Dagelijks ben ik bezig met adoptie van technologie, verandertrajecten, de introductie van nieuwe digitale tools, in het kort: IT-transformaties. In deze blog wil ik het niet hebben over IT-transformaties in algemene zin, of organisatie brede transformaties, maar over de transformatie bij IT. Bij de IT-afdelingen. Tijdens vaak intensieve, grote verandertrajecten wordt deze specifieke transformatie nog wel eens over het hoofd gezien. Terwijl het wel degelijk loont om hier aandacht aan te besteden tijdens jouw verandertraject. Welke impact heeft jouw verandertraject op de IT-afdeling zelf?
Tijdens één van mijn huidige projecten, kreeg ik opnieuw dit inzicht. Om hier anderen in mee te nemen, kennis te delen, maar stiekem ook een beetje om het van mij af te schrijven… deel ik drie ‘Transformatie bij IT’ inzichten, waar je stil bij moet staan tijdens je IT-transformatie.
IT’ers zijn allereerst mens!
Hiermee bedoel ik dat de veranderingen en IT-ontwikkelingen die op collega’s afkomen, ook op de IT’ers afkomen. Het aanleren van een nieuwe werkwijze en nieuwe vaardigheden rondom een tool, heeft effect op iedereen. Dus ook op hen. Het feit dat je als IT’er bij een organisatie werkt, betekent niet automatisch dat je ook van innovatie en veranderingen houdt, alles al weet of dat je flexibeler bent in werkwijze en middelen. Iedereen heeft moeite met het loslaten van oude gewoontes en ingesleten werkwijzen. We zijn immers allemaal mensen!
Voordat je van je IT-collega’s een bepaalde rol verwacht tijdens een traject, vergeet vooral niet om de IT-afdeling mee te nemen in de verandering zelf. Waarom introduceren we deze applicatie? Waarom willen we onze werkwijze veranderen? Sterker nog; besteed hier zelfs wat extra aandacht aan, het liefst zo vroeg mogelijk. Het worden immers uiteindelijk ook belangrijke ambassadeurs!
Als je volgens Prosci® en ADKAR hiernaar kijkt, doorlopen de IT-collega’s de ADKAR stappen (Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement) eigenlijk twee keer. De eerste keer doorlopen ze de stappen net als alle andere collega’s in de organisatie, rondom de verandering zelf. Waarom introduceren we deze nieuwe tool? Wil ik ermee werken en zie ik de voordelen? Heb ik de juiste vaardigheden? Et cetera.
De tweede keer doorlopen ze de stappen, niet rondom de verandering (bijvoorbeeld de nieuwe tool), maar rondom hun rol als coaches of ambassadeurs tijdens deze verandering. Wat wordt er van mij verwacht en waarom wordt dit van mij verwacht? Ben ik ambassadeur, wil ik anderen meenemen? Heb ik de juiste vaardigheden om mijn collega’s te coachen en vragen te beantwoorden?
Voordat iemand ambassadeur kan zijn en anderen kan coachen en ondersteunen zal hij/zij ook zelf eerst door de verandering heen moeten gaan en deze moeten doorleven.
IT-specialisten zijn allereerst mensen en collega’s, hierna pas ambassadeurs en ondersteuners!
IT’ers krijgen een nieuwe rol
De introductie van een nieuwe applicatie, werkplek of verandering in werkwijze, kan natuurlijk impact hebben op je werkproces, de tools die je gebruikt, je mindset, je gedrag, zelfs de locatie van waaruit je werkt… maar het kan ook verder gaan dan dat.
Het kan ook impact hebben op jouw rol in de organisatie of zelfs je compensatie en de manier waarop je beoordeeld wordt. Als het gaat om digitaliseringstrajecten en IT-transformaties, hebben we het al snel over processen, tools en gedrag. Maar vergeet niet dat het bij de collega’s van de IT-afdeling ook impact heeft op de rol, het primaire werk. Waar de gemiddelde collega alleen geconfronteerd wordt met een nieuwe applicatie of nieuw platform, verandert er bij IT op de achtergrond vaak meer. Ook dit is onderdeel van je verandertraject.
