een holistische governance aanpak
Wat zijn de grenzen en richtlijnen voor het gebruik van je IT-systemen? Wie is verantwoordelijk voor het aanvragen en goedkeuren van wijzigingen en wat kun je precies verwachten? Is het toegestaan om zelf aanpassingen te maken? Wat moet via IT verlopen? Hoe gaan we Microsoft Teams beheren en welke keuzes maken we hierin? Hoe houden we onze omgeving schoon?
Onder ‘governance’ verstaan we de regels en richtlijnen die zorgen voor duidelijke processen en een goede gebruikerservaring binnen een veilige en beheersbare IT-omgeving. We streven altijd naar een evenwicht tussen mens, organisatie en technologie, en meer specifiek tussen medewerkers en processen, en de infrastructuur en applicatie inrichting.
Een holistische governance aanpak vergroot de snelheid waarmee je als IT-organisatie nieuwe producten en diensten kunt opleveren. Het is dus belangrijk hier aandacht aan te besteden.
direct contact?
uitgangspunten
- We gaan uit van een holistische governance aanpak met aandacht voor de verschillende invalshoeken, ook mens en organisatie.
- We vormen ontwerpprincipes om inrichtingskeuzes aan op te hangen.
- We betrekken de verschillende stakeholders om draagvlak te creëren.
- We ontwikkelen een governance aanpak (in de lijnorganisatie), ook voor na de projectfase.
- We beleggen rollen en verantwoordelijkheden.
hoe werkt het?
In 4 stappen nemen wij je mee om tot een goede basis van governance te komen. Van het concretiseren van jullie visie op governance, naar de organisatie hiervan om uiteindelijk tot een vertaling in technologie en (werk)afspraken te komen.
stap 1: visie op governance (richten)
Alles start met een heldere visie op governance: Wat past bij de organisatie? Met welke uitgangspunten houden we rekening? Wat is de visie op digitaal samenwerken, bijvoorbeeld in Microsoft 365? Wat vinden wij belangrijk aan onze omgeving zodat deze perfect aansluit bij onze werkzaamheden? Hierbij houden we uiteraard rekening met wet- en regelgeving, veiligheid, privacy en beleidsuitgangspunten.
Dit doen wij door ontwerpprincipes met elkaar op te stellen, deze helpen je (inrichting)beslissingen te nemen en deze goed te onderbouwen. Ze vertegenwoordigen de waarden van de organisatie, hoe wil je zijn, hoe wil je werken?
vorm en resultaat
Het resultaat van de workshop is een heldere visie op governance en ontwerpprincipes. We leggen dit vast in het eerste deel van het governanceplan.
stap 2: organiseren van governance
Soms gaat er veel tijd verloren; niet in het nemen van een beslissing, maar in het bepalen van de manier waarop en door wie een beslissing genomen mag worden. Vandaar dat we governance ook goed willen organiseren. Wie maakt beslissingen en op basis waarvan?
Hiervoor helpen wij bijvoorbeeld bij het opstarten van een ‘governance board’, waarin de verschillende invalshoeken vertegenwoordigd worden door collega’s. We vormen samen een beslisproces en besliscriteria. Denk dan bijvoorbeeld aan vragen als: Begrijpen we het? Kunnen we het beheren (en hoe)? Wat is de toegevoegde waarde en voor wie? Kosten en vervangt het iets? Ook rollen en verantwoordelijkheden komen aan bod, bijvoorbeeld met RASCI.
vorm en resultaat
Het resultaat van de workshop is een opzet voor de organisatie van governance. Denk aan: een governanceboard, rollen en verantwoordelijkheden (RASCI) en beslisproces. We leggen dit vast in het tweede deel van het governanceplan.
stap 3: technologie
Met de visie en organisatie op orde ben je goed in staat om samen te bepalen hoe de technologie wordt ingezet en ingericht. Denk aan keuzes voor applicaties en de inrichting daarvan. Dat ene knopje zetten we niet zomaar aan of uit, de visie op governance en de afspraken liggen daaraan ten grondslag.
Welke applicaties kennen we in de organisatie (het landschap) en weten we de verbanden te leggen? Wat doen we waar? En wat wordt de positie van Microsoft 365 – Teams, SharePoint en OneDrive – in dit landschap.
Rondom Microsoft 365 bespreken we Teams Life Cycle Management; van het aanmaken van Teams met bijvoorbeeld ‘provisioning tooling’ tot het opruimen van Teams, de archivering en het voorkomen van wildgroei. Maar ook onderwerpen als data classificatie, labels en handhaving van (werk)afspraken. Rollen en verantwoordelijkheden blijven belangrijk, ook per applicatie. Wie wordt waar betrokken en is voor welke stap verantwoordelijk.
vorm en resultaat
Na deze workshop(s) staat het plan voor de grove inrichting. Op basis van de uitwerkingen kan IT de vertaalslag maken naar de concrete configuratie van de applicaties.
stap 4: mens
Na stap 3 hebben we de basis gelegd voor een werkomgeving waarin we optimaal kunnen presteren, en waar technologie onze productiviteit op een veilige en beheersbare manier kan verhogen.
De governance vertaalt zich in begrijpbare en logische regels en richtlijnen. Want ‘governance’ mag dan serieus klinken, maar het is juist bedoeld om het voor iedereen begrijpelijk, simpel en duidelijk te maken. Die technologie die we hebben geïmplementeerd? Die is er echt om ons te helpen, het draagt bij aan ons werk en maakt het effectiever. Uiteindelijk draait het om mensen. Zij vormen een essentieel aspect van onze governance. Daarom is het belangrijk om hen mee te nemen in de keuzes die we hebben gemaakt en waarom die bij onze organisatie passen.
Bovendien kunnen de inzichten die we hieruit halen, gebruikt worden in adoptie- en opleidingsmateriaal!
Luister de podcast over governance
Hoe nu verder?
Wil jij ook graag aan de slag met een holistische aanpak van governance? We doen dit graag samen met jou. En omdat niet iedere organisatie hetzelfde is, en wij echt impact willen maken met wat we doen, gaan we graag met je in gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
