Er kan veel misgaan in de voorbereiding van je veranderprogramma. Aan het einde van dit bewogen jaar geef ik je 3 van mijn geleerde lessen. Missers uit de praktijk, vandaar praktische missers… Doe er je voordeel mee!
In januari 2021 verscheen het eerste deel van Praktische missers. Lees het hier: 3 praktische missers in je veranderprogramma – work21. Ik borduur verder op die eerdere tips en ga ze daarom doornummeren. Een Verkade veranderstrategie, zullen we maar zeggen: spaar ze allemaal.
misser 4: uit Babylonië, spreken we dezelfde taal?
We moeten iets met adoptie in onze technische uitrol van product X, Y of Z. Na onze belangrijke vraag “waarom?” en “waarom nu?” komen we te spreken over de inhoud. Veel technische details, features, functies, fliepeltjes, piefjes en palletjes. Zelfs de “non-functional requirements” komen naar voren (dat zijn die projectactiviteiten die heel belangrijk zijn maar waar niemand iets van gaat zien). Als klap op de vuurpijl moet er ook nog iets met de gebruikers.
Mooi, al die inhoudelijke taal, maar even stoppen, nu!
Gebruikers (als mooie vertaling van de Engelse term “users”) ken ik niet, ik zie wel jouw collega’s om me heen die hier iedere dag werken en mooie dingen doen voor hun klanten. Voelt toch anders aan. Dikke tip: benader je “gebruikers” liever als collega’s. In je denkwerk en zeker in je training en communicatie.
Nu de volgende stap: van functie naar gebruik. Voorbeeld: door op de knop Upload te klikken kun je een document uploaden. Hier wordt de functie uitgelegd. Zoals mijn kinderen zeggen: “no sh*t, Sherlock!” Het uitleggen van mogelijkheden vertelt hier niets over wat je er mee kunt doen. Het geeft ook niet aan wat de bedoeling is in de context van je team, afdeling of organisatie. Draai het eens om: je wil samen een planning maken, dat doe je in onze samenwerkingsomgeving op die plek, maak het document beschikbaar via Upload en start met je samenwerking. Geen Opslaan Als meer, dat hadden we afgesproken. Deze omdraaiing van functie = gebruik naar gebruik = functie is voor mij dit jaar een hele klus geweest. Het paard moet voor mij voor de wagen staan: het gebruik is de wagen, getrokken door de functie.
Kortom: geef jouw collega’s een inzicht in andere manieren van werken die gebruik maken van je projectfuncties. Andere taal, ander perspectief: meer plakfactor in je veranderprogramma!
misser 5: de muur van aannames: assume… makes an …
Ik ben best comfortabel met het doen van veel aannames: we denken dat deze groep prima vooruit kan met deze software-functie, we denken dat deze groep het best zonder training kan, we denken dat we dit eerder moeten doen dan dat. We denken dat deze berichtgeving prima te lezen is en ook begrepen wordt. Heel veel aannames die leiden tot mijn twee tips.
Tip 1. Als je alles zeker wil weten, dan blijf je vragenlijsten uitsturen, data verzamelen, overleggen, alles de organisatieladder omhooggooien en spreadsheets vullen. Je komt echter vanuit die hoek niet snel tot creatieve of verrassende inzichten. “Paralyse by Analyse” heet het dan. De tip is: meten is ok, maar wees comfortabel met wat aannames.
Tip 2. Het omgekeerde kan ook: we hebben heel wat aannames gedaan en denken dat de werkelijkheid er ook wel zo uit zal gaan zien. In het leger leer je al heel snel “elk plan sneuvelt in het zicht van de vijand” (vrije interpretatie, overigens), dus je aannames moet je toetsen aan de praktijk in jouw organisatie. In onze programma’s is er veel ruimte voor proefballonnetjes die onze aannames moeten bevestigen of gaan aanpassen. Denk dan aan een pilot waarbij je je communicatie, je technische projectresultaten en de manier van trainen eens gaat proefdraaien. Wat vinden je gebruikers (denkpauze…) nee, jouw collega’s ervan? De tip: neem hun opmerkingen mee in jouw programma, zeker als je grote programma’s gaat draaien.
Remember: to assume is to make an ASS of U and ME.
misser 6: budgetteer “het project” maar niet de borging
Wat kost dat nou, adoptie? Wat kost het aan verandermanagement? Bij de inschatting richten we ons vooral op de voorbereiding en de introductie van de inhoud die het project gaat leveren. In ongeveer 75% van alle programma’s komt het budget voor change management uit het projectbudget (zie ook Prosci ® best practices page 121). Ah, vandaar… De scope van het project eindigt na het leveren van de resultaten!
In dat budget zit dan communicatie, training, bemensing van het change management team, evenementen, interventies, successen vieren, beloningen, externe inhuur etc. Van dat budget is slechts 20% gereserveerd voor de borging van de projectresultaten. Persoonlijke noot: die 20% vind ik nog best veel, meestal valt dit deel al snel af.
Ik zie veel organisaties na het project weer terug bewegen naar het oude gedrag, of naar de oude tools waar we een vervanger voor gingen introduceren. Operatie geslaagd, patiënt overleden? Ook jammer van het projectbudget, overigens.
Mijn les is om tijdens het project goed na te denken over de periode na het project. Hoe houden we het vast? Hoe bevestigen we het goed gebruik van de project-tools? En hoe maken we duidelijk dat steeds meer collega’s de projectresultaten naar tevredenheid gebruiken (en blijven gebruiken). Soms moeten we dan de potjes van Communicatie of HR aanspreken (omdat het project dit niet als een in-scope activiteit ziet). Soms vindt het middenkader dit ook belangrijk en treden zij als sponsor op (vaak in combinatie met andere programma’s). Hoe dan ook: zorg voor een goede verankering van de projectresultaten NA het project!
Moeten we dit dan niet meteen budgetteren bij de start van ons programma? Zeker wel. Binnen het project zal het altijd lastig blijven. Richt je dan op je sponsor om het budget vrij te maken. Deze is er zeker bij gebaat dat zijn projectinvesteringen ook in de toekomst goed besteed blijken te zijn!
meer weten?
In deze artikelen over change management zitten veel elementen uit het Prosci® gedachtengoed. We gebruiken deze statistisch onderbouwde methode in de voorbereiding, begeleiding en borging van de verandering. Ons talent zit in het toesnijden op maat en het creatief bedenken van interventies om de verandering door te zetten tot daadwerkelijk gebruik of tot gedrag van jou en je collega’s. Best een uitdagend stukje werk! We helpen je graag.
Babylonische spraakverwarring laat zich prima bespreekbaar maken in onze Adoptie experience, waarbij je met collega’s van directie, HR, communicatie en IT samen door de change management onderwerpen wordt geholpen. Dit alles onder deskundige begeleiding met een ingevuld Adoptie Canvas als eindresultaat.
Bekijk onze aanpak WORXS waarbij je ziet dat het wegtikken van aannames gewoon in je aanpak moet zitten: De vijf stappen om van jouw school een digitale superschool te maken – work21.
Meer weten? Neem contact op met Bas Krikke.
