Inmiddels zijn we allemaal bezig met wat er komende maanden gaat gebeuren op de werkvloer. Het lijkt erop dat het einde van de thuiswerk-maatregel eraan komt, en we elkaar weer mogen ontmoeten op kantoor. Een aantal organisaties is bezig met een strategie voor de hybride werkcultuur, waarin het type werk leidend is voor waar en wanneer je werkt. Op die manier worden de voordelen van het thuiswerken en flexibel werken (deels) behouden. Het is logisch dat nu vooral wordt gekeken naar de praktische zaken: hoe richten we ons kantoor in? Wat spreken we af over wanneer we wel of niet naar kantoor komen?
Naast deze praktische zaken is het heel belangrijk om ook naar de zachte kant te kijken. Want voor succesvol hybride samenwerken is een hoge mate van psychologische veiligheid in het team essentieel. Dr. Amy Edmondson, wereldwijd bekend door haar onderzoek in dit veld, gaf laatst een webinar over het belang van psychologische veiligheid in organisaties in deze tijd. In deze blog deel ik graag 3 inzichten uit dit webinar met praktische tips die jou en je team kunnen helpen voor een succesvolle hybride samenwerking in de toekomst.
Achtergrond
Psychologische veiligheid is het gevoel van vertrouwen in je team dat je niet beschaamd of gestraft wordt als je fouten maakt, twijfels uit of nieuwe ideeën oppert. In een veilige omgeving is het makkelijk om te zeggen dat je het ergens niet mee eens bent of iets te bespreken dat mis is gegaan, omdat dat normaal is en de rest dat ook doet. Deze mate van veiligheid kan enorm verschillen binnen een organisatie of afdeling. In haar boek beschrijft dr. Edmondson verschillende onderzoeken waaruit blijkt dat psychologische veiligheid in een team leidt tot een hogere productiviteit, betrokkenheid, creativiteit en dat er meer kennis wordt gedeeld en van elkaar wordt geleerd. Het betekent dus niet dat er in een veilige omgeving niet hard gewerkt wordt, in tegendeel. Wil je meer lezen over wat psychologische veiligheid is, lees dan deze blog.
Drie dingen die je moet weten voor je hybride gaat samenwerken
- Zonder psychologische veiligheid overleef je niet in deze VUCA-wereld!
De wereld van nu wordt ook wel de VUCA-wereld genoemd: vluchtig, onzeker, complex en ambigu. Dit heeft effect op hoe we leven en hoe we werken. Afgelopen jaar hebben we dat flink gemerkt. Een plotselinge pandemie zette ons aan het thuiswerken, en nu zijn we bezig met het ontdekken van de hybride werkcultuur. Om succesvol te zijn in de VUCA-wereld moeten organisaties en teams wendbaar zijn. Het werk van nu vraagt om nauw samenwerken aan ingewikkelde vraagstukken in een continu veranderende markt. In teams moet ruimte zijn voor creativiteit en het leren van gemaakte fouten. Om dit te bereiken, is een psychologisch veilige omgeving nodig. Een veilige cultuur is dus niet een leuke extra, maar een essentiële voorwaarde voor succesvolle teams en organisaties in deze tijd.
Vroeger werd er vaak een angstcultuur gebruikt in organisaties om iedereen hard te laten werken. Medewerkers in een fabriek kregen persoonlijk op hun kop als ze hun doel niet haalden. Een angstcultuur werkte goed in zo’n omgeving, omdat het makkelijk te zien was wie wat deed (individuele taken) en hoe goed dat ging (meetbaar resultaat). In de VUCA-wereld waar we nu in leven werkt zo’n angstcultuur niet meer, vanwege de complexiteit, onderlinge afhankelijkheid en continue veranderingen. Zonder psychologische veiligheid overleef je als team niet in de VUCA-wereld.
Tip: Ga bewust aan de slag met framing. Dit is de manier waarop je over een situatie praat. Benoem regelmatig dat het hybride werken nieuw is en dat jullie het aan het uitproberen zijn. En geef aan dat het alleen een succes kan worden als iedereen in het team eerlijk zegt wat hij of zij ervan vindt. Je zal zien dat het bewust kiezen van je woorden al veel effect kan hebben op de veiligheid in je team.
- Niet alles in de hybride situatie werkt goed voor jouw team.