Bijvoorbeeld met de komst van meer en meer Cloudapplicaties. Waar sommigen collega’s eerst servers beheerden in de kelder van het pand, praten ze nu met collega’s over het beheren en grip houden op Cloud-ontwikkelingen. Denken ze na over governance en het continueren van het proces om ontwikkelingen goed op te vangen en te laten landen in de organisatie. Waar eerst een ontwikkelaar een applicatie zelf bouwde, organiseren ze nu kennissessies voor ambassadeurs en key-users om toekomstige updates vanuit de Cloud-roadmap te presenteren en samen te kijken hoe dit het werk kan versimpelen of versnellen. Er is heel veel veranderd: back-ups, beheer, development, OTAP (ontwikkeling, test, acceptatie en productie), van waterval naar agile en scrum, sprints, dagstarts, governance boards…
IT en business komen steeds dichter bij elkaar en zo de rollen van de collega’s ook. Weet jij hoe je collega’s van IT hier tegenaan kijken? Zijn ze klaar voor deze veranderingen of zien ze er tegenop? Hoe kan je hen helpen en ondersteunen zodat het verandertraject soepel verloopt?
Als je aan het begin van je traject per afdeling of groep de impact van de verandering in kaart brengt, kan je hier beter op inspelen en je voorbereiden. Op welke aspecten heeft jouw verandering, per groep in de organisatie, effect? Beperkt dat zich tot bijvoorbeeld tools en processen, of veranderen er ook rollen en werkzaamheden? Neem hierin de IT-collega’s zeker mee.
Een werkplek beheren en ondersteunen die continue verandert
Eerder schreef ik een blog “Hoe leer je mensen werken met een werkplek die continue verandert?”, waarin ik de vraag stel hoe lang het nog houdbaar is om collega’s op te leiden in het gebruik van nieuwe applicaties, met steeds snellere technologische ontwikkelingen en Cloudapplicaties. Moeten we niet adoptie van technologie opnieuw uitvinden en focussen op de zelfredzaamheid van collega’s?
Deze vragen hebben natuurlijk ook invloed op de IT-afdelingen. Hoe leren we IT-collega’s een werkplek beheren, als deze werkplek continue verandert? Hoe kunnen zij nog de juiste ondersteuning bieden? En is het dan nog reëel om te verwachten dat je bij IT met al je vragen kunt aankloppen en direct een antwoord of oplossing krijgt?
Bij IT zal er tijd geïnvesteerd moeten worden in kennisontwikkeling en het bijhouden van roadmaps. Je zult je IT-organisatie anders moeten inrichten om ervoor te zorgen dat je grip kunt houden op nieuwe ontwikkelingen en functionaliteiten vanuit de Cloud. Om de snelheid erin te houden, en collega’s de nieuwste mogelijkheden te kunnen bieden. Bij een onderwijsinstelling hoorde ik laatst de opmerking dat IT soms de grootste ‘remmer’ lijkt. “Ik las online dat dit al kan, waarom staat het bij ons dan uit?” Dit wil je natuurlijk voorkomen. Zeker in deze (thuiswerk)tijd waarin IT een essentiële rol heeft.
Updates vanuit de Cloud komen steeds sneller en er staat meer en meer op de roadmaps. Het bijhouden daarvan wordt dan ook steeds uitdagender. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe functionaliteit beschikbaar komt, wordt een IT-collega hier bijna net zo mee ‘overvallen’ als andere collega’s. Het direct antwoord kunnen geven op alle vragen is dan ook minder realistisch. Ook hier wordt het steeds meer een samenspel van business en IT.
Richt bijvoorbeeld een maandelijkse governance board op en nodig hier juist niet alleen IT’ers voor uit, maar juist ook business vertegenwoordigers. Zo kan je nieuwe functionaliteiten en ontwikkelingen sneller en vooral ook holistisch beoordelen. Van ‘Kunnen we het beheren?’ tot ‘Is het van toegevoegde waarde?’ en ‘Vervangt het eventueel iets?’. Om hierna snel een besluit te kunnen nemen en over te kunnen gaan op adoptie-activiteiten. Lees hierover meer in deze blog “Governance gaat over mensen en productiviteit”.
Ik ben benieuwd naar jullie inzichten. Hoe nemen jullie de IT-afdeling mee in IT-verandertrajecten en transformaties? Hulp nodig, verder praten of wil je je gedachtes delen over wendbaar worden, change management en de toekomst van technologie op de werkplek? Neem contact op met Loes van Dril.
