Prosci® door de ogen van Lotte en Loes

Collega’s Lotte en Loes hebben afgelopen week succesvol het Prosci® Certification Program doorlopen. Wat is hun het meest bijgebleven en hoe gaat dit hun toekomstige projecten verbeteren? Je leest het in deze blog.

Woensdag 17 februari ’21 was het zover. De 3-daagse gaat van start…

We zaten al de hele week vol spanning op ons trainingsmateriaal te wachten. Er was net 15 tot 20 cm sneeuw gevallen dus helaas hadden de pakketdiensten wat moeite om op tijd te leveren. Gelukkig voor ons werd alles precies voor aanvang van de training geleverd. Door corona zou het sowieso een andere leerervaring worden. ‘Normaal’ bestaat het programma uit drie intensieve dagen van fysieke training, maar door corona vindt de training nu geheel online plaats. Zelf geven wij al het hele jaar online trainingen, maar dit keer mochten we het ook eens van de andere kant ervaren en dit is ons verassend goed bevallen!

Wat hebben wij eruit gehaald?

Deze blog gaat dieper in op hoe wij deze 3-daagse hebben ervaren en hoe we denken dit toe te kunnen passen in onze huidige verandertrajecten.

Wil je eerst algemene informatie over Prosci®? Lees dan de blogs die al eerder zijn geschreven door onze collega’s. Je kunt dit doen door op onderstaande linkjes te klikken of ga naar www.Prosci.com.

• build it, and they will come… not! Prosci®biedt uitkomst.
• een nieuwe kapstok (deel 1)
• mens op de kaart (deel 2)
• het optuigen van jouw adoptie kerstboom

Loes: “Weerstand bij leidinggevende”

Naast dat een bewezen aanpak superhandig is om in je achterzak te hebben is een klein onderdeel me erg bijgebleven. Dat is het onderdeel weerstand.

Alle projecten hebben te maken met weerstand. Gelukkig zijn steeds meer projecten zich hiervan bewust en wordt dit onderdeel meegenomen in het projectplan. De vraag die vaak beantwoord wordt is: Hoe halen we de weerstand weg bij de medewerkers?

Wat blijkt uit onderzoek van Prosci® is dat de managers en leidinggevende een hele belangrijke en opvallende rol spelen rondom weerstand. Als iemand veranderingsberichten te delen heeft binnen de organisatie, dan is het deze groep. Zij zijn de voorkeurszender voor de veranderberichten die betrekken hebben op hoe een verandering werknemers persoonlijk beïnvloedt.

weerstand

Het is dus van belang dat we deze groep mensen in hun kracht zetten. Gelukkig zie ik ook in de projecten om mij heen dat er vaak een rol wordt weggelegd voor de managers. Zij moeten hun medewerkers mee gaan nemen in deze verandering. Er is echter één uitdaging rondom deze groep mensen. Uit onderzoek van Prosci® blijkt dat de meeste weerstand rondom veranderingen in deze groep voorkomt. Dus de groep medewerkers die het beste weerstand kan wegnemen, is de groep die zelf het meeste weerstand heeft. Deze weerstand wordt vooral veroorzaakt doordat de change niet aansluit bij organisatiecultuur, blijkt uit datzelfde onderzoek. Voordat we de medewerkers in hun rol gaan zetten moeten we deze groep dus meenemen in de verandering!

vervolgstappen

De eerste stappen die ik ga nemen in mijn projecten rondom weerstand zijn:

1. De mate van weerstand meten bij deze groep medewerkers door het ADKAR Assessment te doorlopen. Want yes, door deze certificering mag ik het ADKAR Assessment gaan inzetten bij verandertrajecten. Benieuwd wat ADKAR is? Lees deze blogs:
   * Mijn eerste jaar work21 volgens ADKAR
   * Het optuigen van jouw adoptie kerstboom
2. De uitkomsten van het ADKAR Assessment doorlopen en hier een aanpak voor te creëren zodat de managers allemaal op één lijn zitten, de change accepteren en hun rol als voorkeurszender accepteren.
3. Om niet ook in een cultuurveranderingsproject te komen wil ik mijn projectplan gaan aanpassen aan de organisatiecultuur zodat de grootste weerstand (de change verbindt zich niet met de organisatiecultuur) verzacht wordt.

Lotte: “bewijs voor Change Management”

We begonnen deze 3-daagse met de vraag; what are your goals for this program? Dit was voor mij vrij duidelijk, ik wil beter kunnen onderbouwen waarom Change Management zo belangrijk is. Daarnaast was ik heel praktisch op zoek naar methodieken en tools om toe te kunnen passen in mijn dagelijkse praktijk.

Een week later kijk ik terug op drie intensieve, leerzame dagen waarin ik concrete, meetbare onderbouwingen heb gekregen om aan te kunnen tonen waarom Change Management zo belangrijk is. Ook heb ik een goed gevulde toolkit op zak die zeker snel van pas komt. Met mijn eigen rondje ADKAR zit het dus wel goed.

