uitdaging

Activiteitgericht werken beïnvloedde in grote mate de rol van het secretariaat. Van een traditioneel, decentraal georganiseerd secretariaat naar het “Secretariaat van de Toekomst”: Een centraal georganiseerde afdeling met specialistische functies. Dit betekende voor veel medewerkers een nieuwe en andere rol dan zij gewend waren.

Om draagvlak te creëren, koppelden we ‘activiteitgericht werken’ aan bestaande en reeds breed gedragen projecten als ‘Ontwikkelen alternatief Huisvesting’, de centralisatie van de secretariaten en de invoering van een nieuwe digitale werkplek op basis van Microsoft Office365.

Om de dagelijkse activiteiten goed mee te nemen in dit verandertraject, keken we naar de invloed van de verandering op Mens, Organisatie en Techniek.

• Mens – wat is onze nieuwe rol en welke vaardigheden en competenties vraagt dat? En hoe maken we van het nieuwe team ook een hecht team?
• Organisatie – wat is het werk dat gedaan moet worden vanuit een centrale ondersteuning en hoe zien de nieuwe werkprocessen er dan uit?
• Technologie – welke technologie en welke tools kunnen we gaan gebruiken om het nieuwe werkproces optimaal te ondersteunen? Welke vaardigheden en kennis moeten we daarvoor opdoen?

Met een werkgroep brachten we samen de gewenste toekomstige situatie in kaart. In deze sessies bouwden we aan een duidelijke taakverdeling, het gewenste serviceniveau en de gewenste werkprocessen. De resultaten van de werkgroep namen we mee in de aanpak voor het verandertraject ‘activiteitgericht werken’. Centraal daarbij stond dat medewerkers de nieuwe werkwijze ook daadwerkelijk gingen hanteren in hun werk en dat daarover werkafspraken werden gemaakt.

We ontwikkelden werkscenario’s rondom Microsoft Office365: Het gebruik van de juiste tools binnen Office 365 stond daarbij in dienst van het uitvoeren van het werkproces. Aan de hand van deze scenario’s brachten we de dagelijkse activiteiten in kaart, de veranderende processen en dus ook het gedrag dat daarbij hoort. Met workshops, naslagmateriaal en het begeleiden van key-users (aanspreekpunten), namen we alle medewerkers mee in ‘activiteitgericht werken’.

Het secretariaat kreeg door de centralisatie te maken met grotere verandering. Aanvullend op de werkscenario’s kregen zij per individu en als team coaching aan de hand van Management Drives. Dit gaf inzicht in persoonlijke drijfveren en die van collega’s.

Voor leidinggevenden verzorgden we sessies rondom sturen op afstand en leidinggeven aan activiteitgericht werken. In dit traject stond centraal wat activiteitgericht werken betekent voor hun rol als leidinggevende én hoe zij hierin als motor voor verandering kunnen optreden.

Allereerst hebben we gezorgd dat medewerkers digitaal vaardig waren in het gebruik van de nieuwe tools in hun dagelijks werk. Duidelijke werkafspraken rondom Office365 gaven hierbij een optimale ondersteuning in het activiteitgericht werken. Alle ondersteunende technologie heeft een duidelijk rol binnen organisatie en het dagelijkse werk van medewerkers.

Zo speelt het gebruik van SharePoint een belangrijke rol voor het opslaan en sneller terugvinden van documenten richting bestuurders en juristen; teams maken gebruik van SharePoint ter bevordering van nieuws en kennisuitwisseling. OneNote is omarmd voor het gezamenlijk vastleggen van notities en Skype for Business is de tool die gebruikt wordt voor het snel afhandelen van vragen en het delen van de beschikbaarheid en bereikbaarheid van collega’s.