Zoals met elke nieuwe ontwikkeling, zal de tijd uitwijzen wat wel of niet goed gaat met het hybride werken. De kunst is om te leren van de bevindingen. Eigenlijk is dit ‘agile werken’: iets uitproberen, leren van wat wel en niet werkt en daarna aanpassen. In de hybride werkcultuur kan het bijvoorbeeld zijn dat er spanningen komen tussen de collega’s die (vaak) op kantoor zijn en de collega’s die (vaak) elders werken. Je kunt je als digitale deelnemer in een vergadering buitengesloten voelen door de groep die op locatie bijeen is. Dit is heel menselijk. De vraag is, hoe ga je daar als team mee om? Het is heel belangrijk om spanningen niet uit de weg te gaan, maar bespreekbaar te maken en eventueel op een centrale plek te verzamelen.
Tip: Stel vaker open vragen en ga bewust aan de slag met goed luisteren. Deze vaardigheden heb je nodig om gesprekken te voeren als er spanningen zijn. Dr. Edmondson zei in het webinar: ‘be a don’t knower’. Als je de houding aanneemt dat je niet veel weet, luister je veel beter naar een ander en voorkom je dat je het zelf al invult. Ook kun je het makkelijker maken voor je team om dingen die niet goed gaan aan te kaarten. Zorg bijvoorbeeld voor een (digitale) plek waar iedereen zijn input kan geven. Wij helpen onze klanten met het uitproberen van nieuw gedrag zoals dit met behulp van experimenteerkaarten. Bij dit onderwerp past de kaart ‘veilig foutenfeest’. Probeer het eens uit!
- In elk team is er meer openheid en transparantie nodig om tot de beste teamprestatie te komen.
In het afgelopen jaar is de grens tussen werk en privé steeds meer vervaagd. We kijken digitaal regelmatig bij elkaar naar binnen. Er werd meer rekening gehouden met elkaars persoonlijke omstandigheden tijdens de lockdown. Ook in een hybride situatie is het nodig dat iedereen in het team zich veilig genoeg voelt om privézaken te delen. Als team moet je namelijk gezamenlijk beslissingen nemen over hoe het hybride werken er voor het team uit gaat zien. Persoonlijke omstandigheden spelen mee in hoe jij je werk goed kan uitvoeren en hoe het team goed kan functioneren. Voel je je niet veilig genoeg om dit soort dingen te delen, dan is de kans groot dat het team minder goed functioneert omdat je informatie van elkaar mist. Je moet persoonlijke zaken durven delen die relevant kunnen zijn voor de taakverdeling en werktijden, om het beste uit de (hybride) samenwerking te halen.
Tip: Dwing je teamgenoten niet om persoonlijke dingen te delen, maar zorg voor een veilige omgeving die aanspoort om open te zijn. Bedank je teamgenoten als ze privéinformatie delen, fouten bespreken, nieuwe ideeën opperen en twijfels uiten. En spreek anderen erop aan als ze de veiligheid in gevaar brengen. Psychologische veiligheid kan namelijk erg snel verslechteren. Ze zeggen niet voor niets: “vertrouwen komt te voet en gaat te paard.”
Tot slot
Misschien dacht je tijdens het lezen van bovenstaande punten: ach, dit weet/kan ik toch allang? Het is toch best simpel? Dat kan ik me voorstellen. Maar dat iets simpel is, betekent nog niet dat het makkelijk is. Je gaat namelijk keer op keer tegen je natuurlijke reactie in. Elk mens wil leuk gevonden worden, goed in de groep liggen en vooral niet dom overkomen. Het is heel makkelijk om te zwijgen bij twijfel. Maar het stellen van vragen en het uiten van zorgen is nodig, nu en in de toekomst. Zoals dr. Edmondson zei: “Anyone’s voice can be mission critical”.
Tip: Wacht niet af tot je leidinggevende actief aan de slag gaat met het creëren van een veilig teamklimaat. Jij hebt ook invloed. Begin vandaag nog met het stellen van open vragen en het bespreekbaar maken van lastige dingen. Iedereen kan een goede vraag stellen. Je hoeft ook niet een heel betoog over psychologische veiligheid te houden. Je kunt gewoon de vraag stellen: wat moeten wij als team doen om ons werk beter te doen? Dan kom je vanzelf bij openheid terecht.
Als je meer wilt weten over hoe je zelf aan de slag kunt in je team, schrijf je dan nu in voor de inspiratie lunchsessie aanstaande donderdag. Klik hier om je op te geven.
