Dat 2020 het jaar is van de paradigmashifts op veel vlakken mag duidelijk zijn. Onze kijk op thuiswerken is drastisch veranderd. Er kan veel meer dan we dachten, de flexibele dagindeling geeft ruimte voor autonomie en productie schoot omhoog. Langzaam maar zeker zijn we helemaal losgeweekt van het ouderwetse werkethos van 9 tot 5 met reistijd en lang vergaderen. Wat willen we behouden als we straks in een hybride vorm ‘terug naar kantoor’ kunnen? Hoe gaan we de uitdagingen aan die dit met zich meebrengt als het gaat om leidinggeven en samenwerken?
unfreeze, change, freeze
Als ik denk aan de afgelopen maanden dan schiet het veranderingsmodel van Kurt Lewin mij te binnen (midden 1940). De eerste maanden moesten we wennen aan de nieuwe situatie. Er was irritatie over niet naar buiten mogen, ongeduld als de systemen thuis het online werken niet aankonden. Onzekerheid over wanneer we weer terug mochten maakte het er niet makkelijker op. Maar na 9 maanden zijn we in een andere modus gekomen en ervaren we de positieve punten van op afstand samenwerken. We zijn los gekomen (unfreeze) van wat ooit onze werkelijkheid was.
Wanneer we weer veilig en volledig naar kantoor terug kunnen keren is niet meer de vraag die we onszelf moeten stellen. De vraag is hoe we straks gaan (samen)werken wanneer dit weer kan. Nu is het moment om na te denken over hoe het er uit moet gaan zien, welk gedrag erbij hoort, welke houding en vaardigheden nodig zijn (change). Lering trekken uit wat dit jaar ons heeft gebracht aan lessen en ergernissen!
Bij iedere (gedrags)verandering is het van belang dit te ondersteunen met systemen, structuren en processen. Zodat de kans kleiner is dat mensen in hun oude gewoontes terugvallen. Het gaat over het aanleren en versterken van competenties (freeze).
Top-down én bottom-up
Veel organisaties hebben een thuiswerkbeleid op de plank liggen. Dit kan nu in de prullenbak. Het mooie is dat er nog even tijd is om samen te werken aan een nieuwe visie op hybride werken en hoe dit in er in de praktijk uit zou moeten zien. We ‘mogen’ immers toch nog niet terug naar kantoor. In een nieuwe visie zet je jouw medewerkers centraal. Wat hebben zij nodig om in een hybride vorm samen te werken? Wat willen zij behouden van de afgelopen maanden? Daarna kijk je naar wat dit vraagt van de leidinggevenden. Welke visie op leiderschap kun je hieruit opstellen? Een visie die echt past bij jullie organisatie en de reden waarom jullie bestaan. Natuurlijk toets je dit met alle betrokkenen!
Mooi, nu heb je een toekomstbeeld!
Tja, en dan ben je er nog niet… Wat is ervoor nodig om dit toekomstbeeld ook echt werkelijkheid te laten worden? Zijn de faciliteiten op kantoor in orde om hybride te kunnen samenwerken? Hebben medewerkers toegang tot slimme tools en software die het mogelijk maken om plezierig en effectief synchroon en a synchroon te kunnen samenwerken? Zijn de leidinggevende zelf in staat om deze visie tot leven te laten komen?
En hoe zorg je ervoor dat verandering die je wilt zien tot leven komt?
- vertaal de verandering naar concrete werkscenario’s. Een werkscenario is een praktische vertaalslag van de gewenste verandering naar dagelijkse activiteiten en werkzaamheden van medewerkers. Deze praktische vertaalslag helpt medewerkers om de nieuwe werkwijze direct toe te passen in het werk, zodat dit de nieuwe gewoonte wordt.
- ondersteun met verandercommunicatie, werk een communicatie en participatieplan uit waarin je het gewenste gedrag tot leven laat komen door de medewerkers en hen actief uitnodigt dit gedrag te laten zien, bijvoorbeeld door challenges.
- ontwikkel leidinggevenden om de competenties en vaardigheden te laten zien die passen bij de nieuwe visie. Geef ruimte aan het verkennen van hun uitdagingen en hoe zij hiermee om kunnen gaan. De leidinggevende heeft een belangrijke voorbeeldrol. Is hij/zij niet in staat mee te gaan in de nieuwe visie, dan wordt het voor de medewerkers ook een stuk lastiger!
Verder praten of wil je je gedachtes delen over wendbaar worden, leidinggeven op afstand, verandercommunicatie en de hybride organisatiecultuur? Neem contact op met Esther Slotema.
