work21 heeft het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat begeleid van de Koningskade en Plesmanweg naar de Rijnstraat 8 in Den Haag. Dit hebben we oa gedaan door het begeleiden van het projectteam, advisering en training. We zijn in 2015 door HR aangehaakt en hebben vanuit daar samen met hen mensen in beweging gekregen.
Hieronder het Jaarbericht 2017 van het ministerie.
De verhuizing van Koningskade en Plesmanweg naar Rijnstraat 8 was een ingrijpende gebeurtenis. Naast de kinderziektes van het nieuwe gebouw moest toch bijna iedereen wennen aan het zogeheten ‘activiteitgericht werken’. ‘De verbindingen worden weer hersteld.’
‘In 2013 hebben we op onze vorige locaties de eerste stappen naar flexwerken gezet’, herinnert Ria Hoogervorst zich. Ria is senioradviseur bedrijfsvoering en overzag en begeleidde de verhuizing naar Rijnstraat 8. ‘Vaste werkplekken werden toen afgeschaft. Kasten verdwenen uit de kamers. De zogenoemde clean deskpolicy werd ingevoerd. Werken waar je nodig bent, werd bevorderd. Maar in de praktijk werkten veel mensen nog vanaf – wat je kunt noemen – een vaste flexplek.’
Capaciteit
Met de verhuizing naar de Rijnstraat is het echte flexwerken ingevoerd. ‘We moesten wel’, zegt Ria. ‘Het kabinet Rutte II moest drastisch bezuinigen op de overheidsuitgaven. Op onze vorige locaties werd doorgaans 40 procent van de capaciteit gebruikt. Gevolg was dat we in de nieuwe situatie minder werkplek per fte kregen toegewezen.’
Andere manier
‘De nieuwe situatie daagt je uit om op een andere manier naar je werk te kijken. De essentie, en het voordeel, van activiteitgericht werken is dat je het praktisch overal kunt doen. Je klapt je laptop open en gaat aan de slag. Je werkplek is simpelweg daar waar je op dat moment bent’, zegt Gonny Vink.
Landing
Gonny trok het afgelopen jaar intensief op met de adviseurs en ondersteuners van HRM. Ze begeleidt een uitgebreid traject van workshops dat handvatten biedt qua houding en gedrag voor activiteitgericht werken. Deze workshops, waar je ook in 2018 nog gebruik van kunt maken, blijken nuttig. Gonny: ‘De teams die voor de verhuizing hadden geoefend met de nieuwe manier van werken, maakten een zachtere landing dan de teams die dachten dat ze al flexwerkten.’
Plekchecker
‘Het is zeker waar dat nog niet iedereen gewend is aan de nieuwe omgeving’, zegt Ria. ‘De gemiddelde ambtenaar hier is doorgaans zeer inhoudsgericht. Als je dan niet meer naar je vaste plek met je vaste collega’s kunt, en op de plekchecker moet kijken waar nog ruimte is, dan vind je dat aanvankelijk vervelend. Thuiswerkdagen, vindbaarheid, afspraken maken, aanspreken – het is allemaal gedoe dat in eerste instantie afleidt van de inhoud. Dat snap ik heel goed.’
‘Ik spreek ook collega’s die de Rijnstraat een verademing vinden’
Herstel
Gonny: ‘Op de drukste dagen is er altijd nog wel een werkplek te vinden. Ook om te ontmoeten of vergaderen. Alleen, het zal niet vaak zijn dat je weer naast de collega van gisteren zit. Is dat erg? We veronachtzamen de sociale aspecten van het werken zeker niet. Onderdeel van de coaching vanuit HR is dat je nieuwe manieren leert waarop je kunt samenwerken en elkaar kunt vinden. We zijn bezig met operatie ‘herstel verbindingen’.’
Verademing
Ria: ‘Ik spreek ook collega’s die de Rijnstraat een verademing vinden. De faciliteiten hier zijn veel beter dan op de oude locaties, waar veel kapotging. Je hebt flexibiliteit, je hebt autonomie, je kunt je eigen laptop kiezen. We zitten met alle collega’s bij elkaar in een pand. En je zit dicht bij de andere ministeries. Dat zijn allemaal positieve kanten.’
Tip
Hebben Ria en Gonny nog een tip als het gaat om het vinden van overleg- en werkplekken? Ze lachen en zeggen: ‘Ga naar het restaurant. Afgezien van de lunchtijd is daar altijd plek. En veel tafels zijn voorzien van stopcontacten, zodat je ook je laptop kunt opladen als dat nodig is.’
Het Jaarbericht 2017: https://magazines.rijksoverheid.nl/ienw/bedrijfsvoering-ienw/2018/01/index
