Veel verandertrajecten die op papier succesvol lijken, blijken dat in de praktijk helemaal niet te zijn. Het succes zit hem in de waarde die het traject toevoegt op lange termijn. Scope, tijd en budget zijn slechts randvoorwaarden of spelregels. Toch wordt het succes vaak afgemeten aan het wel of niet behalen van deze spelregels. Maar wat heb je aan een product dat binnen scope, tijd en budget is opgeleverd, maar vervolgens helemaal niet wordt gebruikt. Draagt het dan wel bij aan de doelstellingen van je organisatie?
De waarde is vaak abstract, zeker wanneer het gaat om een gedragsverandering. Dus hoe maak je dit meetbaar? Een vraag die ons binnen work21 al geruime tijd bezighoudt en die ik de afgelopen maanden verder ben gaan onderzoeken. Met als resultaat: Meetlab! Een dashboard waarmee we de effectiviteit van verandertrajecten meetbaar maken, zodat (indien nodig) kan worden bijgestuurd. Wat uiteindelijk bijdraagt aan het verhogen van de wendbaarheid van organisaties. We doen dit vanuit 3 perspectieven; mens, organisatie en technologie en in 4 stappen:
samen met klanten aan de slag
Inmiddels ben ik met een Proof of Concept (POC) gestart bij het UMC Utrechtwaarbij we een eerste prototype van het dashboard testen. Het UMC Utrecht is bezig met een groot IT-verandertraject en wil via deze weg onderzoeken of het dashboard de juiste informatie geeft om gerichte interventies te kunnen doen tijdens, maar ook na het traject. De POC is gericht op één organisatiedeel, maar kan uiteraard op lange termijn ook voor andere delen van de organisatie worden ingezet. De informatie geeft de mogelijkheid om actiegericht te werk te gaan en geeft belangrijke stuurinformatie en input voor verantwoording richting stakeholders.
We gaan van doel naar dashboard in 4 stappen. De eerste twee stappen hebben we inmiddels succesvol doorlopen. De eerste KPI’s zijn een feit!
“Om gericht interventies te kunnen doen, heb je de juiste indicatoren nodig. Soms is het nodig om even terug te gaan naar de basis: wat definieert ons succes en welke indicatoren hebben we nodig om dit te meten” Deze eerste workshops hebben ons hier zeker bij geholpen” – Maria van Luijk projectmanager UMC
de KPI-boom – van abstracte doelen naar meetbare activiteiten
Van abstracte strategische doelen naar concrete meetbare activiteiten, de KPI-boom is een goede werkvorm om gezamenlijk aan de slag te gaan. De missie en visie van de organisatie vormen de stam en zo ga je de boom steeds verder vullen. Dit doe je aan de hand van onderstaande vragen. Uiteindelijk is de boom jouw visuele weergave van KPI’s verdeeld over de strategische doelen.
- De stam: Wat is de missie van de organisatie?
- De takken: Wat zijn de strategische doelen van het programma, welke thema’s of activiteiten bepalen het succes?
- De uitlopers: Wat is cruciaal om deze doelen te bereiken?
- De blaadjes: Hoe meet je het effect van dit thema/deze activiteit?
De rode blaadjes in de boom zijn de echte KPI’s en moeten meetbaar en te volgen zijn zodat je kan monitoren wat er gebeurt en daadwerkelijk actie kan ondernemen wanneer het nodig is.
de eerste geleerde lessen
- Ontwikkel in co-creatie met de klant. Wanneer je aan de slag gaat met het ontwikkelen van een nieuw product is het spannend om het te introduceren bij een groot publiek. Is het wel goed genoeg, is dit iets wat écht aansluit op de wensen en behoeften van mijn klanten? Hier kom je maar op één manier achter, ga co-creëren met je klant. Het geeft je zoveel meer inzicht dan wanneer je het binnen eigen organisatie houdt.
- Betrek de juiste personen. Het is belangrijk om bij de start met de juiste personen om tafel te zitten. Personen vertegenwoordigen van nature eigen belangen en die hoeven niet altijd met elkaar overeen te komen. Zo kan een IT-manager een hele andere kijk hebben op wanneer een traject succesvol is dan bijvoorbeeld de implementatiemanager. Het is daarom van groot belang dat ze beide betrokken zijn bij het vullen van de KPI-boom. En dit mag best af en toe een beetje schuren, alleen op die manier bereik je overeenstemming over de juiste KPI’s.
- Begin klein. Om daadwerkelijk te gaan monitoren, raad ik aan om met een select aantal KPI’s te starten. We hebben de neiging om alles te willen meten, maar dit is (zeker in het begin) niet haalbaar. Het gevaar is dat je je verliest in grote hoeveelheden data waardoor je niet meer weet wat bijdraagt aan het behalen van je strategische doelen. Voor de POC bij het UMC Utrecht zijn we gestart met 3 KPI’s.
De komende weken gaan we aan de slag met het verzamelen van de eerste data, zodat het UMC Utrecht het dashboard in gebruik kan gaan nemen tijdens de eerste fase van het traject. Ik hou je graag op de hoogte van de verdere ontwikkelingen. Wil je meer informatie over hoe wij begeleiden bij change management of af en toe een tip ontvangen, neem contact op met mij, Lotte Hoveling, of houd LinkedIn in de gaten.