4P’s

Graag licht ik er één concrete aanpak uit waarmee je direct inzichtelijk kan maken in hoeverre het succes van jouw project afhankelijk is van de veranderbereidheid van mensen.

Om dit rechtstreeks te kunnen koppelen maak je gebruik van de 4P’s:

1. Project name – omschrijving van je project
2. Purpose – waarom veranderen we?
3. Particulars – wat veranderen we?
4. People – wie moeten er veranderen?

Zodra je dit hebt omschreven, ga je kijken naar de relatie tussen het beoogde resultaat van het project (purpose) en het aantal mensen dat moet veranderen om dit resultaat te bereiken (people). Het percentage dat rechtstreeks afhankelijk is van het feit of mensen hun werk anders gaan doen, bepaald in hoeverre het succes van jouw project of programma direct gekoppeld kan worden aan de manier waarop mensen hun werk doen en dus bereid zijn om te veranderen.

Een simpele oefening waarmee ik deze week ben gestart om mijn stakeholders zelf het belang van Change Management te laten ervaren.

Loes: “Sponsorship, sponsorship, sponsorship!”

Dat goed ‘sponsorship’ ofwel leiderschap belangrijk is tijdens verandertrajecten is waarschijnlijk wel algemeen bekend, maar de Prosci® training maakte voor mij inzichtelijk hoe belangrijk precies, waar het uit bestaat en vooral hoe je hier grip op krijgt. Hoewel een verandertraject 50% science en 50% art blijft, maakt Prosci® sponsorship een stuk grijpbaarder en minder ‘wollig’. Erg veel informatie en inzichten om te delen, maar ik probeer het kort te houden:

Volgens Prosci® is actief en zichtbaar sponsorship de nummer één succesfactor voor een goed verandertraject. (Niet training en communicatie mensen! ) Maar, hoe ga je ermee aan de slag? Het begint met het identificeren van de primaire sponsor. Dit is de leidinggevende verantwoordelijk voor het in gang zetten van de verandering. Vanuit work21 zijn wij regelmatig betrokken bij ICT-projecten, dus in veel van die gevallen is het de ICT-directeur of CIO.

Actief leiderschap

Staat jouw primaire sponsor niet helemaal bovenaan in het organogram? Dan is het belangrijk om hem of haar te ondersteunen bij het vormen van coalities. Zodat de volledige breedte van de organisatie/verandering gedekt wordt met actief leiderschap.

Ja, ‘actief’ leiderschap: zoals al in een eerdere blog werd verteld hebben sponsoren of leiders dus naast het nemen van besluiten over bijvoorbeeld resources en budget ook nog een hele andere rol tijdens verandertrajecten. Ofwel het ABC’tje:

“A –> actief en zichtbaar ambassadeur zijn van de verandering
B –> bouwen van coalities, dus op zoek gaan naar partners in crime
C –> communiceren, communiceren en nog eens communiceren over de verandering. Hiermee kun je niet vroeg genoeg beginnen, want al bij de eerste geruchten over de verandering is er bij je medewerkers al een motivatiedip in gang gezet. Ligt dat aan hen? Nee, want dat is evolutionair zo bepaald.”

De primaire sponsor (en de gevormde coalitie) zijn natuurlijk niet de enige sponsoren van een verandering. Eigenlijk spelen alle leidinggevenden in de organisatie hier een belangrijke rol in. Op basis van het organogram van je organisatie is het mogelijk om precies in kaart te brengen waar sponsoren zich bevinden, maar ook: wat hun mening is ten opzichte van de aankomende verandering en hoe goed ze zijn in het vertellen van het verhaal. Op deze manier maak je inzichtelijk waar in de organisatie aandacht nodig is en uitdagingen zitten. Een schema wat je misschien niet publiekelijk in de organisatie wilt gaan delen, maar wel iets wat je tijdens je verandertraject goed kan ondersteunen.

Vragen rondom jouw verandertraject

Hoe staat het met het sponsorship en leiderschap in jouw verandertraject? Stel jezelf eens de volgende vragen:

• Wie is jouw primaire sponsor? En hoe ziet deze persoon zijn of haar rol (ABC’tje)?
• Bevindt jouw primaire sponsor zich op het juiste niveau in de organisatie? Of is hij of zij verantwoordelijk voor een specifieke afdeling/divisie?
• Wat is de gezondheid van jouw sponsorcoalitie, heeft de primaire sponsor genoeg partners in crime?
• Hoe goed zijn jouw sponsoren in het ‘op de zeepkist’ staan? Het is jouw rol als change manager om hierin begeleiding te bieden en de sponsoren te coachen.
• Waar bevinden zich de grootste uitdagingen als je kijk naar het organogram en de bijbehorende sponsoren/leidinggevende?

Heb je vragen over Prosci®, onze inzichten of wil je gewoon meer weten? Neem contact op met Lotte of Loes!