitdaging lag vooral in het betrekken van de hele organisatie zonder iedereen aan tafel te hebben. Het doel was met elkaar een visie te ontwikkelen, zodat het echt gedragen zou worden en er echt digitaal samengewerkt wordt.
oplossing
We hebben vooral ondersteund bij het opstellen van de visie met de juiste mensen. In twee co-creatie sessies, eentje hybride (deels fysiek, deels online) en eentje volledig online, brainstormden we aan de hand van een set gerichte vragen hoe de diverse deelnemers digitaal samenwerken voor zich zien in hun dagelijkse werk en samenwerking. Op een manier dat zij ook plaats- en tijdonafhankelijk hun werk kunnen doen.
Pragati heeft de samenwerking als prettig ervaren: “Doordat het proces door een adviseur werd ondersteund en het niet door mijzelf werd uitgedragen, konden we de visie met een objectieve insteek vormgeven. work21 begreep snel wat er nodig was. Hun aanpak is bovendien to the point en ze maken het niet groter dan nodig is. Dat werkte erg fijn.”
Ook heeft work21 geholpen bij het ontwikkelen van een handson communicatie- en samenwerkmatrix. Met dit kader kan de organisatie snel stappen zetten in de adoptie.
Waar staat het Longfonds nu, begin 2021? Het MT heeft de visie en hun ambassadeursrol volmondig omarmd. Er wordt ook echt energie in geïnvesteerd.
De grootste uitdaging in 2021 is het over de bühne krijgen bij de rest van de organisatie én tijd vrijmaken. Er vallen wat trajecten samen. Medewerkers zijn wel opgelucht, want er gaan nu eindelijk dingen lopen.
Pragati sluit af: “Wij als longfonds willen impact realiseren en doelen bereiken en dat willen we zo slim mogelijk doen met onze medewerkers en vrijwilligers. Om hen weer focus en richting te geven hoe je je werk efficiënt kunt doen en we onze tijd goed kunnen besteden. work21 heeft ons goed geholpen om die visie neer te zetten.