Hoe schrijf je een boek op afstand? Als niet iedereen tegelijkertijd fysiek bij elkaar zit, hoe moet dat dan? Waar is iedereen mee bezig, wanneer mag je tekst toevoegen? In deze tijd van hybride werken zijn er meer mogelijkheden dan de vertrouwde schrijftafel: digitaal werken geeft ook kansen. Bijvoorbeeld door inline te samen te werken!
Als een van de auteurs van ‘Samen werken op afstand’ – een boek dat we met veel collega’s van work21 samen schreven – deel ik graag mijn ervaringen.
digitaal, allemaal
Dus niet fysiek bij elkaar, dan maar digitaal? Wordt het een haasje over? Bas schrijft een hoofdstuk en stuurt het document door naar Nadine. Zij schrijft een hoofdstuk en stuurt het door naar Loes. Enzovoorts. Zeker digitaal, maar het is nog niet samenwerken. Het is om de beurt iets toevoegen, zonder de mogelijkheid om elkaar te inspireren. Want wat voegt Bas achteraf nog toe als hij de bijdrage van Loes heeft gelezen? Beurt voorbij (hoor je het geluid van de zoemer al…).
Doordat het document (of het boek) altijd digitaal ontstaat (het is Microsoft Word, nietwaar), hebben we het opgeslagen op een gemeenschappelijke samenwerkomgeving. Onze Teams omgeving is open voor al onze collega’s, niet alleen voor de schrijvers. Ook andere collega’s kunnen meelezen en zelfs verbeteringen aanbrengen. Of het nou suggesties zijn, tekstuele verbeteringen of mooie voorbeelden. Voeg ze in ieder geval toe. Op deze manier zorgen we ervoor dat het werk altijd online kan plaatsvinden. Onthoud die term.
ga los van tijd en krijg meer tijd
Als we on-line werken kan iedere schrijver er altijd bij. Niet alleen tijdens kantooruren, wanneer het pand open is, maar ook op het moment dat je een briljant idee hebt. We zagen op allerlei tijdstippen schrijvers in het document verschijnen. Heel bewust hebben we van tevoren afgesproken dat eenieder vrij is om op zinvolle tijd in het document te werken. Er is ook geen enkele verplichting om direct ergens op te reageren (een boek schrijven duurt geen uren maar maanden…). Maak er gebruik van!
We hebben nu gezorgd dat iedereen los van tijd kan werken: asynchroon. Dat betekent dat niet iedereen tegelijkertijd aan het werk moet zijn (dat is synchroon werken), maar dat je loskoppelt van tijd: asynchroon.
online en inline
Wat nu weer? Inline? Jawel, een hele specifieke combinatie is tijdens het schrijven van het boek ontstaan. Het digitale document werd op allerlei tijden tegelijkertijd bezocht door diverse schrijvers. Dat kun je in Word heel mooi zien: je collega’s staan netjes op een rij bovenaan de werkbalk. Eenieder zat in het eigen hoofdstuk te werken, maar je zag ook dat een collega een kijkje nam in jouw hoofdstuk. Inspiratie? Correcties? Extra voorbeeld? Soms werd dat ter plekke ingetypt. En dat was voor mij weer inspiratie om mijn eigen teksten bij te schaven. We noemen dit inline werken. Een speciale manier van digitaal synchroon werken, maar zonder limieten van tijd of locatie.
wat heeft het ons opgeleverd?
Digitaal samenwerken, gecombineerd met wat werkafspraken over de manier van samenwerken, zorgde voor de mogelijkheid tot inline werken. Iedereen kon bijdragen op de momenten dat de schrijversflow aanwezig was. We keken met elkaars werk mee, droegen een steentje bij als dat nodig was en maakten een beter resultaat als gevolg van al die bemoeienissen. De kwaliteit was veel hoger en de snelheid zat er prima in. Een boek schrijven met meer dan tien auteurs in zes maanden tijd. Het kan!
is het nieuw?
Nee, het is niet nieuw. De software kan dit al jaren. Wat wel nieuw is, is dat we dit hebben verheven tot onze manier van samenwerken. De tools werden gecombineerd met werkafspraken, de manier waarop iedereen er mee omging werd onderling afgestemd en ook bekrachtigd. Ook als het eens niet goed dreigde te gaan (toch een eigen kopietje gemaakt onder een andere naam…). Zo bleef het voordeel voor iedereen haalbaar.
en ging er ook iets niet goed?
Fijn dat je tot het einde toe doorleest. Eigenlijk ging er niets fout (dat is een andere insteek). Het versiebeheer liep lekker mee (tot aan versie 660 zijn we gekomen). We gebruikten Opmerkingen in onze teksten, maar werkten weer niet met Wijzigingen bijhouden (ik denk dat we dan wel een miljoen wijzigingen zouden moeten bekijken). We hebben een drietal schrijversavonden georganiseerd waarbij aanwezigheid vrijwillig was. Dit droeg voor mij ook bij aan het onderlinge vertrouwen dat je in elkaar moet hebben tijdens een schrijfproces (en allereerst aan elkaar moet geven). Het versterkt de zorg voor elkaar en zorgde ervoor dat het niet fout kon gaan.
mooi werk, iedereen!
Meer weten over inline werken en over hoe work21 jouw team helpt om inline werken mogelijk te maken door het geven van trainingen en het begeleiden bij het maken van werkafspraken? Je leest dit in het boek Samen werken op afstand (https://www.samenwerkenopafstand.com). Of neem contact op met Bas Krikke.
